COLUMN

コラム

個人情報の厳重取り扱いにぴったり!?

2019.5.10 働き方

〜〜発想の転換!ワークブースの別の使い方〜〜

皆様の会社では個人情報の取り扱いに関する業務、どのように行っていますか?

以前は、管理者がデスクで情報を入力して、決められた人以外アクセス

できないようにパスワードを設定するといったことで済んでいたかもしれません。

ところが、2017年5月に改正個人情報保護法が成立し、顧客などの情報をビッグデータ等に

活用できる可能性は増えたものの、全事業者が個人情報取扱事業者として

法律を遵守しなければいけなくなりました。

 

とは言え、管理者は誰にも見られないように会議室でひとりこもって作業したり、

管理者をパーティションで囲い、作業スペースを確保している程度で

済ませている企業もまだまだ多いことと思います。

 

今回は、そういったやり方に対して、リスク・マネジメント不足ではないかと捉え、

対策を講じた企業の事例をご紹介します。

 

この企業では、当初、間仕切りを使って個人情報取扱専用ルームを設置しようとしていました。

ところが、消防設備の面で設置困難なうえ予算オーバーとなり断念しました。

また、ローパーティションで作業スペースを囲う方法も検討しましたが、

頭上が開いているため第三者の侵入を防げず、こちらも断念。

DIYショップで売っているネットで頭上を覆えばいいなどの意見も出ましたが、

もちろんそれではあっという間に破られてしまいますし、見た目がまず良くない…。

 

そこで当社が提案したのが、発売されたばかりのセミクローズ型ワークブース「Snowhut」でした。この商品は、音や視線の影響を受けにくいので、

従業員がひとりこもって集中して作業できる、電話対応や他拠点との遠隔会議に利用できる、

また、ふたり用であればOne on Oneミーティングに使える

などといった特徴があります。「目的は異なるけれど、これは利用できそう!」と

ひらめき、提案したところ採用となりました。

solowarkタイプ

天井はルーバー付きなので第三者の侵入を防げますし、消防設備の増設工事は不要で

解体・組み立てが短時間で済み、組織変更時に移動することも可能なうえ、

比較的低コストといったさまざまな条件が揃っていました。

 

のちに、こちらの企業では、市販のカギを取り付け、

より厳重に個人情報を管理できるようにしたそうです。

 

個人情報を取り扱う業務は、担当者個人に大きな責任が課せられます。

担当者の意識を高めることはもちろん、適切な環境を用意することも大切ですね。

 

ワークブースにご興味ございましたら、リリカラまでお問い合わせください。

※「Snowhut」は(株)オカムラが開発した商品です。

ワークブース設置イメージ

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