COLUMN

コラム

会社内にコンシェルジュカウンターを設置

2019.6.6 働き方

〜〜雑務から開放され、コア業務に集中!〜〜

ビジネスコンシェルジュの存在をご存知ですか。

ホテルに常駐するコンシェルジュのように、

企業内のさまざまな困りごとに対応する職種のことです。

 

最近リリカラではとある企業から、このビジネスコンシェルジュを配置したいので、

そのためのカウンターを新設してほしいと依頼されました。

狙いは、業務量の削減と社員へのサービス向上です。

 

この企業では、以前からコンシェルジュ業務を担うスタッフがいましたが、

専任ではなく、さらには突発的な依頼が多く、

コア業務に集中できないという課題を抱えていました。

 

たとえば、出張の手配ひとつとっても、現地でのスケジュールにあわせて、

新幹線の切符を取り、移動が楽で周辺に飲食店もある場所にホテルを予約する

といった業務は、非常に手間がかかるものです。

文房具が切れたにも関わらず、そのことが担当者に知らされず、

次に使う人がクレームを言ってくれば、互いに小さなストレスがたまります。

 

そういったこまごまとした、出張時の乗り物の切符・宿泊先の手配、

文房具などの備品管理、郵便や宅配の受け渡しなどを一括請負するための

カウンターを1,000名ほどが働く3.5フロアに、5セット配置。

専任コンシェルジュが対応することで、業務を切り分けました。

 

また、他社では、カウンターに手土産用の菓子折を用意しているところもあります。

確かに、総務部の誰かがデパートに買いに出かけるとなると、

移動を含めた時間がかかり、その人のコア業務は後回しになります。

また、渡す相手先企業の男女構成比、あいさつ程度なのか謝罪なのかなど

シチュエーションに応じて選ぶなど、それなりの配慮が必要となります。

 

家庭で、“見えない家事”が存在するように、

このように企業にも見えない業務がたくさんあります。

まずは、それらを見える化するだけでも、負担の大きさがわかることでしょう。

 

さらに、外部のコンシェルジュ派遣を利用すれば、

素早く的確に社員をサポートできるうえ、総務部のメンバーに

時間的なゆとりが生まれ、課題発見能力が高まるはずです。

 

ご検討の際は、ぜひリリカラまでご連絡ください。

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