COLUMN

コラム

会議を減らせないなら、いっそ効率よく!

2019.7.11 働き方

〜〜会議室予約システム導入の効果を見る〜〜

会議やミーティングでアイデアを出し、議論をすることは

新たな挑戦を生み、組織として前進するきっかけになりますよね。

ところが、場合によっては長時間かかるため、

コア業務に支障が出たり、残業の原因となることがあります。

 

そこで注目していただきたいのがクラウドを活用した会議室予約システムです。

今回は、導入企業の事例をご紹介しながら、そのメリットを探りたいと思います。

 

昨年、リリカラがオフィスリニューアルを手掛けた企業は、

3フロア、全5,000㎡強と広いオフィスだったこともあり、

会議室およびミーティングスペースを60か所配置すると同時に、

最新の会議室予約システムを導入しました。

 

このシステムでは、パソコンやスマートフォンから予約するだけでなく、

会議室の入り口にあるモニターでも直接予約ができます。

たまたま通りかかって「空いているから、いま、打ち合わせしよう!」となったとき、

その場で予約すれば、瞬時にクラウドデータに反映。

オープンなミーティングスペースもテーブルに番号をふって、予約対象としました。

予約済みにも関わらず開始時間になっても利用されない場合は、

自動キャンセル機能が作動。利用時には終了時刻前にアラームでお知らせするため、

会議だけでなく仕事全般に対して、個人個人、時間を意識する習慣が身に付きます。

また、どの会議室がつねに埋まっていて、どこが空いているか、いつが混みやすいか、

ホワイトボードやプロジェクタのある部屋、テレビ会議が可能な部屋は

どの程度利用されているかといったデータ分析もでき、

会議室の広さや数、備品の調整など随時変更が可能です。

 

そして、会議のやり方自体も見直せば、質の高いアウトプットが

期待できるとリリカラでは考えています。

 

まずは、日頃から社内の風通しをよくし、信頼関係を築いておく。

そうすれば、意見も言いやすいですし、もし、食い違ったとしても

感情的なもつれが生じにくく、いい議論ができます。

そして、最初にアジェンダを共有し、皆が当事者意識をもち、

同じゴールを目指して気持ちをひとつにすると有意義な会議になるでしょう。

会議室の利用は2時間まで、使った備品は元に戻して退室するなどといった

ルールを徹底すれば、ストレスも減少するはずです。

 

リリカラでは、会議の課題解決につながるような施策やツールをご提案します。

お気軽にお問い合わせください。

 

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