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コラム

営業部員がお試しテレワーク!

2019.8.9 働き方    オフィスのトレンド    リリカラ流ヒント

〜〜移動時間が実働時間に!〜〜

国と東京都および関係団体が連携して実施している「テレワーク・デイズ2019」。

皆様の会社ではどのような取り組みが行われているでしょうか。

 

リリカラ オフィスソリューションでは、6月に4日間のトライアル期間を設け、

営業部員(ジュニア・ディレクター以上)8名が本番に先駆けてテレワークを体験しました。

 

まず始めるに当たって、環境の整備からスタートしました。

これまで使用していたノートPCとタブレットPCから、

高性能で軽量のタブレットPCに切り替え。さらに、社外からでも社内サーバに

アクセスできるようにし、web会議アプリなども導入。

 

次に、見積書の作成等に関する仕事の流れを整理しました。

見積書は、エクセルで作成したものを共有フォルダに入れておけば、

部・課長の承認・捺印を経て、内勤スタッフが完成した見積書を共有フォルダに

戻すという仕組みにしました。これにより、帰社して見積書を作成したのに、

部・課長が不在のうえ、翌日も外出続きで見積書の提出に時間がかかってしまった、

などということを減らします。トライアル期間では、おおむね「満足だった」という

回答が寄せられましたが、「夕方から研修や打ち合わせがあり、結局、出社した」

という声も聞こえてきました。

 

また、外出が多い営業部員の場合、顧客や取引先からの電話には

ほとんどスマートフォンで対応していますが、それでも会社の固定電話に

電話がかかってくるケースがあります。そこで、内勤スタッフは

「○○様より電話ありました」と紙のメモを残さず、対象者のスマートフォンに

メールを送信することにしました。ところが、メールだと既読サインがつかないため、

内勤スタッフは伝わったかどうか不安に感じます。

今後はチャットアプリが使えるようになると嬉しいという意見が出ました。

 

さて、トライアルでの大きな変化は、東京都心部と周辺地域に50以上の拠点をもつ

会員制シェアオフィスの契約でした。

これまでは、外出先での隙間時間にカフェ等で作業をする場合、

社内サーバにアクセスできなかったという理由だけでなく、

大切な情報を誰かに見られては困るなど、セキュリティ面で不安があり、

メールチェック程度しかできませんでした。

ところが、シェアオフィスでは、事前に予約して入室。

個室も予約可能なため書類を広げて作業したり、打ち合わせもできます。

実際、「集中できて、想定よりも仕事が早く片付いた」

「帰社しなくていい。通勤時間の短縮になるので精神的に楽」など

前向きな感想が集まりました。

 

リリカラでは、このトライアル期間における結果をさらに検証し、

「テレワーク・デイズ2019」に参加しています。

対象は入社4年目以上の人を含め、人数を増やし、期間を5日間へ。

個人個人の自主性、主体性がどのように現れるか、

また、内勤スタッフの業務量が増えるか、誤解やトラブルは生まないかなど

注意して観察してみたいと思います。

 

「テレワーク・デイズ2019」を通じて、自分たちの働き方を変えることで、

皆様によりよいオフィス環境を提供できるようになれれば幸いです。

オフィスに関すること、なんでもご相談ください。

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