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受付業務にはムダがいっぱい!

2020.5.15 オフィスのトレンド    リリカラ流ヒント

〜〜クラウド型受付システムで生産性向上!〜〜

テレワークを導入しても、やはりオフィスでしかできない仕事があったり、

出社したら突発的なミーティングが入ったりと、

仕事が重なることはありませんか?

できることなら、業務をもっと合理化して生産性を上げたいですよね。

 

そこで今回は、普段あまり気にかけることのない

受付業務のムダにスポットを当ててみようと思います。

 

無人の受付であれば、内線電話が置かれており、

訪問者はそこから総務部や所属部署に電話をするため、

その都度、電話に出た人の業務が中断されてしまいます。

ましてやそのとき、担当者が離席していたら、メモを残したり、

スマートフォンにSMSを送ったりしなければなりません。

 

それと、セキュリティの都合上、受付専門スタッフがいて、

訪問者に会社名、名前、訪問先や訪問理由を紙に

書いてもらったうえで、入館証を発行する企業もあります。

この方法だと、人件費がかかるうえ、訪問者にも手間をかけさせてしまいます。

 

かつてなら「それらも仕事のうち」と捉えられていましたが、

単純な仕事に時間を取られるよりも、人間は人間にしかできない

高度な仕事をしてもらった方がいいですよね。

 

であれば、クラウド型受付システムを活用してみたらいかがでしょうか。

 

大がかりな工事は必要なく、専用アプリに社員全員の名前、顔写真を登録して、

受付にタブレットを設置します。訪問者は相手の部署名を

忘れていても名前で検索し、顔写真を確認してスピーディに直接呼び出し。

シールプリンタと連携させれば、無人でも入館証シールが発行可能です。

また、訪問者は従来のように受話器を手に取り、

顔に近づけずにすむため、感染症対策にも役立ちます。

 

大企業から中小企業まで幅広く対応でき、既存アプリとの連携もできます。

 

コスト削減も図れるので、時間に余裕のあるいまこそ

検討しどきかもしれません。

 

イメージ

下記より資料ダウンロードいただけます。

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