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【2021年完全版】オフィス移転のすすめ方 ~移転担当者のお守り オフィス移転チェックリスト・届け出リスト~

2021.9.10 働き方    リリカラ流ヒント

|はじめに

オフィス移転は会社の戦略に関わる大きな施策です。そんなオフィス移転の担当に初めて任命されたあなたは、この先いつ何が起きるのか、遅滞なく進めることができるかなど不安なことだらけではないでしょうか。実際オフィス移転は、関係者も業務も多岐にわたり約1年程度かかる大きなプロジェクトです。
このページでは、オフィス移転の計画立案フェーズから実施フェーズ、移転完了後の運営フェーズに至る旧オフィス・新オフィスに関する移転担当者がやるべき業務とポイントと合わせてご紹介します。これを見ればオフィス移転の全体像が分かるページです。
また「移転担当者のお守り オフィス移転チェックリスト・届け出リスト」もダウンロードいただけます。ぜひお役立てください。


|8~7か月前 計画立案フェーズ

テレワークの定着により貴社でも、オフィスとテレワークのハイブリッドワークの働き方を促進していくかもしれません。現在は、オフィス面積の見直しや縮小・分散化を検討される企業も増えています。
オフィス移転は、長年オフィスが抱えてきた課題を解決する機会にもなりますので、現状の問題・課題の洗い出しをしっかりと行い、移転目的を整理・設定し、理想のオフィス環境を実現させましょう。
また予算取りのために概算費用の算出を会社から求められます。オフィス移転の目的を定めたら、新しいオフィスの立地や広さなどを考慮し、新オフィスの物件探しも、このフェーズで行う必要があります。

<旧オフィスに関する業務>

  • 旧オフィスの解約手続(通常6か月前まで)
  • 旧オフィスの原状回復工事の確認

<新オフィスに関する業務>

  • 移転目的の設定
  • 新オフィスの物件探し
  • 現状調査
  • 各部門の要望調査
  • 移転先ビルとの契約手続
  • 移転先ビル調査
  • 概算コストの算出

◆関連コラム

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【オフィス改革はじめの一歩】前編:成功を左右する「オフィス調査・企画」フェーズとは ※DL資料あり

|6~5か月前 基本計画フェーズ

このフェーズでは、これからの働き方を具体的に検討し、オフィスデザインの要件を設定していくフェーズです。社員の意見集約を行うプロジェクトチームの形成やオフィスコンセプトの作成などを行います。意見集約には、社員アンケートを実施することも有効です。
また新オフィスのオープン日を決定したり、ビル側との調整などの業務も発生します。

<新オフィスに関する業務>

  • プロジェクトメンバーの選任
  • マスタースケジュールの作成
  • 設計要件の整理
  • オフィスコンセプトの策定
  • ゾーニング、レイアウトプランニング
  • オフィスデザイン計画
  • 新規什器・転用什器計画作成
  • 内装・間仕切プラン作成
  • 収納プラン作成
  • 設備・IT計画
  • ビル管理会社との打合せ
  • 設備工事区分の明確化

◆関連コラム

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【オフィス改革はじめの一歩】後編:働き方を診断し、課題を可視化する「ワークスタイルサーベイ」 基本パッケージ無料

|4~2か月前 実施設計フェーズ

基本設計フェーズで形成したオフィスコンセプトや設計要件をもとにオフィスデザイン・レイアウトを決定していくフェーズです。受付や執務エリアのデザインや使用する内装材の決定など計画が楽しいフェーズです。
その他には、必要な工事の決定やオフィスオープンに向けての具体的な工程が完了して、実施費用の算出が可能となります。
必要な工事を洗い出していくと、多岐にわたる会社に依頼する必要があると分かると思います。そういった際にはある程度とりまとめを行ってくれるオフィス構築会社に依頼することがおすすめです。ある程度外注することで、移転担当者の方は社内業務に集中することができます。
移転の3か月前までに工事業者に発注を行い、余裕を持って進めることがおすすめです。

<新オフィスに関する業務>

  • 実施工程表の作成
  • 実施費用の算出
  • 現場管理体制の確立
  • 最終レイアウトプランの作成
  • 内装・間仕切最終仕様決定
  • 防火対象物変更届の提出
  • 什器転用図面の作成
  • ナンバーリング図面の作成
  • “関連工事業者・納品業者の
  • 選定と発注”
  • 業者定例会の開催
  • ビル管と工事条件の確認・調整
  • 工事届出

|2か月前 各種工事実施フェーズ

いよいよ移転日が迫ってきます。慌てずに実施できるように全体スケジュールや梱包作業、転用計画のナンバリング図面などを記載した社員向けの移転マニュアルの作成、社内周知、説明会の実施などを準備しましょう。
ホームページや印刷物類(名刺や封筒など)も変更が必要となります。印刷業者とのやりとりが発生することもあるので、こちらも業務に支障が出ないよう進める必要があります。取引先への移転案内もタイミングなど社内の各担当者と連携しておきましょう。

<新オフィスに関する業務>

  • 各種工事
  • 施工管理
  • 引越し準備~当日作業
  • 内装工事
  • セキュリティ/電気/通信/空調工事
  • 施主検査
  • 社内用マニュアル作成・社内告知
  • 社外案内
  • 行政手続き
  • 印刷物の手配
  • その他庶務業務

|1~2か月後 プロジェクト完了・運営フェーズ

移転当日では、どこまでを引越し業者に依頼するか、社内の人員がどれくらい必要かも明らかにしておきます。移転後は、搬入物の数や破損がないかを確認します。新しい空間や機器の使い方などオフィス運用マニュアルを作成しておくと、運用もスムーズです。
移転も完了し、各種届け出も無事提出、原状回復工事の完成も見届ければ、オフィス移転ミッションの終了です。お疲れさまでした!

<旧オフィスに関する業務>

  • 旧オフィスの原状回復⼯事

<新オフィスに関する業務>

  • 新オフィスへの引越し
  • アフターフォロー
  • 完成図書作成
  • 消防検査立会(防火対象物)

|まとめ

オフィス移転は会社の戦略に関わる一大プロジェクトです。その分複雑で多岐にわたる業務をスケジュールの配慮をしながらひとつづつクリアしていく必要があります。通常の業務を行いながら、並行してオフィス移転の膨大なタスクをこなすのは難しいとお考えの際は、オフィス移転に関わる業務を一括で請け負う専門の会社に依頼をするのも方法のひとつです。まずはチェックリストを確認し、無理のない計画で理想のオフィス構築を実現させましょう。

>>移転担当者のお守り オフィス移転チェックリスト・届け出リストをダウンロードする

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