COLUMN

コラム

働きやすさは、ムダ探しから始まる

2019.1.15 働き方

〜〜オフィス空間の有効活用法〜〜

入れ物の大きさは決まっているのに、中身は頻繁に変化する。

そう、オフィスは移転でもしない限り広くはなりませんが、働く人の数は増減するものです。

すると、あるときはキャパオーバーで働く人の生産性が下がったり、

あるときは余裕があって快適だったり。けれども、空間にゆとりがあるからこそ

物が増え、気づいたら雑然としたオフィスになることもあります。

 

そこで提案したいのが、オフィス空間の有効活用です。

たとえば、あなたのオフィスにこんなムダはありませんでしょうか。

横並びの部下の席に対して垂直か通路を挟んだ場所にリーダー席が配置されていて、

リーダーの周囲に余裕がある。しかも、部下より収納場所が多くて物も多い。

であれば、リーダーには書類を整理してもらい、席を“島”の中に組み込み、

部下の席と横並びにして“島”そのものを広げるのです。

部下と並列になることでモチベーションが下がる人もいるかもしれませんから、

「コミュニケーションが円滑になりますよ」とメリットを伝えて同意を得ましょう。

せっかくなので、通信環境をWi-Fiにしたり、固定電話をやめて内線をスマートフォンで

受けられるようにすれば、組織変更のたびに行う配線工事も今後不要になります。

 

さらに、外出している人が多い部署であれば、フリーアドレスにするのも手です。

全員分の座席を確保せずとも広いテーブルを用意。座る場所を自由に選んで

そこで働いてもらうのです。個人の荷物はロッカーに入る分だけに集約、

その都度出し入れすることになるため、机上が散らかりっぱなしになることがありません。

 

また共有書類が多い場合は、ラックの棚板を1枚増やします。

そして、6段使っていたラックを7段ラックに変え、

縦に置いていたファイルを横にしてカテゴリーごとにボックスに入れて収納。

収納力が高まるので、もしかしてラックひとつ分くらいのスペースが空くかもしれません。

 

会議室にも目を向けてみてください。少人数での打ち合わせが多い企業であれば、

滅多に使用しない大会議室を可変式の間仕切りで区切り、小さな打ち合わせスペースを

いくつかつくります。ランチタイムにしか使われないリフレッシュエリアは

打ち合わせスペースとして予約表に組み込めば使用率が上がりますし、

壁に長机とイスをぴったりと配置するだけでも、

生産性向上が期待できる集中スペースが生まれます。

 

定期的にオフィス内のムダな空間を探してみると、

働きやすい環境を維持できると思います。ぜひ、やってみてください!

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