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【セミナーレポート】自社実践でわかった!オンライン会議成功への道 ~会議環境改善シリーズ~|リリカラ×内田洋行

2021.6.1 

2021年5月26日(水)リリカラ株式会社と株式会社内田洋行はオンラインセミナー「自社実践でわかった!オンライン会議成功への道 ~会議環境改善シリーズ~」を共催。
急速なテレワークの浸透により、会議環境の課題に直面するお客様が増えている中、セミナーでは、会議環境の課題を解決する施策について、自社実践を踏まえてリアルにお伝えしました。今回は、セミナーの様子をオフィスマーケティング部2年目の海老原がレポートします。


このコラムでお伝えすること

・【第1部】 株式会社内田洋行 藤原さん
《オンライン会議と対面会議、良いとこ取りで業務効率UP》
《オンライン会議の3大課題は、ICTで解決できます》
《【第1部】まとめ》

・【第2部】 リリカラ株式会社 吉田
《リリカラが抱えていたオンライン会議の課題》
《リリカラが導入したICTツール》
《リリカラのオンライン会議にプラスの効果》
《オンライン会議環境の改善は、働き方の改善に繋がる》
《【第2部】まとめ》

・ 本セミナーのまとめ


【第1部】 株式会社内田洋行 藤原さん

《オンライン会議と対面会議、良いとこ取りで業務効率UP》

株式会社内田洋行の藤原さんは、オンライン会議と対面会議にはそれぞれのメリットがあるとお話ししていました。オンライン会議は、参加者が場所に縛られずに参加できる点やPCの画面共有により紙資料を印刷する手間が省ける点などから、短時間・報告型の会議に適しています。一方で、対面会議は、機材の準備が不要ですぐに会議を始められる点や、表情や雰囲気を読み取りやすい点からブレスト・議論型の会議に適しています。

業務効率を上げるには、オンライン会議と対面会議それぞれのメリットを理解しましょう。そして、どちらの会議スタイルにも対応できる環境を整え、状況に応じて正しい選択ができるようにすることが大切です。


《オンライン会議の3大課題は、ICTで解決できます》

オンライン会議の3大課題
1.準備・利用の課題
2.場所の課題
3.参加者意識の課題


課題1:準備・利用の課題

オンライン会議の度に、カメラ・マイクスピーカー・モニターなど複数のケーブルをPCに接続する作業に時間をとられていませんか?さらに「接続がうまくいかない!」なんてことになったら、ごちゃごちゃとしたケーブルをたどって接続部分を確認して…など、思わずため息が出てしまいますよね。このような課題に対して、藤原さんは【ClickShare Conference】で解決が可能だとご紹介しました。

【ClickShare Conference】を使用することで…
・カメラ・マイク・スピーカのケーブルをすっきり収納!
・ワイヤレス接続のボタンで画面共有スムーズに!

とても簡単に接続できるため、総務やシステム部署への接続トラブルの問い合わせもグンっと減りそうですね。


課題2:場所の課題

音を気にせずにオンライン会議ができる場所を探すために、オフィス内をグルグルと歩き回った経験はありませんか?藤原さんはそのような方に向けて、オープンスペース管理システム【RoomSense】をご紹介ました。

【RoomSense】を使用することで…
・オフィスの利用状況を可視化することで、空いている場所が瞬時にわかる!
・PCやスマホからもオフィスの状況を確認できて、予定が組みやすい!

データを蓄積することで、稼働率の高いスペースと稼働率の低いスペースが判明します。オフィスの運用効率改善にも大いに役立ちますね。


課題3:参加者意識の課題

複数人でオンライン会議をしていると、オフィスにいる人と外部にいる人の間に参加者意識の差が生まれてしまうことはありませんか?外部から参加する人は、ホワイトボードに書かれていることや、他の参加者の様子が分からず、ついPC上で別の業務をしているなんてケースも…このような場合は、クラウド型会議支援システム【MeeTap】がおすすめです。

【MeeTap】を使用することで…
・外部から参加する人が、会議室にあるカメラを操作し、視点をコントロールできる!
・オフィスにいる人もワンタップでカメラの映像を切り替えられる!


外部からの参加者にもしっかりと参加者意識を持ってもらうためには、まず環境を整えることが大切です。


《【第1部】まとめ》

対面会議とオンライン会議、双方の良い点を取り入れながら業務の目的にあった選択を行うことが生産性アップの鍵になるのですね。しかし、オンライン会議は浸透してから間も無く、依然として課題を抱えている方も多いのが事実。私も藤原さんの話を聞きながら、オンライン会議問題あるあるに深く頷いていました。ちょっとした問題も多いのですが、会議は毎日のように行われるため、積み重なれば大きな問題となり得ます。ここは早いうちに、ICTツール導入の検討を始めた方が良さそうですね。



【第2部】 リリカラ株式会社 吉田

《リリカラが抱えていたオンライン会議の課題》

後半は、「ICTツール、本当はどうなの?」とお思いの方に向けて、実際にICTツールを導入したリリカラの様子を吉田がお伝えしました。
まず、パートの初めに視聴者の方にオンライン会議の困りごとについてアンケートを取りました。
オンライン会議で困っていることは何ですか?に対して、「相手が理解しているかどうかが分かりにくい」が80%と多くの票を集めました。

実はこれらは全て、リリカラが以前抱えていた課題なのです。


《リリカラが導入したICTツール》

リリカラではこれらの課題を解決するため、昨年から2つのICTツールを導入しました。
【Aver VB342+プレミアムWEBカメラ】【ClickShare ConferenceCX-30】です。
【Aver VB342+プレミアムWEBカメラ】基本性能
・カメラ・マイク・スピーカー内蔵
・120度広角レンズ搭載
・逆光補正機能付き
・音声を感知して発言者を自動追尾
・環境ノイズを低減

【ClickShare ConferenceCX-30】基本性能
・ワイヤレス
・ワンタッチで画面共有が可能
・二人同時に接続できる


《リリカラのオンライン会議にプラスの効果》

吉田は、まずセッティングの手間が激減したと話しました。PCに接続するのはClickShare1つのみとなり、会議の10分前から準備をしたり、ICTツールが苦手な人からの問い合わせに対応したりすることがなくなりました。

また、音や画像がクリアになったことで、会議中のストレスも減りました。周囲の音が邪魔をして発言が聞こえなくなってしまったり、逆光によって表情が読めなくなってしまったりすることはもうありません。会議に集中できる環境が整いました。

120度広角レンズや、音声を感知して発言者を自動追尾する機能により、外部から参加している人にも臨場感を伝え、場所を問わずにスムーズなコミュニケーションが取れるようになりました。最初のアンケートで1番票を集めていた「相手が理解しているのかどうかが分かりにくい」といった課題も解決できたのですね!


《オンライン会議環境の改善は、働き方の改善に繋がる》

ICTツールの導入は、オンライン会議だけでなく働き方にもプラスの効果をもたらしました。『場所』や『時間』に制限されない会議の実現やペーパーレス促進など、解決が難しいと思われる課題にも、ICTツールはソリューションを提供してくれます。

会議室を変えることは、働き方を変えることと言っても過言ではあリませんね。


《【第2部】まとめ》

リリカラパートでは、自社実践を通して感じたICTツールの効果について吉田がお話ししました。自社実践ということもあり、具体的な内容で共感いただける点が多かったのではないでしょうか。本セミナーで取り上げた「相手が理解しているのかどうかが分かりにくい」というオンライン会議課題の解決は、社員の働きやすさや、お客様からの信頼を向上させます。ぜひ、会議室からプラスの連鎖を生む働き方改革を検討してみてください。


《セミナーのまとめ》

本セミナーは、「オンライン会議成功への道」と題して、オンライン会議のよくある課題や改善のための方法・効果についてご紹介しました。皆様の現在の会議環境はいかがでしょうか?一口にオンライン会議環境といっても、実際は会議の頻度や内容、参加人数など多様な形が存在しており、その解決策も多様です。もし、「自社にあったオンライン会議環境がわからない」という方がいらっしゃいましたら、お気軽にリリカラにご相談ください。オンライン相談会も受付中です。
今後も引き続きよろしくお願いします。


《セミナー関連資料》

【ClickShare Conference】 <ワイヤレス接続のボタンでスムーズな画面共有

【RoomSense】 <オフィスの利用状況を可視化

【MeeTap】 <外部から参加する人が会議室にあるカメラを操作し、視点をコントロール

【Aver VB342+プレミアムWEBカメラ】 <音声を感知して発言者を自動追尾


《今後のセミナー情報》

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