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■ 働き方改革 -所在管理アプリ「Zaiseki」- ■

2020.4.7 

リリカラでは、働き方改革の取組みの一環で、所在管理アプリの「zaiseki」を使用しています。
以前は、社内に設置されたホワイトボードに外出や、社内のどこで仕事をしているのかを記入していましたが、外出先で急遽予定が変わったり、ホワイトボードを確認しに移動するなど、社員の負担が大きくなっておりました。
そこで、携帯電話からも操作ができる「Zaiseki」アプリを導入しました。
※Zaisekiは在籍・外出・会議中など、今どこで何をしているかを簡単に入力できるアプリです。
リリカラでは、入力ルールを定め、帰社時間や社内のフリーアドレス席でどこにいるか人目でわかるようにしています。
今回は、入力する社員、閲覧する社員にアンケートを取り、どんな効果があったのかをご紹介します!

 

↓Zaiseki画面

 

<Zaisekiを使用して1ヶ月後の満足度・役立ち度アンケート結果>

 

全体の65%の社員が満足している、74%の社員が役立っているという回答でした!

使用してみての詳しい感想や意見を見ていきましょう。

 

 

<Zaisekiの入力>

 

●便利なこと!●

 

★操作が簡単
★場所を問わず入力できる

・電車内でも予定変更できるのが便利
・パソコンを立ち上げなくても、携帯電話で操作ができる
・急いでいても社員の予定をすぐに確認できるし、自分の行動予定も入力できる
・ボタン一つで入力できる

圧倒的に多い意見でした。
時間を取られず、急な予定変更でも簡単に操作可能な点が評価されています。

★会社への予定変更の連絡が少なくなった

・会社へ電話をかける必要がなくなった
・作業的にも気持ち的にも楽になった
・急な予定変更でも瞬時に対応できる

社内のホワイトボードを使用していると、予定変更のたびに連絡する必要がありました。
電話をかけられる場所も限られているため、「電話をかける」というタスクが発生してしまいます。
これがなくなるだけで、時間や気持ちに余裕ができますね。

 

↓Zaiseki入力画面

 

●大変なこと!●

 

★システムがつながらないことがある
★入力されている内容が分かりにくい

・アプリが開かないことがある
・バグが起こり、入力が反映されていないことがある

アプリのエラーで入力したくともできない現象が起こるようです。
システムの整備やエラー時の対応があれば共有する必要がありますね。

 

 

<Zaisekiの閲覧>

 

●便利なこと!●

 

★リアルタイムで予定を確認できる
★対象者が一覧で確認できる

・一覧で確認できるため、誰がいつ帰社するか一目でわかる
・スケジュール管理システムだけではリアルタイムでない
・遠くに設置された行動予定表を確認しに移動する必要がなくなった
・社員の帰社時間に合わせて作業ができる
・外出予定時間を入力している社員は話しかけるタイミングを図りやすい

複数の社員の所在を確認したいとき、一覧で見れると便利ですね。
相手の予定が把握できると、ちょっとした打合せや相談もタイミングを逃さずできます。

★連絡が取りやすい
★電話を受けた際などの所在確認が簡単だった
★親近感や連帯感を感じた

・不在かどうかその場ですぐわかる
・社内のどこに座っているのか、探さずに外線を転送できるので便利

外部からの電話も、オフィスを探しまわらずにスムーズに取り次げますね。

 

●大変なこと!●

 

★相手の入力状況が間違っていた
★状況知りたい相手が登録されていない
★入力されている内容が分かりにくい

・入力内容が変更されていない
・いつの情報なのかわからないことがある
・入力を忘れてしまう

いつでもどこでも入力ができるせいか、更新を忘れてしまう社員がいらっしゃいますね。
また、Zaisekiは内勤メインの社員は対象外のため、全社員を対象にしてほしいという意見もございました。

 

<その他の意見・要望など>

 

・Zaiseki画面に社内の図面や、社員の携帯電話の番号を表記してほしい
・以前の行動予定表記入からの運用を考えると非常に良い
・入力日を入れてほしい
・代理入力機能がほしい(ただし、不測の事態のみなど使用を限定)
・未入力に対するアラート機能がほしい

 

Zaiseki導入により、煩雑な作業が減り、社員の負担軽減の効果がありました。
社員の働きやすい環境作りは、オフィス家具以外にもできることはあります。
社員それぞれの理解と協力が重要であり、Zaisekiも導入して終わりではなく、よりわかりやすく簡単に運用できるよう、運営側もルールの更新や変更が必要ですね。

 

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