三菱倉庫株式会社

会議室不足の解消と訪問者動線の整理をしたかった

―まずは会議フロア構築の背景をお聞かせください。

ここ本店オフィスは、事業規模の拡大に伴い、約10年間で在籍者数が3割ほど増加しました。執務スペースの過密化はもちろん、会議室も不足。打ち合わせの場をつくるため、ソファスペースを潰す、食堂の一部を活用するなどの工夫をしてきました。実際、従業員アンケートでは、「快適性で不足しているものは何か？」「コミュニケーションで不足しているものは何か？」というふたつの質問への回答でもっとも多かったのが会議室でした。

一方で、3フロアそれぞれに執務スペースと会議室が混在しており、お客様を会議室までお連れする際、書類やダンボールに囲まれて働く従業員のそばを通過しないといけないという問題もありました。そこで、思い切って2階を会議フロアとし、お客様をお迎えするエリアを限定。部屋数は11室から倍の22室へと増やし、そのうち15室を新規でつくることにしました。

―リニューアルのコンセプトを教えてください。

コロナ前であれば、オフィスは機能性重視でしたが、コロナ後は一般的に「共創、つながり、帰属意識を共有する場」に変わってきたかと思います。そこで、従業員が会社に来ることが楽しくなり、役職や部署を超えたコミュニケーションが取れるようになれれば、イノベーション創出が促されると考え、本店リニューアルのコンセプトを「FLAT & BORDERLESS～来て楽しい、居て快適な場所〜」にしました。会議室ひとつひとつに個性をもたせたのももちろん、第二期のプロジェクトとして現在進行中の執務スペースのリニューアルもそのコンセプトを元に構築しています。

会社の変革を目指し、デザインの異なる会議室を設

―大胆に22室すべてのデザインを変えたのですよね？

従来の会議室をそのまま増やすだけだと、新しいアイデアは生まれてこないですよね。社長からは「従来の我が社ではやらないようなことをやってほしい」とオーダーもありました。そこで、22室すべて、壁紙、カーペット、テーブルの天板の形や色、脚の素材、椅子のデザインを変えることにしました。部下も、リリカラさんも、最初は「本当にこんなに変えていいのか？」とためらいがあったようです。しかし、これくらいのことをしないと変革にはつながらないと考えました。

―具体的にどのようなデザインにしたかを教えてください。

この部屋は、ジャングルにいるサルの壁紙が特徴的ですが、カタログでこれを見た瞬間に変革のきっかけになりそうと考え、採用しました。
壁紙の植物の色を軸に、椅子の張り地、カーペットを緑にして統一感をもたせました。サルが描かれている会議室なんて、日本中探してもまずないでしょうし、変わっていく当社の象徴になりますよね。

他に、赤や青、抽象的な柄が描かれた壁紙の部屋などがあります。人の目線が高くなることで、気分が変わり発想が豊かになるようハイテーブルを入れた部屋も。
ある部屋の椅子は、光りの加減によって色が変わって見える張り地を採用しました。サルの部屋同様、こちらも評判がいいです。

「宝石」と「橋」、ふたつのテーマで会議フロアを構成

―会議フロアの2つのエリアについて教えてください。

まず一方のエリアは、会議室名をすべて「宝石」の名称にしました。たとえば、サルが描かれた部屋は緑をキーカラーにしているので、緑色の宝石をイメージして「エメラルド」という名称に。赤がキーカラーの部屋は赤い宝石から取って「ルビー」というようにしました。
いろいろな色の部屋で、いろいろな人と、いろいろな会話をしてほしいという願いを込めました。

もう一方のエリアは、全体的にシックでトラディショナルな雰囲気にまとめました。こちらは「橋」の名前で統一。本店が江戸橋や日本橋に近いこともあり、人と人との架け橋になるエリアにしたいと考えました。
従来のように個性のない会議室なら「会議室１、２、３」と番号を振ればいいと思いますが、名称を付けたことに意味があると思っています。「今日はエメラルドにしたから」「次は青の部屋にしようか？」などとコミュニケーションが増えるといいですね。

レアなビル形状に、新規15室を効率良く配置

―大小さまざまなサイズの会議室、配置が難しそうです。

このビルは船がモチーフになっていて建物前面にカーブがあり、かつて倉庫だった関係上、大きな丸柱がいくつもあります。それらを考慮して、新規15室をどう配置するかが課題でした。リリカラさんから提案されたのは、丸柱を部屋と部屋の境にして極力スペースを圧迫しないプランでしたので、それで各部屋の収容人数とテーブル形状を割り出してもらいました。3〜4人用の部屋から34人用の大きな部屋まで、多様な会議・打ち合わせに使える部屋を用意しました。

おにぎり型や五角形のテーブルは、参加者みんなの顔が見えるし、ディスカッションが盛り上がりそうという印象で選びましたね。ほとんどの部屋に窓がないため、廊下側はガラスにして閉塞感が生まれないような工夫もしました。

―スケジュール管理が大変ではなかったですか？

ひとつとして同じ会議室をつくらないと決めたため、その分、やることは山積みでした。すべての家具は受注生産のため、家具の組み合わせの決定が遅れてしまうと、３月末の完成に間に合わなくなってしまう。そこで、リリカラさんに家具の候補を絞っていただき、その中から希望のものを選んでいきました。そうすることで短期間でも最適な家具を選択できました。コスト管理に関しては、全拠点で進めているプロジェクトなので、ここ本店の会議フロアだけコストを掛けすぎることのないよう注意しました。

デザインだけでなく、会議室としての機能も進化させた

―機能面でこだわった部分はありますか？

モニターと会議室予約システムです。モニターは従業員からの要望が多かったうえ、全社でペーパーレスを推進し、パソコン上で資料を確認しながら会議することも増えているため比較的大型のモニターを全室に採用。会議室予約システムは、以前、会議室が予約されているのに使われていないといったムダが多かったので導入しました。終了時間になるとスピーカーから音がして会議の終わりを教えてくれますし、予約時間を延長する場合は、タッチパネルにて予約ができ操作ができとても便利です。

廊下の壁面にパーパスを掲げ、社内外の周知・浸透に貢献

―最後に、リリカラの対応で良かったことがあれば伺えますか？

リリカラさんが、色同士が干渉しあわないかどうか、コーディネートが適正かどうかをきちんとチェックしてくれたおかげで、部屋としての居心地の良さを担保できたと思っています。どの部屋も、胸を張ってお客様をお迎えできるようになりました。従業員からは、「ひとつずつ違うのが楽しい」という声も出ています。

また、パーパスを日本語と英語で掲げた廊下の壁は、最初なにもする予定はなかったのですが、実際完成が近づいてみると、シンプル過ぎるのが気になり、棚を付けて何かディスプレイするか、フェイクグリーンを置くかなどと検討。そこで、リリカラさんから提案のあったパーパスを壁面に入れる案を採用しました。
実際、従業員は頻繁に目にしますし、ご来社いただいたお客様の目にも入ります。社内外への周知・浸透につながり、私はもちろん社長もすごく気に入っています。変化していく私たちの想いを、この会議フロアからお伝えできたらいいですね。

― 取材のご協力誠にありがとうございました。