今回は、物件探しから契約までの流れを10のステップにわけて解説いたします。
なかなか移転に慣れていないという初心者の方に向けて、重要なポイントを絞ってご説明いたしますので、ぜひ最後までお読みください。
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目次
ビル契約までの一連の流れ
以下⓪～⑩までのステップにおいて、各フェーズでの重要なポイントをご説明していきます。
【 ステップ⓪ 】移転の時期・目的の明確化
何のために移転するのか、目的を整理する
「事業拡大による増員」「リモートワーク浸透によるオフィス面積の最適化」「採用強化」など、移転の目的を整理しておきましょう。
決算時期や繁忙期を考慮して移転時期を仮スケジュールする
会社の決算時期や繁忙期も念頭に入れ、無理のない移転時期を設定することがおすすめです。
【ポイント】 余裕をもった移転スケジュールを！
ムリな移転計画は、予想以上に社内の反発や不安を煽ることに。焦って移転先ビルやレイアウトを決めてしまうと、返って使い勝手の悪いオフィスになったり、社員の士気を低下させてしまう原因になります。
【 ステップ① 】面積の決定
オフィスの人数・出社率・自社の働き方を考慮する
一人当たりの面積はおよそ10㎡（3坪）程度と言われています。自社の働き方や事業内容・今後の企業計画も重要なファクターになりますので、これらも含めて考えるようにしましょう。
社内外との商談やWeb会議の頻度を確認する
来客頻度が多い場合は、来客用にある程度のスペースの確保が必要となります。また、ここ最近では、Web会議も増加しておりますので、Web会議用のスペースも面積の計算に入れておきましょう。
【 ステップ② 】エリアの選定
市町村や使用駅などでエリアを選択する
エリアは2～3候補程度に絞り、リクルーティングや会社の事業計画を踏まえて決定することがおすすめです。特に希望するエリアが決まっていない場合は、交通の利便性（多路線乗り入れ）や、お取引先へのアクセスなどで選ぶと良いでしょう。エリア（街）による特性についても考えましょう。
最近では、入居するビル単体ではなく、オフィスビルのある周辺の街を含めて「オフィス」とする考え方が多くなっています。
【 ステップ③ 】予算の決定
予算設定は少し幅を持たせる
物件選定後に交渉できるケースもあるので、絞りすぎない方が物件を探しやすいです。例えば、80～120万円/月程度といったように、少し幅を持たせておきましょう。また、賃料はビルのエリア・アクセス・面積・築年数などに比例して高くなります。
【 ステップ④ 】紹介を受ける不動産業者の選定
信頼できる不動産仲介業者を選定する
実は、不動産業者間での紹介物件の違いはほとんどありません。対応の良し悪しなど、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。
リリカラは大手不動産業者様と不動産共同仲介契約を結んでおり、オフィス情報の質や量についても豊富な物件情報のご提供が可能です。また、オフィスづくりのプロフェッショナルとしてオフィス構築に50年以上携わっているため、働く場づくりのプロとしてお役立ちできます。ぜひお気軽にご相談ください。
【 ステップ⑤ 】物件の選定
希望に合った物件を2~3件選定する
築年数・エリア・予算・アクセス・設備（セキュリティを含む）BCPなどの条件から物件を絞っていきましょう。しかし、希望条件すべてを網羅する物件はなかなか見つかり辛いため、物件を選定する際は、希望条件に優先順位を付けて左図ようなレーダーチャートをつくると整理しやすいです。
【 ステップ⑥ 】内覧の実施
内覧はぜひ複数人で
営業の方であれば「客先へのアクセスはどうか」、事務系の方であれば「銀行・郵便局との距離」など、社内の様々な部署の人たちと合同で内覧することで、多角的に検証ができます。
□ ビルの視認性
□ アクセス（通勤のしやすさ）
□ ビル外観
□ エントランスの綺麗さ
□ 共用部の清掃が行き届いているか
なども重要なチェックポイントです。また、ランチができるお店が近くにたくさんあるか、社員が快適に過ごせる周辺環境かなども検討しましょう。
【 ステップ⑦ 】入居物件の決定
紹介物件の諸条件・内覧を通して移転先物件を決定する
賃貸形式の確認（普通賃貸借・定期賃貸借）、賃料、共益費、保証金、看板賃料などを諸条件の確認を経て移転先物件を決定します。
入居申込書の提出する
社内稟議を経て承認されたら、いよいよ入居申込書を提出します。入居申込書には自社の要望も記載するようにしましょう。
※入居時期の希望・フリーレント期間・賃貸の交渉や賃貸期間など
【 ステップ⑧ 】条件交渉・確認
入居申し込み記載の希望条件を、仲介業者を介して交渉する
諸条件について要望や気になるところがあれば、不動産仲介業者を介しての交渉依頼が確実です。駐車場の使用台数なども忘れずに確認しておきましょう。
【 ステップ⑨ 】契約締結
契約内容のリーガルチェック
契約書・重要事項説明書など、リーガルチェックを行います。また、契約に先立って不動産仲介業者からビルに関すること、地域に関する「重要事項説明」を受けます。
提出書類の準備
通常であれば、「会社謄本（全部事項証明書）」「印鑑証明書」「決算書（最新3ヵ年分）」の提出を行うことが多いですが、ビルによっては他書類が必要となることもありますので、契約締結の目途が立った時点で準備しておきましょう。
【 ステップ⑩ 】晴れて移転先へお引越し
物件選定と同時にオフィスレイアウトも進めておきましょう！
契約が締結できたら、晴れて新オフィスへの移転が完了します。
ここまで⓪～⑩のステップでご紹介して参りましたが、これらの作業を通常業務と並行して実施するにはかなりの労力がかかります。また、役員の方から一般社員の方までいろんな方の意見を聞きながらプロジェクトを進めるのは非常に大変です。ビル選定とともに、新オフィスのレイアウト検討も並行して進めておくことをおすすめします。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は[初級編]として、オフィスビル契約までの一連の流れと失敗しないための重要なポイントをご紹介させていただきました。移転先の物件探しをはじめ、オフィスづくりでお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
最後までお読みいただきありがとうございました！
