近年、社内図書館(ライブラリー)が福利厚生施設として注目を集めています。
社内図書館に社員の興味や関心がある分野の業界誌や専門書を置くことで、社員の知的好奇心を刺激したり、話題の新刊を置くことで社員同士のコミュニケーションを活性化したりするのに大変有効な場所となります。
直接的な仕事に関する書籍に限らず、さまざまなジャンルのものを置くことで社員の知見が広がり、新たなる事業創出のきっかけにもなるでしょう。
本記事では、社内図書館の設置方法や運用ルールの決め方などについて詳しく解説します。
目次
社内図書館とは
社内図書館は、企業が社内に設置したライブラリースペースです。社員であれば自由に本を閲覧したり、読書をしたり、本の貸出サービスを利用できたりします。
実務に直結するビジネス系や資格取得に関連する書籍や専門書、キャリアアップやリスキリングに関するもの、自己啓発に関するもの、文化や教養分野の本、話題の新刊本など、さまざまなジャンルのものを置くことで、社員の向上心や知的好奇心を刺激する効果が期待できるでしょう。
社内図書館があるからこそ生まれる社員同士の「会話」
社内図書館の効果は、社員の向上心や知的好奇心を刺激するだけではありません。
執務室で仕事をしているだけでは生まれない会話も、社内図書館のなかで生まれる可能性があります。社内図書館のなかでコミュニケーションのきっかけを作り、社員間の関係性が構築されることで、チームワーク向上や風通しのよい雰囲気づくりにもつながるでしょう。
スペースは小さくても社内図書館の存在に意義がある
社内図書館を設置したいけれど、スペースがないという場合は、ロビーや休憩室、オフィスの一角を社内図書館にする方法もあります。
書棚とテーブル、椅子を設置しておけば、小さくても社内図書館を設置することは可能です。本があって社員が気軽に立ち寄れるスペースであることが重要といえます。
社内図書館設置の流れ・注意点
ここでは、社内図書館を設置する基本的な流れと注意点についてご紹介します。
- 社内図書館のテーマを決める
- 社内図書館をどこに設置するか選ぶ
- レイアウトを検討する
- 書籍を選ぶ
1.社内図書館のテーマを決める
まずは、どのような目的で社内図書館を設置するのかを明確化しましょう。
社員のリフレッシュが目的なのか、社内のコミュニケーションを活性化したいのか、業務に関する勉強のためなのか、視野を広めるためなのか、主となる目的を決めておきます。また、設置場所や予算についても、具体的に検討しておきましょう。
2.社内図書館をどこに設置するか選ぶ
社内図書館の場所選びは、とても重要です。
普段人通りが少ないエリアに設置してしまうと、社員が「わざわざ行くのも……」と社内図書館の利用に対して消極的になりかねません。気軽に立ち寄って書籍を手に取れるように、人の往来が多いエリア沿いに設置したり、休憩中や気分転換で利用できるようにカフェスペースや食堂の一角に設置したりと、利用シーンを想定しながら社内図書館の場所を選びましょう。
3.レイアウトを検討する
場所が決まったら、レイアウトを検討します。
社内図書館の設置場所によって、デザイン性を重視するのか、収納力最優先なのかも変わってきます。椅子やテーブルを設置する場合も、スペースに適したサイズ感のものを選ぶ必要があるでしょう。広いスペースが確保できる場合は、社員が仕事をしたり、勉強をしたりできるスペースを社内図書館の中に設置すると、社員のモチベーションアップや業務効率化にも効果的となります。
4.書籍を選ぶ
社内図書館に置く書籍を選ぶ際は、社内図書館のコンセプトに合ったものをチョイスし、社員が興味・関心を抱くかどうかを基準に選定しましょう。社内図書館を設置するにあたり、会社側がどのような意図を持っているかによっても内容が変わってきます。
視野を広げて欲しい場合、業界に関する書籍や資格取得など、業務に直結する内容のものを選定するのもいいですし、教養を身に着けて欲しいなら、さまざまなジャンルの情報誌や自己啓発本を置くのも一つの方法です。社員のおすすめ図書を紹介するコーナーを設置すると「あの本読んだよ」という社員間のコミュニケーションを生むきっかけにもなります。
また、リクエスト箱を設置して、社員から導入して欲しいと希望があった書籍を入れるようにすると、社内図書館に対する社員の興味・関心も高まるでしょう。
社内図書館を設置する際の注意点
社内図書館を設置する際に注意したいのは、著作権・複製権の遵守に関する周知・徹底です。社内図書館の蔵書の複製や配布は、著作権・複製権の侵害に該当しますから、注意が必要です。公共の図書館の場合においては、営利目的でない場合に限り、図書館職員が複製作業を行うことを原則として、図書の複製が認められています。
社内図書館の運用ルールの決め方
社内図書館は、社員に書籍の貸出を行っているケースが一般的です。
貸出には予約方法や貸出上限冊数、貸出期間などのルールを定める必要がありますから、ルールを設定しましょう。予約や貸出手続き、返却、本の管理などを行う社内図書館の管理者も必要になりますので、体制を整えましょう。図書の返却に関しては、借りた図書は返却棚に戻して担当者がクリーニングして戻すのか、各自クリーニングして元の位置に戻すのか、などを決めておく必要があります。
紛失や返却遅延への対処も、あらかじめ決めておきたい内容です。書籍の紛失がないように管理し、貸出中の書籍も含めて所在を把握しておけるように、図書管理システムや貸出ノートなどで管理することも検討してみてください。遅延が頻発した場合は社内図書館の利用制限や、紛失時には弁償するといったルールも最初に決めておきましょう。
社内図書館を設けるメリット
社内図書館を設ける具体的なメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
メリット①：新しい知識を取り入れやすい
話題の本や、興味のある業界誌などがあっても、わざわざ図書館に足を運ぶ時間が確保できない社員にとって、社内図書館は大変魅力的な場所です。休憩中に気になっている本を気軽に手に取ることができれば、気分転換はもちろん、仕事へのモチベーションをアップさせる効果も期待できます。
メリット②：出社意欲につながる
「社内図書館がオフィスにある」ということが、社員のモチベーションを高め、出社意欲につながります。
新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークが定着したものの、仕事の進捗や社員のモチベーション管理に課題を感じている企業も多く、解決を模索するなかで現在注目されているのが、出社したくなるオフィスづくりです。社員の知的好奇心を満たし、自己研磨に役立つだけでなく、メンバーとのコミュニケーションの場ともなる社内図書館の存在は魅力的なものとなり、出社したくなるオフィスづくりに一役買っています。
メリット③：生産性アップに役立つ
社内図書館の本をきっかけに、上司と部下の間で共有できる情報が増えることで信頼関係が構築されます。
上司と部下、同僚同士のつながりが深くなる効果も期待できるでしょう。こうした関係性構築が、最終的には生産性向上にも結びつくのです。
社内図書館でのコミュニケーションは生産性・業務効率向上につながる
本を介したコミュニケーションの場となる社内図書館は、対面でのつながりを持ちにくかったコロナ禍を経て、福利厚生の一環として注目されています。社内図書館は、さまざまな人の興味や関心、成長意欲を後押しするだけではなく、人と人をつなぐ場所となります。
オフィスに社内図書館の設置を検討している企業の担当者の方は、ぜひリリカラにご相談ください。
出典：公益社団法人日本複製権センターJRRC「企業内図書館での複製行為を「図書館等における複製（31条）」の範囲内で適用している。」
出典：デジタル庁「著作権法三十一条」
