オフィス移転が決定し、突然オフィス移転プロジェクトの担当者に任命されたらどうしますか?
「いつから準備すればよいかわからない」「何から手をつけたらよいのかわからない」と困ってしまう方が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、多くの企業様のオフィスづくりに携わったリリカラが、オフィス移転時に担当者がやるべきことや押さえておくべきポイントをご紹介します。
オフィス移転全体の流れ
住まいの引越しとは異なり、オフィス移転でのタスクは実に多岐にわたります。
計画通りにオフィス移転を実現するためには、それぞれのフェーズで抜け漏れのないようにタスクを書き出しておく必要があります。
タスクを整理するために、まずはオフィス移転全体の流れを把握しておきましょう。
移転の規模・人数により期間は異なりますが、一般的に以下のような流れで進みます。
上記の流れを踏まえて、移転前・移転後でやるべきことを確認していきましょう。
オフィス移転でやること【移転前】
移転の目的を明確化させる
オフィスの移転は働き方を見直す絶好のチャンスです。
移転が決定したら、まずは移転の目的・コンセプトを明確にし、移転して何を実現したいかを検討しましょう。
また、新オフィスだけでなく、現在入居しているオフィスの解約手続きも並行して進めなければいけません。解約日・移転日から逆算して、大まかなスケジュールを計画します。
【チェック項目】
□ 移転目的の設定
□ 現状調査、各部門ヒアリング
□ 新オフィスの物件探し
□ 現状オフィスの解約手続き
□ 原状回復工事の確認
□ 概算コストの算出
point
- オフィスの解約手続きは、一般的に6か月前の申し出が必要となるため、賃貸借用書を確認し、全体スケジュールを再度確認しましょう。
- 目的設定のためには、現状のリサーチがとても大切です。各部門へのヒアリングやアンケートを実施し、現状課題の洗い出しをしましょう。
新オフィスのレイアウト検討
移転の目的や現状の課題が明確になったら、いよいよオフィスのデザインやレイアウトを検討します。
設定した移転の目的が達成できるコンセプト、レイアウトになっているかを確認しながらプランニングしていきます。
また、レイアウトを検討していく中で、移転先ビルの工事区分・工事条件も改めてっかりと把握しておくことをおすすめします。
ビルによっては、ビル指定業者が実施する工事範囲（＝B工事）が決められているため、限られた予算・スケジュールで実施するためにも移転先の工事区分は事前に確認しましょう。
【チェック項目】
□ プロジェクトメンバーの選任
□ マスタースケジュールの作成
□ 工事区分・工事条件の確認
□ オフィスコンセプトの策定
□ レイアウトプランニング
□ 何を新規購入・廃棄・リース契約するか、洗い出し
□ 新オフィスでの社内運用ルール策定
point
- プロジェクトチームを結成して取り組むことがおすすめです。総務以外のメンバーにも参加してもらい、各部門の声を拾い上げることでよりよいオフィス構築ができます。
- オフィスレイアウトは、設定した目的・抽出した課題がクリアできているかを確認しながら検討しましょう。
また、新オフィスでのルールも策定し、移転後すぐに新しい働き方へスムーズに移行できるよう準備することが大切です。
関連コラム：
工事区分とは？A工事、B工事、C工事について
引越し準備
新オフィスへの引越し作業は社内の協力が不可欠です。
社員全員に対して事前に説明会を実施し、いつまでに何をやって欲しいかをアナウンスしておきましょう。
【チェック項目】
□ 引越しスケジュールの作成
□ 共有物梱包の役割分担
□ 移転物品、残留物品、廃棄物リストの作成
□ 引越し説明会の実施
□ 引越し当日の作業分担
□ 印刷物、名刺、印章等の住所変更準備
point
- ナンバリング方法、不要品回収日のアナウンス、工事期間中の注意事項など、 いつまでに何をやらなければいけないかをしっかり周知しましょう。
- 引越し当日のスケジュールと各自の役割もしっかり確認しておきましょう。
オフィス移転でやること【移転後】
移転作業が完了してもまだ終わりではありません。旧オフィスの原状回復工事も忘れずに進めていきましょう。
また、新オフィスでの運用ルールを社内に共有する時間を設定し、社員全員に新オフィスでのルールを浸透させましょう。
【チェック項目】
□ 新オフィスで不足しているものはないか
□ 旧オフィスの原状回復工事
□ 登記変更・各種届出の申請
□ 新オフィス使用方法のオリエンテーション実施
point
- 移転が完了したら、新オフィスの使用方法のオリエンテーションを実施し、社員全員に「共有・共感」「自分ごと化」してもらうことが大切です。
- オフィスは“つくって終わり”ではありません。時代や社会の変化と共にオフィスの在り方も変化します。日々課題をすい上げてPDCAを回し、よりよい働き方を目指しましょう。
【まとめ】チェックリストを活用しよう
いかがでしたでしょうか。
オフィス移転において担当者がやるべきことは実に多岐にわたります。それぞれのフェーズでやるべきことを書き出しておくことで、抜け漏れなく、効率的にプロジェクトを推進できます。
リリカラでは、移転の際にご活用いただけるチェックリストをご用意しております。
要件整理段階〜移転完了までのタスクを細かくリストアップしておりますので、下記よりぜひお気軽にダウンロードしてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
