オフィス移転を検討しているものの、いざ実行するとなると段取りがわからない方は多いのではないでしょうか。
契約周りも含めてオフィス移転で確認すべきことは多岐にわたります。可能な限り担当者の業務負担を軽くするためには、事前に移転の流れやポイントを把握することが大切です。
この記事では、オフィス移転の具体的な手順や、負担軽減に役立つコンサルティングサービスをご紹介します。
目次
オフィス移転コンサルタントとは
スケジュールやコストの管理、移転先のレイアウト設計、オフィス家具の手配など、担当者はオフィス移転の際に幅広いタスクをこなさなくてはなりません。
「オフィス移転コンサルタント」とは、企業がオフィスを移転する際に、お客様と同じ目線で予算やスケジュールの管理、業者アサインなど代行し、プロジェクトを成功へと導く専門家のことを指します。
一般的に、オフィス移転は頻繁に経験するものではありません。そのため、何から始めればいいのか、どこから情報を得ればいいかわからず不安を抱える担当者も多いのです。
オフィス移転の経験が少ないが、スムーズかつ効率よくオフィス移転を進めたいという担当者は、まず専門のコンサルタントに相談することをおすすめします。
自社だけでオフィス移転をする方法
もしもコンサルタントに依頼せずオフィス移転を自社だけで完結させる場合、どのようにプロジェクトを進めるのでしょうか。大まかな流れを確認しましょう。
1.移転先の決定と現在のオフィスの解約
まずは、オフィスの移転先を決定します。移転先を選定する際は、経営者を交えて話し合い、「移転する目的」を明確にしましょう。
例えば、社員規模が大きくなってオフィスが手狭になった場合は、「広さ」を基準に探す必要があります。ブランディングが目的であれば、目指すブランドイメージに適した地域の物件を検討すべきです。
また移転にともない、現在のオフィスは解約しなければいけません。適切なタイミングで解約できるよう、早い段階で契約書の内容に目を通しておきましょう。
2.デザインやレイアウトの決定
移転先が決まったら、オフィスのデザインやレイアウトなどを考えます。この工程では、社員の意見がまとまりづらいので注意が必要です。
社員から出たアイデアをできるだけ多く採用したのは良いものの、「完成したオフィスはデザインの統一感がない」といったことになりかねません。
最初に決めた「移転する目的」をもとに、空間コンセプトや導入するオフィス家具など、ニーズに沿ったデザインやレイアウトを検討しましょう。
3.内装工事
移転先や理想のデザイン・レイアウトが決まったら、いよいよ内装工事です。滞りなくオフィス移転を進められるよう、内装やネットワーク設備工事の業者を手配します。
内装工事といいつつも、図面作成やネットワーク環境整備など、工事会社によって得意な領域が異なります。依頼する内容を整理し、適切に施工してくれる業者に依頼しましょう。
4.引越しと手続き
オフィスの移転先や工事内容がある程度決まったタイミングで、社員やクライアントに対してオフィスを移転する旨を周知します。
特に社員に対しては、オフィス移転の理由を丁寧に伝えます。なかには「移転後のオフィスが遠くなる」といった理由で、モチベーションが下がる社員もいるかもしれません。そのような社員に配慮しましょう。
移転完了後には、法務局や税務署などに書類を提出する必要があります。提出期限が設定されている書類もあるため、漏れがないように細心の注意を払いましょう。
オフィス移転コンサルに依頼するメリットとデメリット
このように、社内でオフィス移転業務をすべて行うと大変な労力がかかります。オフィス移転コンサルを活用することで上記の負担を軽減することが可能です。
ここからは、オフィス移転コンサルに依頼するメリットとデメリットをお伝えします。
オフィス移転コンサルに依頼するメリット
オフィス移転コンサルに依頼するメリットは、専門家の観点からアドバイスを受けられることです。
オフィス移転にあたって、「最適な移転先が見つからない」「デザインやレイアウトの決め方がわからない」など、さまざまな課題が出てくるでしょう。そのような場合に、コンサルタントから適切なフォローを受けられます。
また、移転にともなう手続き周りもコンサルタントに任せられるため、書類の提出漏れなどを防ぐことが可能です。
オフィス移転コンサルのデメリットや注意点
オフィス移転コンサルに依頼するデメリットとしては、費用が想定より高くなる場合があることが挙げられます。
コンサルタントに依頼する場合は報酬の支払いが必要となりますが、なかには想定以上に高額になる場合があります。
トラブルを避けるため、報酬形態や全体でかかるコスト、信頼できるコンサルタントかどうかを事前に確認しましょう。
コンサル会社の選び方のポイント
つづいて、信頼できるコンサルティング会社を選定する際のポイントをお伝えします。
自社が重視する領域が得意な会社を選ぶ
オフィス移転にあたって、会社ごとに「ここを重視したい」という条件の優先順位があるでしょう。その領域を得意としている業者を探すのがポイントです。
例えばデザインにこだわりたいのであれば、オフィスデザインを得意とする業者を選定しましょう。
オフィス移転の実績が豊富な会社を選ぶ
オフィス移転の実績が豊富な会社は、その分信頼度が高いといえます。依頼前に業者のホームページなどから、オフィス移転の実績や事例を確認しましょう。
可能であれば業者に問い合わせ、依頼したい内容や理想のオフィスのイメージをすり合わせておくとより安心です。
リリカラのプロジェクトマネジメントがおすすめ
企業のオフィス移転を手がけるリリカラは、コンサルティングサービスも提供しています。
内装工事を例に挙げても、設計事務所や施工会社、家具メーカーなどとのやり取りや契約が必要です。リリカラに依頼することで、これらの窓口を一本化でき、計画通りのスムーズなプロジェクト推進ができるでしょう。さらに設計要件の整理からスケジュール管理、業者選定、現場の管理や完了後のサポートに至るまで、幅広い業務をきめ細かにフォローします。
また、オフィス移転は引越ししただけで完了ではありません。定期点検やクリーニングなどのメンテナンス、課題に寄り添った運用サポートを行うことで、アフターサービスの充実も図っています。
リリカラはオフィス移転やリニューアルのパートナーとして、これまで3万件以上の実績がございます。「何から始めればいいか分からない」などのご相談も承っていますので、オフィス移転が決定したら、ぜひ一度リリカラのプロジェクトマネジメントをご検討ください。
コンサルタントを活用してスムーズにオフィスを移転
オフィス移転業務は非常に多岐にわたり、膨大な工数と時間がかかります。移転の経験が少ないなかで、自社のみで完結させようとすると、タスクの漏れや通常業務を圧迫するといった影響も否定できません。
必要に応じて実績あるコンサルティング会社に依頼することで、スケジュールや予算管理、窓口業務を補助してもらうことが可能です。スムーズなオフィス移転だけでなく、担当者の負担軽減といったメリットも得られるでしょう。
リリカラは、オフィス移転を数多くサポートしてきた実績あるコンサルティングサービスを提供する会社です。経験をもとに丁寧な対応を行い、お客様のプロジェクトをサポートします。
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