オフィス移転は、物件探しや契約、レイアウト設計、業者の手配など、さまざまな業務が発生します。通常業務と並行して進める必要があるため、担当者の負担が大きくなりがちです。
そこで活用したいのが、オフィス移転コンサルです。専門的な知識やノウハウを持つコンサルタントに依頼することで、移転業務の負担を軽減し、スムーズに進められます。 本記事では、オフィス移転コンサルに依頼するメリットや、依頼する会社の選び方について解説します。
▲オフィス移転の全プロセスを可視化｜【ガントチャート付き】移転チェックリスト
目次
オフィス移転コンサルタントとは
オフィス移転コンサルタントとは、オフィス移転やリニューアルプロジェクト全体の計画・進行管理や業者選定を支援し、プロジェクトを成功へ導く専門家のことです。
一般的に、オフィス移転は頻繁に経験するものではありません。そのため、「何から始めればいいのか」「どこから情報を得ればいいか」がわからず不安を抱える担当者も多いのが実情です。経験が少ない中でスムーズかつ効率よくオフィス移転を進めたい場合は、まず専門のコンサルタントに相談することをおすすめします。
オフィス移転コンサルに依頼するメリット
コンサルタントへの依頼には、「専門的助言」「業務負担の大幅削減」「スケジュール遵守」「移転後の運用定着」という4つの大きなメリットがあります。
社内で移転業務を行う場合と比較した際の具体的なメリットを解説していきます。
専門的なアドバイスを受けられる
オフィス移転をコンサルタントに依頼する最大のメリットは、専門家からアドバイスを受けられることです。
移転プロジェクトでは、「最適な移転先が見つからない」「デザインやレイアウトの決め方がわからない」など、様々な課題が発生します。コンサルタントに依頼すれば、こうした課題に対して専門的な知識や経験をもとに解決策を提案してもらえます。
また、移転に伴う各種手続きについてもサポートを受けられるため、手続きの漏れや不備を防ぎやすくなります。
業務負担を削減できる
コンサルタントは、オフィス移転のスケジュール管理、業者選定、レイアウト設計、コスト調整といった計画策定から実施まで幅広くサポートします。これにより、担当者の業務負担は軽減し、本業に専念しながら移転プロジェクトを進めやすくなります。
スケジュールに沿った移転ができる
移転計画をスケジュール通りに進めるだけでなく、移転後のスムーズな運用開始まで見据えて計画を立ててもらえるため、業務への影響を最小限に抑えることができます。
移転後のアフターフォローが受けられる
コンサルタントを活用することで、移転後もサポート体制を整えられます。ITインフラの不具合対応やレイアウトの見直しなど、移転後に発生する課題についてもサポートを受けられるため、新しいオフィス環境をスムーズに運用しやすくなります。
オフィス移転の流れ
オフィス移転は大きく分けて「移転先決定・解約」「デザイン・レイアウト確定」「内装工事」「引越し・手続き」の4つのフェーズで進行します。
オフィスの移転先の決定・旧オフィスの解約手続き
まずは、オフィスの移転先を決定します。候補先を選定する際は、「移転する目的・方向性」「オフィスのコンセプト」「将来のあるべき姿」を明確にすることが重要です。
例えば、従業員数が増えてオフィスが手狭になった場合は、「広さ」を基準に探す必要があります。ブランディングが目的であれば、目指すブランドイメージに適した地域の物件を検討するとよいでしょう。
また、移転にともない、現在のオフィスは解約する必要があります。適切なタイミングで解約できるよう、移転プロジェクト開始後、できるだけ早い段階で契約書の内容、特に解約予告期間に目を通しておきましょう。
レイアウトの確定
移転先が決まったら、オフィスのデザインやレイアウトを検討します。この工程では、社員からさまざまな意見やアイデアが出るため、それらをどのように取り入れるかが重要です。
社員から出たさまざまなアイデアをすべて取り入れると、「完成したオフィスに統一感がない」といった事態になりかねません。そこで、移転の目的やコンセプトをもとに、空間デザインやオフィス家具など、自社のニーズに合ったデザインやレイアウトを検討する必要があります。
内装・電気・通信・空調工事
移転先や理想のデザイン・レイアウトが決まったら、内装工事へ進みます。滞りなくオフィス移転を進められるよう、内装やネットワーク設備工事の業者を手配します。
工事業者によって、対応できる工事や得意とする分野は異なります。図面作成や内装工事、ネットワーク環境の整備など、必要な業務を整理したうえで、自社の要件に対応できる業者を選定しましょう。
引っ越し・各種手続き
オフィスの移転先や工事内容がある程度決まったタイミングで、社員やクライアントに対してオフィスを移転する旨を周知します。社員の中には「通勤時間が長くなる」といった不安や負担を感じるケースもあるため、オフィス移転の理由は丁寧に伝えることが大切です。
移転完了後には、法務局や税務署などに書類を提出する必要があります。提出期限が設定されている書類もあるため、漏れがないようにリスト化して管理しましょう。
オフィス移転を効率的に進めるポイント
効率的な移転には、「プロジェクトチームの発足」「6〜12か月前からのスケジュール策定」「早期のインフラ手配」の3点が不可欠です。
煩雑な移転作業をスムーズに進めるための具体的ポイントを解説していきます。
移転プロジェクトチームを立ち上げる
オフィス移転を成功させるためには、移転プロジェクトを担当するチームの存在が重要です。担当者を明確にすることで役割分担が明確になり、意思決定のスピードが向上し、トラブルの防止につながります。
移転プロジェクトでは、以下のような役割を設けておくと、業務分担がしやすくなります。自社の規模や体制に合わせて、担当者を決めていきましょう。
- 全体を統括するプロジェクトマネージャー（PM）
- 契約・各種手続きや社内調整を担う総務担当
- ネットワークやITインフラを担当するIT担当
- レイアウトやオフィス環境を担当するデザイン担当
スケジュールを立てて余裕をもって進める
オフィス移転を成功させるには、余裕を持ったスケジュール設計が重要です。一般的に移転日の6〜12か月前から、物件選定、契約、レイアウト設計、IT環境整備などを段階的に進めます。
さらに各工程に1〜2週間の予備期間を設けることで、契約交渉の遅れや工事の遅延などの予期せぬトラブルにも柔軟に対応できるようになります。
早めのインフラ整備や荷物整理
オフィス移転においてITインフラ・通信環境の整備は、業務の継続に直結する重要な要素です。特にインターネット回線の手配は開通まで時間がかかる場合があるため、早めに手配しておく必要があります。
移転後すぐに業務を再開できるよう、PC・プリンターの移設、Wi-Fiなどの通信環境、社員が利用するIT環境の整備も計画的に進めましょう。
▲オフィス移転の全プロセスを可視化｜【ガントチャート付き】移転チェックリスト
オフィス移転コンサルタントのデメリットや注意点
主なデメリットは「コスト発生」「意向の不一致」「社内意識の希薄化」の3点ですが、これらは事前の対策で最小化可能です。
コンサル依頼時に注意すべき点とその解決策について詳しく解説していきます。
コストがかかる
コンサルタントへの依頼費用は、プロジェクトの規模や複雑さによって変動します。コスト増を避けるために、社内リソースで対応可能な部分は自社で行い、専門的な知識が必要な工程や難易度の高い業務に絞って依頼する方法があります。
一方で、オフィス移転コンサルによる業者選定や価格交渉のサポートによって、工事費や什器購入費などを抑えられる場合もあります。依頼費用だけで判断せず、業務負担の軽減やコスト削減効果も含めた費用対効果で検討することが大切です。
自社の意向と異なる可能性
社内の意見やフィードバックがコンサルタントに十分に伝わっていない場合、提案内容が自社の文化や働き方と合わなくなることがあります。
こうしたミスマッチを防ぐためには、すべてをコンサルタントに任せるのではなく、定期的にフィードバックの場を設け、双方の認識をすり合わせることが重要です。
社内の移転に対する意識が薄れる
移転計画をコンサルタントに一任することで、社内担当者や社員がプロジェクトに関与する機会が減り、「会社側で決められたこと」と受け取られる可能性があります。
コンサルタントに依頼する場合でも、社内アンケートの実施やプロジェクトチームへの参加を通じて、社内担当者が主体的に関与し続ける体制を作ることが、移転後の満足度を高めるポイントです。
オフィス移転コンサル会社の選び方のポイント
コンサルティング会社選びでは、「法令知識」「明朗会計」「得意領域との合致」「豊富な実績」の4点を必ず確認しましょう。
失敗しないパートナー選びの基準を詳しく解説していきます。
法令や条例の知識があるか
オフィス移転には、建築基準法、消防法、労働基準法など、様々な法的規制が関わります。コンサルタントに十分な法的知識がないと、不適切な設計や手続きにより、後から是正工事が必要になるなどのリスクが生じます。法令遵守（コンプライアンス）の観点からも、専門知識を有する会社を選ぶことは必須条件です。
明朗会計であるか
移転プロジェクトでは複数の業者との契約が発生し、費用構造が複雑になりがちです。料金体系が透明でわかりやすい業者を選ぶことがトラブル防止につながります。
見積もりの段階で費用の内訳が明確であり、「どのような場合に追加費用が発生するか」を事前に説明してくれる業者を選定することをおすすめします。
自社が重視する領域が得意な会社を選ぶ
コンサルティング会社にも得意・不得意があります。自社が移転において何を重視するかを明確にし、その領域に強みを持つ会社を選定するのがポイントです。
オフィス移転の実績が豊富な会社を選ぶ
実績数は信頼の証です。依頼前にウェブサイト等で過去の事例を確認しましょう。特に、自社と同規模・同業種の移転実績がある会社であれば、業界特有の課題やニーズを理解している可能性が高く、安心して依頼できます。
オフィス移転コンサルティングの事例紹介
不動産仲介からオフィス構築までをワンストップで依頼することで、一気通貫した迅速な対応で移転と理想のオフィス空間を実現可能です。
リリカラが実際にサポートした成功事例をご紹介します。
不動産仲介からオフィス構築までワンストップでサポート
ソフトウエア開発を行うレイシスソフトウエアーサービス株式会社様は、移転決定から新オフィス開設までの期間が短期であったため、不動産仲介からオフィス構築まで一貫してサポート可能なリリカラにご依頼いただきました。
オフィスデザインは、こだわりたいポイントに合わせて予算の使い方を工夫し、お客様ご希望の家具やデザインで統一しました。お客様からは「不動産仲介からオフィス構築までをお願いし、スムーズに進みました。実現したいことを全部叶えられて、大変満足しています」という評価をいただいています。
リリカラのワンストップサービスがおすすめ
リリカラのワンストップサービスなら、多数の業者窓口を一本化し、計画から運用までを一貫してサポート可能です。
オフィス移転には、多岐にわたる業者との調整が必要です。リリカラでは、自社での対応はもちろん、必要に応じてさまざまなパートナー企業とも連携し、移転プロジェクト全体をサポートします。窓口を一本化することで、業者間の調整や情報伝達にかかる負担を軽減し、スムーズな移転を実現します。
設計要件の整理からスケジュール管理、適正な業者選定、現場管理に至るまで、幅広く対応が可能。自社だけでは対応が難しい専門領域についても、適切なパートナー企業と連携して支援します。移転完了後もメンテナンス、運用サポートを提供しており、長期的なパートナーとして貴社のオフィス環境を支えます。
よくある質問
Q. オフィス移転コンサルには、どのような業務を依頼できますか？
移転計画の策定、スケジュール・コスト管理、物件選定、レイアウト設計、業者選定、移転後の運用支援など、会社によって対応範囲が異なります。
Q. オフィス移転コンサルへの依頼費用はいくらですか？
プロジェクトの規模や依頼する業務範囲、コンサルティング会社によって異なります。見積もりを取り寄せて、対応範囲と費用を比較することが大切です。
Q. オフィス移転コンサルには、移転のどの段階から依頼すればよいですか？
移転先の選定や計画策定など、できるだけ早い段階で依頼することで、スケジュール管理やコスト計画を含めたサポートを受けやすくなります。
まとめ
慣れないオフィス移転を成功させるには、コンサルタントの活用が有効です。自社の課題やニーズに合ったパートナーを選び、計画的に進めましょう。
オフィス移転業務は非常に多岐にわたり、膨大な工数と時間を要します。経験が少ない中で自社のみで完結させようとすると、タスク漏れや担当者の負担増加、通常業務の圧迫といったリスクが高まります。
実績ある会社に依頼することで、プロジェクト全体の進行管理、窓口業務の代行が可能となり、担当者の負担を軽減しつつ、スムーズな移転を実現できます。
リリカラは、創業以来30,000件以上の実績を持つオフィス移転・リニューアルのプロフェッショナルです。「何から始めればいいか分からない」という段階からのご相談も承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
