はじめてのオフィス移転で「何から始めていいのかわからない・・」と不安に感じる方は多いのではないでしょうか。
そこで本コラムでは、オフィス移転初心者の方でも安心して取り組めるよう、どの時期に何をするのかを整理しながら解説していきます。
初めての移転プロジェクトで、「抜け漏れはしたくない」「やり残しがないか不安」という方におすすめのコラムです。是非一緒に移転の流れを予習し、いざというときに安心して取り組めるようにしておきましょう。
こちらのチェックリストもぜひご活用ください。
目次
現在入居しているオフィスでのチェックリスト
まずは現在入居しているオフィスビルの契約状況の確認作業からスタートです。契約状況に応じて「いつ退去できるか」やオフィスを入居した時の状態に戻す「原状回復工事」の内容を確認していきます。
現オフィスの契約内容を確認
オフィスビルを退去する際、一般的に退去する6か月前に管理会社に解約通知を出す必要があります。新オフィスへの入居可能時期からスケジュールを逆算し、どのタイミングで解約通知を出すのが適切かしっかりと確認しておきましょう。（※入居しているビルによって異なるため、事前確認は必須です）
オフィス移転における大まかなスケジュールはこちらです。規模によって異なりますが、こちらを参考にしてください。
現オフィスの原状回復工事の確認
オフィスを借りたときと同じ状態に戻す工事を「原状回復工事」と呼び、原状回復工事は法律で定められている義務です。新オフィス構築に注力してしまいがちですが、原状回復工事も業者に依頼し、現地調査・ビルとの打合せ、見積徴収という一連の作業が必要になります。
例えば、「蛍光灯の交換」や「壁の塗装」などの作業は誰がやるの？どこまでやるの？といったかなり細かい確認が必要になります。この確認を怠ると費用負担等でトラブルになるケースもあるため、未然に防ぐために業者を含めてしっかりと確認することをおすすめします。
工事区分や原状回復工事について詳しく知りたいという方は、ぜひこちらの関連コラムをご参考ください。
関連コラム：
・工事区分とは？A工事、B工事、C工事について
・【徹底解説】オフィスの原状回復工事の範囲は？トラブルを避けコスト削減につなげるポイントとは
【知っておきたいオフィスの知識】工事区分の確認とは？
オフィスの工事にはA工事、B工事、C工事という工事区分があり、それぞれ発注者と費用負担者が異なります。原状回復工事において、どの工事を誰が請け負うのかがとても重要になってきます。先に述べた契約内容の確認と合わせて、原状回復工事の工事区分を確認し、テナント負担となる工事項目をしっかり把握しておきましょう。
新オフィス構築のチェックリスト
いよいよ新オフィスの準備を進めていきます。こちらのフェーズはタスクが非常に多岐に渡り、プロジェクトに関わる人数も増えるため担当者の業務負担も大きくなります。ただ、オフィス移転は企業が抱える課題を解決する絶好の機会でもあります。より快適に働けるオフィスを完成させるため、やるべきことをしっかりと確認し進めていきましょう。
移転目的を明確にする
まずは移転の目的を整理していきましょう。「入居ビルの都合で」「コミュニケーションが活性化するオフィスにしたい」「心身が健康に働けるオフィスにしたい」「人員が増加し手狭になった」など、移転の理由は企業によって様々だと思います。
しかし“移転の目的”が曖昧なままでは、プロジェクトが失敗に終わってしまう可能性があります。
プロジェクトが本格始動する前に、「なぜオフィスを移転するのか」「移転後に実現したい働き方はどんなものか」など、目的を明確にしておくことがとても大切です。
まずは社内で移転プロジェクトメンバーを募り、新オフィスに必要な要素を洗い出すこともおすすめです。その際はなるべく各部門からメンバーを選出し、部門を超えてオフィス移転を自分ごと化させると良いでしょう。
新オフィスの物件探し
オフィス移転の目的明確化と並行し、新オフィスの“箱”となるビル探しを進めます。
広さはどのくらいがいいか、賃料はどのくらいか、場所はどこがいいか、周辺施設の環境はどうかなどを考慮しながら、理想の働き方を実現できるビルを選定しましょう。
広さの目途を立てる際は、会社として出社率を何％に設定するのか、在宅と出社を組み合わせたハイブリットワークを採用するかなど、【出社率】と【働き方】も考慮し、必要面積を算出するとよいでしょう。スペースシュミレーションも可能ですので、お困りの方はぜひご相談ください。
また、賃料や立地と合わせて、オフィスデザインの観点からビル選定の際のポイントをご紹介します。ビル形状によるオフィスレイアウトポイントとしてフロアイメージを大きく3つにわけて考えてみます。
●ビル形状によるオフィスレイアウトのポイント
１）長方形型
長方形型でビル共有部が左右どちらかにある場合、ミーティングルームなどの個室をまとめてレイアウトすることで、ワークスペースを広く確保することが可能です。
２）ロの字型
通路となるメイン動線をビル共有部側もしくは窓側に設け、オフィス内を回遊できるレイアウトにすることがおすすめ。動線の近くにコミュニケーションエリアを設けることで、偶発的な会話創出に繋がります。
３）L字型
見通しが悪いので、フロアの角にコミュニケーションエリアを設けることがおすすめ。左右の部門が集い、交流が生まれるきっかけにもなります。
レイアウトをイメージしながらビルを選定できれば、理想の働き方へ一歩近づきます。最適な面積やオフィスレイアウトのシュミレーションが可能な会社に依頼すると良いでしょう。
弊社リリカラでも対応可能ですので、お困りの際はぜひご相談ください！
▼リリカラのオフィスビル選定サービスについてはこちら
https://www.lilycolor.co.jp/ss/service/office/
現状オフィスの調査
新オフィスのレイアウトを考えはじめる前に、現在入居しているオフィスの状況や社員の感じている課題を抽出し、新オフィス構築に必要な条件の洗い出し作業をします。
- 会議室は今の数で足りていますか？
- 現在のオフィスに足りないと感じることは何ですか？
- どんなオフィスで働きたいですか？ など
出てきた課題や要望を把握し、新オフィスのレイアウトプランニングに活かしていきましょう。調査のやり方については社内でアンケートを実施するもよし、リサーチや働き方のコンサルティングが可能な会社に相談してみることもおすすめです。
新オフィスのレイアウトプランニング
いよいよオフィスのレイアウト検討フェーズに突入です。
① 基本設計 – コンセプト・ゾーニング策定と設計要件の整理
ヒアリング・リサーチを通して、設定した移転目的を達成するためにはどのような働き方がいいのか・どのようなオフィスが必要かを考え、デザインコンセプトの立案やゾーニングプランを進めていきます。
【知っておきたいオフィス知識】ゾーニングって何？
ゾーニングとは、空間を用途に分けて考えることです。
オフィスレイアウトにおけるゾーニングでは、受付・会議室・来客スペース・執務スペース・リフレッシュスペース・サーバー室など、業務に必要なエリアをざっくりとレイアウトしていきます。どのエリアにどの程度のスペースが必要かというあたりをつけていくことでオフィスを最適化していきます。
② 実施設計 – 具体的なレイアウトプランを検討
おおよそのゾーニングがきまると、具体的な設計へ移ります。レイアウトする際に必要な情報をもとに、詳細なレイアウト図の作成・家具の選定をはじめとするインテリアコーディネートを進めていきます。
【基本的な設計要件の例】
● 出社率の設定
● 座席数（ワークポイント）は何席必要か
● ロッカー（収納）はどの程度必要か
● 個室（会議室）がどの程度必要か など
レイアウトの決定と並行し、ビル工事業者との打ち合わせや工事業者定例を進めていきます。工事に関わる業者が集まって工事スケジュールの確認や進捗共有をし、工事の円滑な進行を図ります。
猫の手もかりたい・・・パートナーとなってくれる「業者選び」が大切
各工事業者との調整、専門用語が飛び交う業者定例への参加、リサーチと設計要件の検討、社内の調整、工事届・消防届などの申請関係など・・・通常業務と兼任されることの多い担当者の方にとって、移転プロジェクトにパートナーとして伴走し、全体の管理をしてくれるプロジェクトマネージャーの存在が必要不可欠です。
ご移転の規模が大きければ大きいほど業務が多岐にわたるので、プロジェクトマネジメント(PM)が可能な会社を選ぶことをおすすめします。
プロジェクトマネジメントって何をしてくれるの？という方は、リリカラのプロジェクトマネジメントサービスページをご覧いただき、参考になさってください。
▼プロジェクトマネジメントって何ができる？ – リリカラのプロジェクトマネジメントサービス
https://www.lilycolor.co.jp/ss/service/management/
③ その他庶務（住所変更に伴うタスク）
移転後スムーズに業務を継続できるように、住所や電話番号の変更に伴う各種行政手続きの確認や印刷物・名刺の手配準備、WEBサイト情報の更新準備なども余裕をもって進めておきましょう。
また、ウォーターサーバーなどリース契約しているものも専門業者への確認と手続きを忘れない様に注意しましょう
工事期間～引越し完了
いよいよ工事期間に入ります。プロジェクトマネージャーや工事管理担当者と連携し、工事スケジュール通りの実施・完了を目指します。
各種工事の実施
内装、電気、電話、空調、照明、家具の納品など、オフィス構築に必要な各種工事の実施期間です。工事の際に担当者の立ち会いが必要かどうかや、鍵の受け渡し方法を予め確認しておきましょう。
引越し準備
決まった引越し日までに、荷物をすべて箱詰めします。個人の荷物は自分でまとめてもらうので、社員全員の協力が必要不可欠です。余裕をもって梱包ルールを周知しておきましょう
また、移動先に番号を割り当てたナンバリング図を作成し、段ボールに貼るラベルに移動先のナンバーを書いてもらうことで、当日スムーズに作業ができます。
各種検査・引越し作業
一般的に、オフィスの工事が無事完了したら、図面や仕様書通りに仕上がっているかどうかという品質のチェックと、不備や問題がないかのチェックをする施主検査があります。移転の担当者になった場合、施主検査には施主として立ち会い、必要に応じて改善や修正の指示をします。
※施主検査は工事の段階によって複数回行われる場合や、規模や工事内容によっては省略されるケースもあります。
検査が無事に完了したら、いよいよ新オフィスに引越します。引越し業者が予めナンバーをふった段ボール・荷物をナンバリング図の通りに運んで配置します。
これでようやく新オフィスへの移転作業が完了となります。
移転完了後
新オフィスへの移転が完了！と安心したいところですが、オフィス移転はこれで終わりではありません。空っぽになった旧オフィスの原状回復工事を進めます。
旧オフィスの原状回復工事の実施
冒頭でもご紹介しておりますが、原状回復工事とは“借りたときと同じ状態に戻す工事”のことです。原状回復工事の詳細はこちらのコラムで徹底解説をしておりますのでぜひご一読ください。
関連コラム：
【徹底解説】オフィスの原状回復工事の範囲は？トラブルを避けコスト削減につなげるポイントとは
社内通知・申請
移転完了後の庶務として、既存の取引先や関係者、クライアントなどに移転日、新オフィスの住所、連絡先など、新オフィスの情報をお知らせする作業があります。
また、事前に準備しておいた住所変更後の印刷物や名刺、WEBサイトなどの情報も忘れずに更新していきましょう。
運用・社内アナウンス
社内運用マニュアルを準備・活用し、新オフィスでのルールを改めて周知します。移転からしばらく期間が経過したタイミングで、再びアンケートをとり社員の満足度を調査することをおすすめします。オフィスをつくっておわりにせず常にPDCAを回し、社員がより快適に働けるオフィス環境を目指しましょう！
オフィス移転に関するお役立ち資料
ここまで読んでいただき、オフィスの移転のイメージは掴んでいただけましたでしょうか？
ご紹介した内容以外にも細かいタスクは沢山あります。抜け漏れがないようチェックリストでタスク管理することがおすすめしますので、ぜひこちらの資料をご活用ください。
オフィス移転チェックリストリスト
オフィス移転プロジェクトにおいて要件整理フェーズから移転完了・運用フェーズまで、 移転プロジェクト担当者・総務担当者がやるべきタスクのチェックリストです。
本記事でご紹介した各項目を移転目的の設定から完了後の庶務に至るまでリストアップしておりますので、ぜひご活用ください。
はじめてのオフィス移転ガイド
はじめての移転でも安心して取り組めるように移転の全体流れと、各フェーズでやること・ポイントを詳しく解説しております。まずは「オフィス移転ガイド」を読んで、流れをしっかりと掴みましょう！
最後に
いかがでしたでしょうか？オフィスは“つくっておわり”ではありません。時代や社会の変化とともに、オフィスに求められる役割・機能は変化します。私たちリリカラはお客様に寄り添い、課題に解決に向けてオフィスづくりをワンストップでサポートいたします。お困りの際はこちらからお気軽にお問い合わせください！
最後までお読みいただきありがとうございました！
オフィスづくりお役立ちコラム
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