企業が成長・事業拡大するにあたり、オフィスの移転が必要となることもあります。その意味は単に場所を移すことだけではありません。企業がオフィス移転を検討する際に、具体的に何を決めて、どのように行動するのが良いのでしょうか。
今回は、オフィス移転を検討されている企業の担当者に向けて、企業がオフィスを移転する理由や移転の流れ、オフィス移転を成功に導くポイントをご紹介します。
目次
企業がオフィスを移転する理由6選
企業のオフィス移転にはさまざまな要因があります。ここでは、一般的なオフィス移転の理由を6つ見ていきましょう。
1.従業員の増減
1つ目のよくある理由は、社員数の増加です。 企業が成長すると一般的に社員数が増えますが、この変化に対応するために、オフィススペースも最適化する必要があります。
反対に、事業の縮小や再構築によって、社員数を減らすこともあるでしょう。その場合は、よりコンパクトなオフィスへ移転することになります。
2.新しい働き方への対応
近年の働き方改革やコロナ禍の影響もあり、リモートワークやフレックスタイム制など、新しい働き方が浸透してきました。その関連で、オフィス環境を見直さなければならないケースがあります。
例えば、「オンライン会議がしやすい個室のミーティングスペースを増やす」などの対応が求められるでしょう。
3.人材確保
オフィス環境は、採用の面でも重要な要素です。アクセスが良い魅力的なオフィス環境であれば、それだけで求職者を引きつけることができます。
また、オフィスデザインに企業文化や価値観を反映させれば、求める人材が集まりやすくなることも期待できます。
さらにオフィスを移転することで、既存社員のモチベーションも高められるでしょう。快適な職場環境を作ることで仕事の満足度がアップすれば、社員の定着率向上にも直結します。長期的に見て、会社にとって価値ある人材を確保できるのです。
4.オフィスの集約や分散
複数のオフィスを持つ場合、その配置は運営効率とコミュニケーションの質に大きく影響します。オフィスを1か所に集約すると、コスト削減や社員どうしのコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。
反対に、特定の地域や顧客にサービスを提供するため、オフィスを分散させる戦略もあります。
5.企業のブランディング
オフィスの役割として、訪れるクライアントやパートナーに対し、企業の文化や価値観をアピールするという意味もあります。
例えば、植物を多く取り入れる、使用する家具や内装材にこだわるといった取り組みで、環境配慮へのアピールができます。先端技術を積極的に取り入れたスマートオフィスにすれば、SDGsやイノベーションの取り組みが伝わりやすいでしょう。
6.家賃の適正化
不動産市場の変動などにより、オフィスの賃料が上がってしまうことがあります。また、経営上のさまざまな課題があり、コスト削減を迫られるケースも考えられるでしょう。その解決策として、賃料が低いオフィスに移転する場合もあります。
職場環境や働き方を改善する効果も見込める
オフィス移転は、職場環境を根本から見直し、改善する機会でもあります。新しいオフィスに移ることで、コミュニケーションの活性化や業務効率化、社員のウェルビーイングの促進など、ポジティブな変化が期待できるのです。
以下でオフィス移転によって起こりうる職場環境の変化と、社員や企業にもたらす効果を詳しく解説します。
職場環境の改善
入居から時間が経つほど、従業員数や業務内容、働き方が変化するためオフィスには空きスペース（デッドスペース）が増えやすく、業務フローとレイアウトの乖離が目立つ傾向にあります。
新しいオフィスへの移転をきっかけにレイアウトを再設計し、働き方に合わせた環境を作ることが可能です。
現在は、仕事の内容に合わせて、働く場所を自由に選択できるABWという働き方が求められることも増えました。フリーアドレス席やリフレッシュスペース、集中スペースを設けることでABWを導入しやすくなり、社員のモチベーション向上につながります。
コミュニケーションの活性化
例えば、壁の少ないフロアに移転することで、社員間のコミュニケーションを促進することも可能です。オープンスペースを増やすことで部門間の交流のハードルが下がり、社員同士の何気ない会話が増えるでしょう。
何気ない会話はチームワークを強めるだけでなく、新しいアイデアやイノベーションを生み出す可能性も秘めており、企業にとってのメリットにもつながります。
オフィス移転の流れ
実際にオフィスを移転することになったら、具体的にどのような手順で進めるのでしょうか。オフィス移転の際は、計画から実行、アフターフォローまで、細かいプロセスの管理が求められます。
1.移転計画やコンセプトの立案
まずはオフィス移転の目的を見極めましょう。「なぜ移転が必要か」「移転によってどのような成果が期待できるか」などを定めてください。この段階で、予算やスケジュール、関係者の役割分担もある程度決定します。
移転の目的やコンセプトが固まったら、それに基づいて計画を立てましょう。その際は、新しいオフィスにおける業務の進め方や必要なスペースの種類、現場で働く社員のニーズなど、多くの要素を考慮する必要があります。
2.内装やレイアウトの決定
次に、効果的な内装とオフィスレイアウトを考えましょう。オフィスのデザインは、企業ブランディングや社員の働きやすさに直結する要素です。特に、社員の集中スペースと共有スペースのバランスを取って設計することがポイントです。
3.引越しや家具の手配
つづいて、実際にオフィスを移動する手続きに移ります。
オフィス家具やICT機器の手配、ネットワークの契約など、必要に応じて新しい設備も導入しましょう。
4.関係機関への届出
オフィス移転にともなって、住所変更などの各種届出が必要となります。例えば、法人登記の変更、銀行やビジネスパートナーへの通知、公的機関への届出などが挙げられます。必要な手続きは多岐にわたるため、計画的に進めましょう。
オフィス移転を成功させる重要ポイント
最後に、オフィス移転を成功させるための重要なポイントをお伝えします。これらのポイントを踏まえ、計画的にオフィス移転を行いましょう。
コンセプトや目的を明確化する
オフィス移転の第一歩として、まずコンセプトや目的を明確にしましょう。これらを明確化することで、より具体的な計画を立てやすくなります。その際は、社員のニーズを理解したうえで、企業文化に合わせて計画を進めるようにします。
新たな働き方を考慮する
オフィス移転にあたって、職場の環境が大きく変化することを意識しましょう。なかには、慣れない環境で業務効率が低下する社員が出てくる可能性もあります。適宜ヒアリングを行うなど、一人ひとりが適応できるようにサポートすることが重要です。また、オフィス移転は、新設備や制度を導入する良い機会にもなります。
スケジュールは細かく決める
オフィス移転の際は、各ステップの期日を具体的に設定し、詳細なスケジュールを組みましょう。
また、オフィス移転のプロセスは必要な申請や不確定要素が多いものです。予期せぬトラブルが発生しても対応できるよう、オフィス移転の業者に相談してサポートしてもらうのがおすすめです。
オフィス移転の理由から目的を逆算しましょう
企業がオフィス移転をする理由には、事業拡大や縮小のほか、働き方の変化が挙げられます。実際に移転のプロジェクトを立ち上げてから、引越しが完了するまでにはコンセプト立案やレイアウト決定、関係機関への届出など、スケジュール通りに進めなくてはなりません。
なかでもコンセプトの立案は、プロジェクトの成否に関わる重要な要素です。社員のニーズや企業にとっての課題を明確にしたうえで、コンセプトに盛り込むと良いでしょう。
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