オフィスの設立や移転は頻繁にあることではないため、挨拶状の書き方に迷うこともあるでしょう。この記事では、オフィスの設立や移転時に送付する挨拶状について知りたい方に、マナーや書き方のポイントをご紹介します。
挨拶状準備のタイミングを含めた全体の流れは、計画の早期段階からスケジュールを意識することが大切です。オフィス移転の流れを時系列で整理したこちらの記事もぜひご覧ください。
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目次
挨拶状を送付する目的
挨拶状を送付する目的は、取引先や関係者にオフィスの設立や移転が決まった事実を知らせることです。
また、設立や移転後の連絡先や所在地を周知する目的もあります。
他にも、設立や移転の際に協力や支援を受けた場合の感謝の気持ちを伝えることも含まれます。
つまり挨拶状の送付は、オフィスの設立や移転に関する情報を関係各所と共有し、信頼関係を保つことが目的です。
挨拶状を出すタイミング
挨拶状を出すタイミングは、オフィスの設立日または移転日の1か月前までが目安です。
ただし、できるだけ早めに出すことが推奨されます。
なぜなら、挨拶状の送付が遅くなると、取引先とのやり取りや関係性に悪影響が出るおそれがあるからです。
たとえば、取引先が請求書を出すタイミングに間に合わない可能性があり、業務面での不都合が増えてしまいます。
挨拶状の送付先をリストアップしたり、印刷業者に発注したりすることを考えると、設立日や移転日の2か月前までには準備を進め、1か月前には送付を終えている状態を目指しましょう。
挨拶状の送り先
挨拶状の送り先は、業態や業種、事業規模などで異なります。
挨拶状の送り先の目安として、BtoB企業（企業間取引をメインにする企業）、BtoC企業（一般消費者向け企業）に分けて紹介します。
BtoB企業の場合
企業間取引をメインにするBtoB企業の場合の挨拶状の送付先は、以下が挙げられます。
- 取引先（クライアント）
- 仕入れ先
- 協業先（代理店や協力関係を結ぶ企業など）
- 金融機関
など
取引先やクライアントは、オフィスの設立や移転後も円滑なやり取りができるように挨拶状を送りましょう。
また、仕入れ先や協業先、金融機関も同様で、大事なビジネスパートナーとしてオフィスの新情報をスムーズに共有するために、挨拶状を送付してください。
BtoC企業の場合
一般消費者向けであるBtoC企業の場合、挨拶状の送付先は以下が挙げられます。
- 仕入れ先
- 流通関係の取引先
- 協業企業（代理店や協力関係を結ぶ企業など）
- 金融機関
など
BtoC企業の場合は、商品の仕入れ先やそれに関連する流通関係の取引先へ挨拶状を送りましょう。
たとえば、オフィスの移転に伴って所在地が変われば、商品の送り先も変更となります。
場合によっては、送料なども変更になるため、挨拶状での周知が必要です。
日常的なやり取りがある業者から優先的に送付して、トラブル回避や円滑なやり取りにつなげてください。
BtoB企業と同様、関係性の維持のために協業企業や金融機関に挨拶状を送りましょう。
挨拶状の送付先の注意点
非上場企業のオフィス移転の際は、株主にも挨拶状を送付するケースがあります。
これは、代表者（オーナー）以外にも株主が複数名、存在するときです。
一方で上場企業のオフィス移転時は、株主数が多い傾向にあるため、それぞれに挨拶状を送らないケースもあります。
挨拶状を送付しない場合は、株主総会の招集時や議決をもって通知するのが一般的です。
挨拶状の送付方法
挨拶状の送付方法は、以下が挙げられます。
- 郵送（はがき、封書）
- メール
- SNS
それぞれで特徴や注意点があるため、事前に確認して送付先に合う方法を選んでください。
郵送（はがき、封書）
郵送の場合は、はがきや封書で送付します。はがきや封書での送付は最もフォーマルであり、ビジネス上の正式な挨拶として適しています。ただし、文面や宛先などを1枚ずつ印刷する必要があるため、印刷業者に外注するケースもあるでしょう。
その際には、切手代の他にも依頼費や印刷費用がかかります。急ぎで送付したい場合は速達で送ることもできますが、速達分の切手代が追加でかかります。費用をあらかじめ計算して、コストが増えないようにしましょう。
メール
挨拶状をメールで送るケースもあります。メールは郵送に比べると、挨拶状の作成にかかる費用や業務負担を抑えることが可能です。ただし、メールははがきや封書に比べると「簡略化した挨拶」という印象を与えます。そのため、送付先や担当者との関係性で検討する必要があります。気心が知れている関係性であれば、メールで挨拶状を送付してもトラブルにはなりづらいでしょう。
SNS
メール以上に手軽に挨拶状を送付できるのがSNSです。近年では、個人のみならず企業もSNSアカウントの運用に注力しています。そのため、SNSを通じてオフィスの設立や移転を周知することも可能です。
コストもかかりづらく、迅速に伝達できる点がメリットです。しかし、フォーマルさが欠如したり情報伝達がうまくいかなかったりする点には注意してください。SNSで挨拶状を送付する際は、送付先との関係性を考えるようにしましょう。
挨拶状の書き方
挨拶状には、送り先や所在地などさまざまな内容を記載します。
ここでは、挨拶状の書き方を紹介します。
差出人の名義
挨拶状を送る際は、差出人を代表取締役社長の名義で作成します。
ただし、本社以外の営業所や支店が移転する際は、営業所長や支店長の名義で作成しましょう。
頭語・結語
頭語と結語は、文面の最初と最後に記載する語句でセットになっています。
オフィスの設立や移転の際の挨拶状では「拝啓（頭語）」＋「敬具（結語）」が一般的です。
改まった文言にするならば「謹啓」＋「敬具」や「恭啓」＋「謹言」などでもいいでしょう。
また、挨拶状の送付が遅れた際は「急啓」＋「早々」など、緊急を意味する頭語と結語を使うと、相手に急いでほしい旨を伝えられます。
時候の挨拶
時候の挨拶は、気候や天候、季節の移り変わりの挨拶です。
基本的に二十四節季に合わせた書き出しをしていきます。
たとえば、1月なら「新春の候、寒さも身に染みる季節となりました……」のような内容です。
相手の健康を気遣う内容やポジティブな内容にしましょう。
前文挨拶
前文挨拶では、相手の近況を伺ったり自社の近況を報告したりします。
送付先企業の繁栄を願う際は「貴社益々のご発展のこととお慶び申し上げます。」などです。
普段から取引があってお礼を言う場合は「平素は格別のご配慮を賜り、御礼申し上げます。」といった内容です。
ただし、関係性が親密でない場合は前文挨拶を省くことがあります。
末文挨拶
末文挨拶では、相手を気遣う内容にして挨拶文全体を締めます。
「今後も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。」などが適しています。
緊急の場合や通知が目的の場合は「ひとまずご通知申し上げます」でもいいでしょう。
挨拶状の例文
挨拶文の書き方をもとに、例文を紹介します。
郵送の場合は以下のような例文となります。
メールやSNSで送付する場合は以下を参考にしてください。
以上を参考にしながら、挨拶状を作成してみましょう。
挨拶状を適切に作成しましょう
今回は、オフィスの設立や移転時に送付する挨拶状について、マナーや書き方をご紹介しました。
挨拶状は取引先を中心に関係各所に送付して、オフィスの設立や移転を知らせる役割があります。
送付先を事前にリストアップし、余裕をもって挨拶状を送りましょう。
また、挨拶状は郵送だけではなく、メールやSNSで送ることも可能ですが、送付先との関係性を考慮して選んでください。
挨拶状の文面は、健康や発展など相手を思いやる内容にしましょう。
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