「オフィスが手狭になってきた」
このような課題に直面している企業の担当者様もいるのではないでしょうか。
この課題に対する一つの解決策として、オフィス増床が挙げられます。
しかし、増床にはさまざまな方法がありますので、どのような方法で進めるべきか迷うかもしれません。
本記事では、オフィス増床のメリットや種類、増床を検討する際に確認すべきポイントなどについてご紹介していきます。
目次
オフィス増床とは
オフィス増床とは、現在のオフィススペース（面積）を拡張することです。具体的には、現在の建物内の別区画を借りたり別の建物を借りたりします。また、オフィス増床を一般的に検討した方がよいタイミングがいくつかありますので、以下で紹介するタイミングを参考にしてみてください。
オフィス増床のタイミング①：従業員が増加したとき
オフィス増床を考えるタイミングとして最も一般的なものは、従業員数が増加したときになります。
特に事業拡大などに伴い新たな人材を採用する際は、現在のオフィススペースが手狭になり、増床が必要になることが少なくありません。 また、採用活動が活発な時期や新プロジェクトの立ち上げ時には、これらをスムーズに対応するためのスペース確保が必要になります。従業員が快適に働ける環境をつくるためにも、スペースに対して人員がオーバーになったタイミングでの増床が重要になるといえるでしょう。
オフィス増床のタイミング②：業務効率の向上を図りたいとき
業務効率向上のために増床を検討するのも1つです。新しい設備や技術の導入、作業環境の改善によって従業員の生産性を向上させたいときには、増床によるオフィス拡張を検討してみてください。
たとえば、リモートワーク勤務体制からオフィス出社日を増やす場合、従業員が快適に働けるスペースの確保を考えなければなりません。
オフィス増床のタイミング③：企業のブランドイメージを向上させたいとき
オフィスを増床することにより、企業としてのブランドイメージを高めることに繋がるでしょう。広くて快適なオフィスは、顧客や取引先に対してのブランディングだけでなく、社内の従業員にも良い印象となります。
オフィス増床と移転の違い
オフィスの増床と類似したものに「オフィス移転」があります。オフィス移転は、現在のオフィスを完全に別の場所に移すことです。新しいビルやエリアに移転すると以下のようなメリットが生まれます。
- 新しい環境の実現：最新の設備やデザインを取り入れたオフィスを構築できる
- 企業イメージの向上：企業のブランドイメージを刷新できる
- スペースの最適化：業務内容に応じた最適なレイアウトやスペースを確保できる
オフィス増床とオフィス移転は、コストや業務の中断など、さまざまな面で違いがあります。たとえばコスト面を比べると、オフィス増床であれば小規模から始めることも可能ですので、オフィス増床のほうが低コストで検討することができます。
また、オフィスの移転は大がかりな引っ越しを伴うため、休日に工事をしたり、新たに業務スペースを設けて対応するといった工夫が求められます。（場合によっては業務を停止せざるを得ない可能性もあります）オフィス増床であれば、業務を停止する可能性は低いです。
デザイン面で比較すると、オフィス移転はレイアウトや導入設備などを一から決められるので、デザイン面での柔軟性が高まります。しかしオフィス増床では、増やした部分でデザインの柔軟性はありますが、オフィス全体ががらりと変わるわけではありません。
オフィス増床と移転のどちらが適切かは、企業の状況やどのようにしたいかの目的によります。たとえば、短期間でスペースが必要な場合やコストを抑えたい場合は増床が適しています。一方、長期的な成長を見据えて最新の設備を導入したい場合や企業イメージを一新したい場合は移転が向いているでしょう。
オフィス増床の前に確認したいこと
ここでは、オフィス増床をする前に確認していきたいことをご紹介します。
オフィス増床を行う目的や将来像を決める
まずはオフィス増床の目的を明確にしましょう。目的が曖昧では、最適な増床をしていくことはできません。増床の目的として一般的なものには「業務の拡大に伴うスペース確保」「作業環境の改善」などがあります。
他にも、新たな採用やプロジェクトの開始に伴い現在のオフィススペースが手狭になる場合、。新しい部門やプロジェクトが立ち上がり、追加のスペースが必要になる場合なども増床を検討するタイミングになりえるでしょう。
また、長期的な視点で増床の計画を立てることも大切です。今後の採用計画や事業拡大の見通しを考慮し、将来的に必要となるスペースについて検討してみましょう。将来像を検討することで、将来的に増床が必要かどうかが見えてくるでしょう。
増床にかかるコストを算出する
オフィスの増床にはさまざまなコストが発生します。例えば新たにスペースを借りる際は、賃料だけでなく、増床に伴う敷金や礼金も考慮する必要があります。
また、増床に伴う新しいスペースの内装工事やレイアウト変更にかかる費用、新たなオフィス家具やIT設備の導入費用もかかります。加えて引っ越し費用や、増床に伴う一時的な業務中断によるコストも考慮しなければなりません。
これらのコストを詳細に見積もって予算を設定し、予算オーバーを防ぐためのコスト管理も徹底しましょう。また、予期せぬ出費に備えてある程度の余裕を持った予算設定を行うことも重要です。
社員の負担を考慮する
オフィスの増床は社員にとって大きな変化を伴うため、増床による社員の負担にも目を向ける必要があります。
まずは、増床に伴う通勤場所の変更が起こるかどうかを確認しましょう。内部増床の場合、通勤ルートが変わらないため社員の負担が少ないです。一方、分室増床では今までとは違う場所への勤務となる社員が出てくる可能性もありますので、通勤時間などを中心に社員の意見を事前に収集して、増床するべきかどうか、増床する場合でも内部増床にするか分室増床を採用するかを考える必要があります。
また、増床による業務の中断を最小限に抑えるため、増床の計画はなるべく詳細に立てるとよいでしょう。たとえば、引っ越し作業は週末や夜間に行うなどを具体的に決めておきます。
業務が停止すると利益を確保することが困難になったり、取引先や顧客とのやり取りに問題が発生する可能性もありますので、増床計画はなるべく詳細に決めていきましょう。
オフィス増床の種類とメリット
ここでは、オフィス増床の主な種類とそれぞれのメリットをご紹介します。
内部増床
内部増床とは、現在のオフィスビル内で追加のスペースを確保する方法です。内部増床はコストを抑えてオフィスのスペースを広げられる点が大きなメリットになります。現在のオフィスビル内での拡張になるため、新たな賃貸契約や大規模な引っ越しが不要で初期投資を抑えられます。
また、社員への影響が少ない点もメリットといえます。通勤ルートや日常の業務環境に大きな変化がないため、社員のストレスや負担を最小限に抑えることができます。会社の電話番号も変わらないため、取引先や顧客に告知をする必要もありません。
分室増床
分室増床は、現在のオフィスとは別の場所に新たなオフィススペースを設ける方法です。分室増床は、内部増床に比べてさまざまな点で柔軟性が高まります。
たとえば、立地選択の自由度が高いので、新しいオフィスの場所を戦略的に選ぶことで取引先との物理的な距離を縮めたり、採用エリアを広げ優秀な人材を確保しやすくなる可能性もあります。また、特定のプロジェクトや部門に特化したオフィススペースを設けることも可能です。
さらに、企業の成長に合わせて段階的にスペースを増やしていけるので、増床によるリスクを抑えながら拡大していくことができます。メインオフィスと分室で異なる雰囲気や環境・機能にすることで、多様な働き方にも対応できるでしょう。
オフィスビルの建て替え
オフィスビルの建て替えは、最も大規模に行う増床となります。初期投資としてかかる費用は大きくなりますが、長期的な視点から考えられるメリットが数多くあります。
まず、最新の設備やテクノロジーを導入できるのが大きなメリットです。省エネ設備や最新のセキュリティシステムを取り入れることで、運用コストの削減や安全性の向上につながります。
また、従業員の働きやすさを考慮した最適なレイアウトや設備を一から設計できます。新しいオフィスビルが企業の成長を象徴するシンボルともなり得るでしょう。
他にも、オフィスビルの建て替えのタイミングで環境に配慮した設計を取り入れることで、社会的責任を果たす企業としてのイメージアップも図れるでしょう。
計画性のあるオフィス増床を目指しましょう
オフィス増床には、内部増床、分室増床、オフィスビルの建て替えなどさまざまな方法があります。それぞれに特徴やメリットがあるため、自社の状況や目的に合わせて最適な方法を選べるようにしましょう。また、増床を検討する際は、目的や将来像の明確化、コストの算出、社員への影響など、多角的な視点をもって計画を立てましょう。
リリカラはこれまで数多くのオフィスデザインを支援させていただいており、オフィス増床に関するご相談も可能です。是非お気軽にお問い合わせください。
