「オフィス移転は大変そう…」と思っていませんか？実は、移転のタイミングと準備次第で、コストを抑えつつスムーズに移転を進めることが可能です。
本記事では、オフィス移転を検討したいタイミングやオフィス移転の流れ、最適な時期と避けたほうが良い時期について、オフィス構築のプロであるリリカラが詳しく解説します。
移転のベストタイミングを検討する際は、全体スケジュールの把握も欠かせません。オフィス移転における担当者のタスクを時系列で整理したこちらの記事もあわせてご参照ください。
【チェックリスト付き】オフィス移転でやるべきことを時系列で解説
▲オフィス移転の全プロセスを可視化｜【ガントチャート付き】移転チェックリスト
オフィス移転を検討したいタイミング4選
オフィス移転は、企業の成長や業務効率に大きな影響を与えるため、タイミングが非常に重要です。もし、会社が次のような状況にあるなら、オフィス移転を検討する良い機会かもしれません。
賃貸契約の更新時
オフィスの契約更新時は、賃料の見直しや契約条件の変更が行われることが多いため、現状のオフィスが適切かどうか判断する機会です。賃料が上昇する場合や契約条件が不利になる場合は、より良い条件の物件を探してみましょう。
社員数が急激に増加した時
企業の成長に伴い社員数が急激に増加した場合、オフィスのスペースが不足することがあります。十分な作業スペースが確保できないと、業務効率が低下して社員のストレスも増加します。社員が快適に働ける環境を提供するためには、スペースの拡張や新しいオフィスへの移転を考える必要があります。
オフィスの老朽化が気になった時
オフィスの設備や建物自体が老朽化している場合も、移転を検討するタイミングです。老朽化した設備は故障のリスクが高く、修理やメンテナンスに多くの時間と費用がかかることがあります。また、古い建物はセキュリティや快適性の面で現代の基準に合わないことが多いため、新しいオフィスに移転することでこうした問題を解消できるでしょう。
従業員間のコミュニケーション、エンゲージメント向上に問題が生じた時
従業員間のコミュニケーションが低下している場合も移転を検討してみてください。従来の島型のレイアウトのオフィスだと部門の垣根を超えたコミュニケーションが難しい場合があります。その場合はフリーアドレスやABWのオフィスに変更すると、様々な人との交流が促進されてこれまでになかったアイデアが生まれる可能性が高まります。
オフィス移転の流れ
移転時期を検討する前に、まずは移転の全体的な流れを把握することが大切です。流れを理解することで、オフィス移転の準備を計画的に進めることが可能になります。
1. 現状分析と目標設定（移転目的と移転後のありたい姿）
まずは現在のオフィスの課題を洗い出し、「社員数の増加に対応するためのスペース確保」「設備を充実させたい」「従業員の満足度を向上させたい」など新しいオフィスで達成させたい目標を明確にしましょう。
2. 予算の策定
オフィス移転で発生する費用の種類を大きく分けると「新オフィス契約に関わる初期費用」「新オフィス構築にかかる費用」「旧オフィス退去にかかる費用」の３つがあります。それぞれの予算をしっかりと事前にしっかりと把握し、全体をつかむことが非常に大切です。
3. 物件探し
予算が決定したら、新しいオフィスの箱となる移転先ビルを探します。立地や交通アクセス、周辺環境などを考慮しながら理想の働き方を実現できるビルを選定しましょう。
4. 契約と計画立案
物件が決まったら賃貸契約を結びます。
その後、詳細な移転計画を立てて移転日程やレイアウト、設備の配置などを具体的に決めていきます。
5. 引越し準備と実行
移転日程が決まったら、荷物の整理や梱包・必要な手続きなどを行い、計画に基づいて引っ越しを実施します。また、住所変更に伴って様々な事務手続きが発生します。どのような作業が必要になるのか、事前にしっかりと確認しておきましょう。
6. 旧オフィスの原状回復工事
オフィスを借りたときと同じ状態に戻す工事を「原状回復工事」と呼び、新オフィスへの引越し作業が無事に完了したら、旧オフィスの原状回復工事が始まります。新オフィス構築に意識が向いてしまいがちですが、原状回復工事も同様に業者に依頼した上で、現地調査・ビルとの打合せ、見積徴収という作業が必要になります。
目的別オフィス移転におすすめの時期
オフィス移転の全体像を把握したら、次に移転日を決め、その日から逆算して準備を進めます。移転に適した時期はいくつかあり、社内での優先事項によって最適なタイミングは変わります。
そこで、オフィス移転に人気の時期とその理由をまとめました。自社にとってベストな時期を見極め、移転計画を立てていきましょう。
費用を抑えたい：6～8月がおすすめ
多くの企業がこの時期に期末を迎えること、また高温多湿な時期であることから移転を避ける企業が多く、引越し業者や不動産会社の需要が低下します。
いわゆる移転の閑散期となるため、オフィスの空室が多くなり、結果として希望の物件が見つかりやすくなります。
さらに夏季休暇を利用できることもメリットです。移転に伴う社員の移動を軽減できるため入居工事に関わる工程が短縮。業務への影響と費用を抑えて移転できます。
節税対策をしたい：1～3月がおすすめ
節税対策を考えるなら、年度末に向けての決算準備が進む1～3月が適しています。
この時期に移転に伴う経費や設備投資を計上することで、決算前の余剰経費の使用が可能になり、税負担を軽減できる可能性があります。節税効果を最大化するために、税理士や会計士と節税戦略を立てましょう。
ただし、年度末に向けて多くの企業が移転を計画する繁忙期であるため、早めの物件探しがポイントになります。
動きやすさ重視：大型連休の時期がおすすめ
動きやすさや業務への影響を最小限に抑えたい場合、大型連休での移転がおすすめです。
ゴールデンウィークや年末年始を利用することで、通常の業務を中断することなく移転を進められます。
ただし、この時期は引越し業者の予約が集中するため、事前準備やスケジュール管理など早めの計画がポイントになります。
オフィス移転を避けた方が良い時期
コスト削減やスムーズな移転を目指している場合、オフィス移転を避けたほうがいい時期があります。それは「繁忙期」です。ここではオフィス移転の繁忙期と、繁忙期に移転する場合のポイントをわかりやすく解説します。
オフィス移転の繁忙期とは？
オフィス移転の繁忙期は、一般的に1～3月と9～11月といわれています。
1～3月は、節税対策を見据えた年度末のタイミングで、多くの企業が移転を検討します。新年度を新しいオフィスで迎えたい企業も多く、そのため物件探しの競争が激化します。結果として、引っ越し業者の予約が取りづらく、仮に予約が取れても通常より高額な料金が提示されることが一般的です。
また、9～11月も年度後半に向けた移転計画が増えるため繁忙期となります。この時期も物件の空きが少なくなり、希望条件に合ったオフィスを見つけるのが難しくなる可能性があります。
繁忙期に移転する場合のポイント
オフィス移転を計画する際は繁忙期を避けるのが理想ですが、どうしても繁忙期に移転せざるを得ないこともあるでしょう。その際は、下記３点を意識して行動してみてください。
①相見積もりを行う
引っ越し業者の選定において複数の業者から見積もりを取得し、料金を比較してみてください。
相見積もりを行うことで、他社の見積もりをもとに価格交渉を進めることも可能です。
②移動しにくい日を避ける
可能であれば、業務量が増えやすい月末・月初を避けるなど、移転日程を柔軟に設定することも有効です。
また移転日として人気の、大安などの縁起の良い日を外すと予約が取りやすくなる可能性があります。
③事前に不用品を処分する
移転の準備段階で不要な物品を事前に処分することで、引っ越しの手間を減らせるうえに費用の削減も可能になる点も知っておきましょう。特に大型の家具や設備は移転コストに大きく影響するため、必要最低限のものに絞っておくのが望ましいです。移転を機にオフィスのレイアウトを見直し、効率的な配置を検討することも心掛けましょう。
オフィス移転に適切なタイミングを見極めましょう
会社のさらなる発展を目指すためにも、オフィス移転は単なる物理的な移動ではなく、企業の成長戦略の一環として捉えましょう。適切なタイミングでの移転は、企業の競争力を高め、長期的な発展を支える基盤となるため、企業の現状と未来のビジョンをしっかりと見据えることが重要です。
