リモートワークの浸透やペーパーレス化を背景とする“新しい働き方”へのシフトチェンジとして、フリーアドレスを採用する企業が増えています。しかし、単に自席を無くすだけでは失敗に終わるケースも少なくはありません。
いざ自社で実施するとなると、働き方にマッチするか慎重に検討したい企業様も多いのではないでしょうか？
そこで本コラムでは、フリーアドレス失敗の原因と、失敗を防ぐためのポイントについて解説します。
ぜひ最後までお読みください。
目次
フリーアドレスが採用される理由
文字通り“自席を持たない働き方”のフリーアドレス。
検討する上で「どのような効果があるのか」「自社にマッチするか」が気に何なるところかと思います。
運用面のポイントをご説明する前に、まずは多くの企業でフリーアドレスが採用される理由について振りかえってみましょう。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスの最大のメリットは、やはり「オフィススペースの有効活用」です。
固定席を廃止し本当に必要な座席数に設定することで、新たにできたスペースを用途に応じて活用することができます。
その他にも以下のようなメリットがあります。
- リモートワークとの相性が良く、スペースを有効に使える
- 部門を超えたコミュニケーションの活性化
- ペーパーレス化を促進できる
- 自律的な働き方を促すことができる
- 人員の増減に柔軟に対応できる
コロナ禍における急速なリモートワークの浸透は、オフィスの存在意義を見直す大きなきっかけとなりました。出社して顔を合わせるからこそできるコミュニケーションの重要性を再認識した方も多いのではないでしょうか？固定席ではできない部門を超えたコミュニケーションには、フリーアドレスがとても有効です。
弊社リリカラへオフィスプランニングのご相談いただく中でも、「コミュニケーションの活性化」を第一の目的としてフリーアドレスを検討されるケースが多いように感じています。
なぜ失敗する？フリーアドレス失敗の原因
フリーアドレスのメリットを踏まえた上で、フリーアドレスが失敗してしまう原因について考えてみます。フリーアドレスがうまくいかない理由の多くは、明確な運用ルールが定まっていないまま実施してしまうことが原因です。
例を挙げると以下のような理由があります。
- いつも同じ席に同じ人が座っていて、席が固定化してしまった
- 私物が置きっぱなしで、席を使用して良いのか分からない
- 誰がどこにいるかが分からず、必要なコミュニケーションが取れない
- 電話の取り次ぎが困難
- チーム内でのコミュニケーション機会が減ってしまった
- 必要な書類を取りに行くという手間が増えた
頭ごなしにフリーアドレスにチャレンジすることはおすすめできません。フリーアドレスには業種・職種によって、向き・不向きがあります。
例えば、機密性の高い情報を扱う部門や業務上書類の処理が多い部門など、固定席の方が業務を進めやすいケースもあります。
失敗しないためにも、どの部門がどのような業務をしているかを洗い出し、フリーアドレスの対象として適切かどうかをしっかり見極めることが大切です。フリーアドレスは「目的」ではなく、あくまで「手段」です。
フリーアドレスの導入を目的としてしまうと失敗する可能性が高くなります。
失敗しないためのポイント5つ
1.社員に向けて説明する場を設ける
フリーアドレスを失敗しないためにやっておきたいことの１つ目は、「フリーアドレスを導入するに至った経緯や目的を社員に向けて説明する場を設ける」ことです。自席がなくなることへの反対意見は必ず出てきます。全員が納得して快適に利用するために経緯・目的を共有し、「自分ごと化」してもらいましょう。なるべく上席の方が行われた方が効果的です。
2.運用ルールを決めておく
フリーアドレスを失敗しないために事前にやっておきたいことの２つ目は「運用ルール作り」です。例えば、「席を〇分以上離れるときは書類を片付ける」「次の日は同じ席に座らない」「来客や電話対応はどうするのか」「最終退館の確認方法」など、フリーアドレスオフィスならではのルールを決めておくことが必要です。
また、社員が何か分からないことがあったときのために、ルールブックの作成やヘルプデスクの設置を検討するケースもあります。運用する上で必要なグッズを揃えておくことも大切です。
フリーアドレスの必需品！仕事に役立つおすすめ便利グッズ・ツール
3.ホテリングや座席予約システムで社員がどこにいるかを把握
フリーアドレスを失敗しないためにやっておきたいことの３つ目は「社員の所在管理方法の検討」です。失敗の理由にも挙げたように、誰がどこにいるのか所在がわからない、せっかく出社したのに空いている席が無かった、などのケースが想定されます。
最近ではホテリングや座席予約システムやなど、スマホから簡単に予約・管理ができる便利なアプリやシステムが開発されています。用途やオフィス規模に応じて適切なツールを活用することをおすすめします。
4.グループアドレスから始めてみる
4つ目は「グループアドレスから始めてみる」ことです。グループアドレスとは、部門・チーム単位でエリアを決めた上で実施するフリーアドレスのことです。チームメンバーが目の届く範囲にいるため、連帯感を保ったまま業務ができます。
こちらはレイアウトを検討する段階でのポイントとなりますが、上述したようにフリーアドレスには業種・職種によって向き不向きがあります。いきなりフリーアドレスを導入することに抵抗のある企業様は、まずはトライアルとしてグループアドレスを実施して段階的にフリーアドレスへ移行していくことをおすすめします。
すでにフリーアドレスを導入しているけれど上手く運用ができていないという場合も、一度グループアドレスに切り替えてみると良いかもしれません。
5.実施後も定期的にブラッシュアップする
5つ目は、「継続的にブラッシュアップすること」です。フリーアドレスオフィスを有効に活用していくためには、運用ルールを決めて終わりではなく、常にブラッシュアップをしていく必要があります。それには現場の状況を正しく知ることが必要です。
フリーアドレスを導入したことで、社員の満足度はどう変わったのか、意識や行動に変化は起きたのかなど運営側ではそういった情報をつかんでいく必要があります。最近ではこのような要望に対応するためにオフィス診断や満足度調査など様々なツールも出てきています。
また、さらにブラッシュアップをしていくためには運営側だけではなく、社員側においてもワークショップや委員会の活動を継続させ、自発的な改善の動きを促すことで本当に快適なオフィスを作っていくことができます。
より良い「はたらく」のために
いかがでしたか？フリーアドレスの成功への鍵は「運用ルールを事前にしっかりと定めること」です。本来の目的を明確にしてレイアウトや運用ルールをきちんと定め、説明会やマニュアルで周知したうえでそれらを社員全員に「自分ごと化」してもらうことがとても大切です。また、働き方の変化に伴い運用ルールを見直すなど常にブラッシュアップしていくことをお勧めします。
オフィス内を変えることは、働き方を大きく変えるチャンスでもあります。そのためにも入念な準備を行い、より良いオフィスでの働き方を目指しましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
