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オフィス縮小のメリット・デメリットを考える【移転コストシミュレーションレポート(サンプル版)付】

2021.3.11 働き方    オフィスのトレンド    お役立ち資料

〜コロナ禍での経営判断は比較検討が肝心〜

長引くコロナ禍で気になるのが、低下したままのオフィスの在席率と賃料のムダ。

早々に縮小移転したケースもありますが、移転には膨大なコストがかかるため、様子見中の企業も多いはずです。そこで今回は、縮小移転すべきか、現オフィスにとどまるべきかを比較検討し、結果として縮小リニューアルを行った企業の事例をお伝えします。

さて、こちらの企業ではかねてより交通の便の良いところへ移転したいという社長の意向がありました。移転のタイミングを見計らっていたところに、昨年春の緊急事態宣言。以降、テレワークが定着して、2割の出社率が当たり前に。

さらに、今年の3月に現オフィスの賃貸契約期間が終了するとあって、ようやく本格的に縮小移転を検討し始めました。しかし、縮小移転のメリットがどの程度なのか見分けるのが困難だったことから、まずはリリカラに声が掛かりました。

私たちは最初に、現オフィスの一部を返却して、そこにとどまりながら縮小する場合と近隣のビルに縮小移転する場合とのコストシミュレーション、およびそれぞれのメリット・デメリットをレポートとして提示しました。

前者は返却分だけ原状回復工事をすれば済み、平日は現オフィスを稼働させて、夜間や週末にリニューアル工事を進めることができます。

後者は現オフィスの解約時にすべて原状回復工事をしなければなりませんが、新オフィスの内装工事は平日、週末、昼夜問わずに行えるため、短期間で完了できます。

ところが、賃料が2重で発生し、同時に高額な移転費用も必要になります。登記変更などの手間も増えてしまいます。もちろん移転すれば、気持ちを切り替えられるので従業員のモチベーションアップにつながり、働き方もがらりと変えることができるのですが…。

結局、現オフィスの半分を返却し、残りのスペースをリニューアルすることとし、移転派の社長にプレゼン。具体的なプラン作成へとこぎ着けました。

そして、テレワークは今後も継続することを前提にグループアドレスを採用、収容人数を155名から56名へと下げて執務エリアをレイアウトしました。

出社率が低いため、現オフィスで働く人への影響は限定的と考え、平日の営業時間内も工事を行うことで工期を短縮。仮事務所を用意する手間もコストも不要となりました。

内装は、帰属意識を上げ、出社が楽しみになるようなデザインを目指し、川に面した窓側にカフェ風のくつろげるスペースを設けました。また、来客者と活発な会話ができるよう会議室の壁をカラフルな塩ビシートで彩りました。

当初、縮小にネガティブな反応を示す人もいるだろうと考えていましたが、それよりもスペースのムダの方が課題と感じ、縮小リニューアルを好意的に受け止めている人が多かったのが驚きでした。昨年の8月にプロジェクトをスタートし、3月末には完成予定です。

コロナ禍のいまは、これまで以上に各企業の課題を丁寧に紐解き、解決へとつながるオフィスを構築すべきと実感しています。迷ったり悩んだりした際は、リリカラにご相談ください。

\\お役立ち資料//

オフィス移転・改装コストシミュレーションのサンプル版レポートです。(PDF)
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