コロナ禍で一気に進んだリモートワーク。わざわざ出社しなくても仕事ができると気付いた今、改めてオフィスの存在意義が問われています。
そもそも、オフィスで働くメリットとは「社員同士のコミュニケーションが取りやすいこと」や「オンオフの切り替えがしやすい」などが挙げられますが、ワークシーンによって享受できるメリットは異なるため、最近では【社内外問わず働く人が働く場所を選ぶ働き方（＝ABＷ）】が注目されています。
本コラムでは、ABWのメリット・デメリット、導入プロセスをご紹介いたします。ABWへの理解を深め、ぜひ自社への導入イメージを掴んでください！
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ABWとは
ABWとは、Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の頭文字をとった略語で、その日の業務内容・目的・気分に応じて、ワーカー自身が働く「場所」や「時間」を自由に選ぶことができるワークスタイルのことです。
個人作業、チーム作業、ミーティングなど日々の業務にはさまざまな形態があり、作業が捗る環境も人それぞれです。そのときどきの仕事内容に合わせて最適な場所や時間を選べるように多種多様なワークスペースを設けることで実現するフレキシブルな働き方こそがABWです。
ABWが注目されている背景としては、コロナ禍における出社制限により今までリモートワークに挑戦できていなかった企業が半ば強制的にリモートワークを体験したことで、場所に縛られない自由な働き方を望む人が増えたことが挙げられます。
しかし、出社しなくても仕事ができると気付いた一方で「やっぱりオフィスの方が仕事が捗る」「直接顔を合わせた方がコミュニケーションが取りやすい」など、オフィスに出社することの価値を再認識できたといった声も良く耳にします。つまり、従来のような固定席のオフィスではなく、多様なワークスペースが備わっているABWに最適なオフィスが求められています。
フリーアドレスとの違い
ABWと混同されやすいのが「フリーアドレス」です。
どちらも個人と結びついた固定席がなく、“座る席を自由に選べる”という共通点がありますが、フリーアドレスはあくまでオフィス内の座席運用の手法であり、働く場所はオフィスの中に限定されます。
そしてフリ―アドレスには2種類あります。一つは「オールフリーアドレス」というエリアの制限を設けずどこに座っても良い運用手法で、他部門ともコミュニケーションが活発化するというメリットがあります。
もう一つは「グループアドレス」という部署やチーム単位でエリアを決めて行う運用手法で、自分と同じチームに所属するメンバーが近くにいるため、チーム内のコミュニケーションが希薄化しないというメリットがあります。
▲「オールフリーアドレス」と「グループアドレス」の違い
一方でABWは、オフィス・自宅・コワーキングスペース・カフェなど、オフィスの中だけに限らずワーカー自身が働く場所を選べるという点でフリーアドレスと異なります。ABWの方が自由度が高く、より柔軟なワークスタイルといえるでしょう。
ABWを実現する7つのエリア
では、ABWを実現するために求められるオフィスの機能とはどのようなものでしょうか？どのような要素が必要となるかは企業によって異なりますが、ここでは具体的なワークスペースの例を７つ紹介していきます。
デスクワークエリア
自宅よりも広い机の上で、さらには充実した設備環境の中で作業ができることはオフィスで仕事をするメリットのひとつであると言えます。時には書類を広げたり、モニターを使って効率的に仕事をしたりなど、個人で作業をしつつも周囲ともコミュニケーションを取れるオフィス活動の拠点となるエリアです。
集中エリア
人それぞれ集中出来る環境は異なりますが、“籠り感”のある空間の中で周囲の視線や音を気にせずに作業に没頭できる環境は集中力を高めてくれます。じっくり考えごとをしたいときや資料作成に専念したいときなど集中作業に最適です。また、個人情報の取り扱いや機密性の高い情報を扱うワークシーンにも適しています。
ミーティングエリア
ミーティングと一言でいっても、1on1や複数人で行うチームミーティング、ブレスト形式のミーティングなどさまざまな種類が存在し、最適なスペースは異なります。例えば横並びでモニターが見れるようなスペースや、フレキシブルに家具動かせるスペースなど、各ミーティングに最適なバリエーションがあるとより一層生産性がUPします。
WEB会議エリア
コロナを通して加速したWEBミーティング。会議室だけでは場所が足りない！という課題に直面された企業も多いかと思います。
ひらけた空間で会議をすると周囲の人へ迷惑となり、また自分自身も音を気にしてミーティングに集中できないというケースもあります。最近では、遮音・吸音性が高く照明・換気機能のついたフルクローズ型のワークブースも展開されているため、個室をつくるよりはるかに費用を抑えて快適な環境を整えることができます。
カフェ・ラウンジエリア
カフェ・ラウンジエリアはちょっとした息抜きやリフレッシュの場として、リアルだからこそ味わえる部門の垣根を超えたコミュニケーションが実現できます。
オフィス内では、同じ場所に40秒以上とどまると会話が生まれる確率が50%というデータがあります。
（出典：岡村製作所オフィス研究所・早稲田大学「フリーアドレスオフィスにおける業務及びサロンエリアの差異がワーカー同士に与える影響（2014）」）
カフェやラウンジのような自然と人が集まるエリアに、人が滞在する仕掛けを取り入れることでよりインフォーマルコミュニケーション活性化の効果が期待できます。
非日常を味わえるエリア
身体を伸ばしたり、自然を感じながら仕事をしたりと心身ともに健康的に働くことができるエリアを設けることで創造力が高まり、新しいアイデアが生まれるきっかけとなります。ABWにいてリラックスできる空間はとても重要です。最近では、五感を刺激する仕掛けをほどこしたり、アートを飾るなど従来のオフィスでは話題に取り上げられなかったようなものがトレンドになっています。
共創エリア
社内外問わずさまざまな人がコラボレーションを通してアイデアを創造する場は、外部向けのセミナー・イベント開催や社内研修用としても活用できます。また、普段は出張者やリモートワーカーが使えるタッチダウンスペースとして使用することもできるため、空間を無駄なく有効に活かすことができます。
ABWのメリット
ABWの働き方には、次のようなメリットが期待できます。
コロナ渦でのニューノーマルな働き方に対応できる
感染症対策の一つとして社員の出社制限を継続されている企業も多いかと思います。ABWはリモートワークをべースとしているため、ニューノーマルな働き方が浸透している今こそが導入の好機であると言えるでしょう。設定している出社率に合わせて、自宅かオフィスかという選択肢のみならずサードプレイスを活用することで、より柔軟に働くことが可能になります。
社員の自立性が高まり、満足度も上がる
「どこで・誰と・どんな作業をすれば捗るか」「優先的に取り組むべき業務はどれか」という１日のスケジュールを自分自身で組み立てることで自立的に仕事に取り組むことができます。また、誰にも邪魔されず自分好みのワークスタイルを確立できることで、日々のストレスから解放され満足度向上が期待できます。
作業効率が上がり生産性が高まる
先に述べた通り、ABWは一人一人が自ら業務内容に適した場所を選ぶことができます。1人で集中したいとき、チームで作業をしたいとき、じっくりと考え事をしたいとき等さまざまなワーカーシーンに対して最適な場所を選ぶことができるため、作業効率および生産性向上が期待できます。ワークスペースの整備と併せてホワイトボードやモニターといったツール関連を充実させておくことでより効率よく業務に取り組むことができます。
アイデアが生まれやすい
従来のオフィスのようにいつも同じ席で同じメンバーで顔を合わせるという状況では、どうしても思考が凝り固まってしまいます。ABWでは、ストレスなく適度に気分転換しながら自由に働けることで、クリエイティビティが刺激されアイデアが生まれやすくなるという効果も期待できます。
オフィスコストを削減できる
働き方や出社率に応じて、オフィスレイアウトを見直すことで無駄なコストを削減することができます。また、組織変更で人員の増減があるたびにかかっていたファシリティ購入費や各工事費用も削減することができ、総務担当者のタスク軽減にも繋がります。
企業イメージが向上し優秀な人材を獲得できる
社員が自由にいきいきと働いている企業は、対外的に見てもとても魅力的です。「働きやすい職場」「働いてみたい」というプラスの印象が企業イメージを向上させ、リクルーティングにも良い効果が期待できるでしょう。
組織の柔軟性が高まる
ABWでは自分にあったワークスタイルを確立できるため、介護や育児との両立がしやすくなりワークライフバランスが実現できます。その結果、組織としての柔軟性も高まり、社員の働きやすい環境づくりが可能になります。
ABWのデメリット
マネジメント方法の見直しが必要
ABWのデメリットとして、社員の管理が難しいという点が挙げられます。従来のオフィスの場合、決まった席にメンバーが座っており、業務に取り組む姿勢を図らずともチェックできていましたが、ABWではメンバーの様子を見渡して確認するということが難しくなります。自由度が高い反面「しっかりと仕事に取り組んでいるか」というプロセスの部分がわかりにくくなってしまうのです。
よって今まで以上に密なコミュニケーションが必要になり、勤怠管理や人事評価などマネジメント方法の見直しも必要となります。
また、メンバーが何処にいるか分かり辛くなるというデメリットもありますが、こちらは位置情報管理システムや座席予約システムで解決できます。これらのツールについては、実施前に必ず検討しておきましょう。
チーム内のコミュニケーション・帰属意識が希薄になりがち
ABWは、ワーカー個人が自立性をもって働けるというメリットがある反面、いつ・どこで働くかは個人に委ねられてしまうため、チームで顔を合わせる機会が減ってしまうというケースがあります。結果、以前よりもチームでのコミュニケーションの頻度が低下し帰属意識が希薄化してしまうことが懸念点です。
このような事態を避けるためにも、「週に一度は近くに座るようにする」「顔を合わせる機会を作る」など、部門・チーム単位で新たにルールを設けてみると良いかもしれません。
または、「チームの拠り所となるスペースを設けておく」ということも検討してみましょう。
セキュリティリスクへの対策が必要
誰でも好きな席を選べるというメリットがある反面、すぐ隣に他部門のメンバーが座ることも発生します。固定席では味わえないメリットではあるのですが、セキュリティ面のリスクがあります。例えば、機密性の高い文書を扱っていたり、部門外の資料を抱えているなどの場合、どうしても席を立つ際のセキュリティ面が心配になってしまいます。また、オフィス以外の場所で働く際も、パソコン・書類の紛失など情報漏洩のリスクがあるため、ABWにおいてはあらゆるリスクを十分に理解し徹底したセキュリティ対策をする必要があります。
ABW導入の手順
ABWに向いていない企業かどうか確認
業種・職種によっては、「業務上どうしても紙が必要」や「ノートPCの持ち出しができない」などさまざまで、自由度の高いABWが適さない場合もあります。やみくもにABWを導入しても失敗に終わってしまうため、部門やチーム単位で日々の業務を洗い出し、自社の働き方がABWに適しているのかをしっかりと見極めることが大切です。
ABW導入目的を定める
ABWの導入を検討する際、一番重要なポイントになるのが【自社が抱える課題を洗い出し、ABW導入の目的を明確にすること】です。失敗を避けるためにも、ABWを導入することでどんな姿を目指しているのか、どんな効果を期待するのかというゴールを必ず設定するようにしましょう。
また、家具メーカーのライブオフィスを見学することもおすすめです。ABWで働くイメージを体感することができ、自社の課題抽出のヒントに繋がります。
オフィスの現状を調査する
上述したように、ABWには向き・不向きがあります。レイアウトの検討に入る前に日々の業務を洗い出してABWの対象とする部署・対象人数を決めておきましょう。
また、アンケートツールなどを活用して「現状のオフィスに足りない要素は何か」を明確にし、スペースを有効に活用するための情報収集も非常に大切です。
レイアウトの検討
レイアウトプランを検討する際、事前のアンケートや各部門へのヒアリングを通して、必要条件を揃えておきましょう。ある程度条件が出揃うといよいよ図面化していくフェーズへ入ります。
少なくとも以下の情報は整理しておきたいところです。
- ABWの対象人数は何人か
- 出社率を想定の上、座席数は何席程度必要か
- 個人ロッカーは何台必要か
- どのようなワークスペースがどの程度必要か
環境整備
自席がなくなることで生まれるリスクを回避するため、位置情報管理システムや会議室予約システムなどのツールやクラウドサービスを活用し、環境を整えておきましょう。
検討しておきたいツール
- モバイルバック
- 位置情報管理システム
- 会議室予約システム
- 受付システム
制度・体制の整備
従来の来客対応や電話対応、郵便物の対応などルールを見直す必要があります。ABW導入がスムーズに実現するよう社内制度を整備し、できればルールブックを作成することをおすすめします。
- 来客対応
- 電話対応
- 郵便物ルール
- 就業規則
- 共有備品の持ち出しルール
- 座席運用ルール
また、ABWの導入には社員全員の協力が必要不可欠です。働き方が大きく変わることへの不安を解消するべく、全社員への説明会やワークショップを開催し導入の目的やABWヘの理解を深めてもらった上で、メンバー全員で意識統一を行いましょう。
サードプレイスの活用
オフィスの環境整備はもちろん、オフィス・自宅以外の選択肢としてシェアオフィスやコワーキングスペースなどのサードプレイスを充実させる必要があります。
最近ではドロップインできる施設も増加しているため、サードプレイスの検討や使用ルールの策定も行いましょう。
定期的に見直し
社会状況の変化に伴って、働き方やトレンドは移り変わります。ABW導入で終わりにせず、働く場の快適性を永続的にするため、定期的に社員へのヒアリングやアンケートを実施し、課題を吸い上げてPDCAを回していくことが大切です。導入時に策定した運用ルールや社内制度についても定期的に見直していきましょう。
ABW導入事例
日産専用船株式会社 様
固定席を廃止し、ABWの導入を目的としたオフィスリニューアルを実施。
メインとなる執務スペースには、社員がその日の目的や気分に応じて最適な座席を選択できるように形の異なる様々なデスクを採用して、作業環境のバリエーションを豊かにしました。
＜執務スペース＞
広々と使えるビックテーブルや、立ち作業を可能にする上下昇降デスク、窓際付近には集中ワークに適したブース席を設けるなど、一つの空間の中で様々なワークシーンを想定したオフィス環境に生まれ変わりました。
＜リフレッシュスペース＞
メインの執務スペースとは少しテイストの異なる、「遊び心」のある家具を取り入れることで、オフィスの中で一息つけるリフレッシュスペースとして機能します。適度な気分転換は、社員の心身の健康を豊かにし、オフィスでのウェルビーイング実現に繋がります。
＜コミュニケーションスペース＞
壁面のモニターを中心にプレゼンテーション形式で集まることのできるコミュニケーションスペースは、スピーディーな情報共有が可能に。カジュアルな雰囲気の中、リラックスしてミーティングに挑むことができるため、チームの一体感を高める効果が期待できます。
＜ミーティングスペース＞
ミーティングスペースでは、可動式のパーティションとカーテンを採用し、会議形態に合わせて空間を仕切ることが可能に。オフィス家具も容易に動かすことができる製品を選定することで、人数や目的に合わせてフレキシブルに対応できるようになりました。
| 会社名 | 日産専用船株式会社 様 |
|---|---|
| オフィス所在地 |
東京都千代田区 |
| オフィス面積・人数 | 約150坪/約40名 |
事例の詳細はこちらのページをご覧ください＞＞
https://www.lilycolor.co.jp/ss/works/31549/
まとめ
いかがでしたでしょうか？ABW導入は、企業そしてワーカーひとりひとりにとってもさまざまなメリットが期待できます。その一方で、成功に導くためには綿密な調査や現状の分析が必要不可欠です。私たちリリカラは、創業50年以上の歴史の中で培った知見を活かしワーカー視点で「はたらく」をデザインするプロフェッショナルです。戦略立案からプロジェクト完了、運用サポートまでワンストップでサポートいたします。
オフィスのお困りごとは是非お気軽にご相談ください！ご相談はこちらから。
コラム監修
オフィスソリューション営業部 シニアディレクター
塚越 慎吾 Shingo Tsukakoshi
2019年よりリリカラ株式会社へ入社。リリカラ入社前は日本最大のオフィス家具メーカーである株式会社オカムラで36年の営業経験を積む。蓄積された知見を活かし、現在も多くの企業のオフィス移転・リニューアルプロジェクトに携わっている。
