グループ会社３社と共にビルのワンフロアを丸ごと使用していたウェーブロックホールディングス株式会社様。今後、新型コロナウイルス感染症が収束してもテレワークを継続することとし、本社オフィスの縮小を検討されました。結果的には移転せずオフィス面積を半分にすることに成功したのですが、その過程は簡単ではなかったようです。担当された人事・総務部の方々にお話を伺いました。
※新しいオフィスについてはこちらでご紹介しています。あわせてご覧ください。
【お話を伺った皆様】人事総務部長・関根 章裕 様/総務課長・曽根 幸夫 様/総務課・清水 直人 様
取材日：2021年9月８日
オフィスを半分に縮小した経緯を教えてください。
関根様 昨年、最初の緊急事態宣言が発令されたとき、弊社では出社率を50％に制限し、在宅勤務を中心とした働き方に移行しました。やがて経営陣から、将来を見据えてビジネスのやり方はもちろん、働き方を変えていくとグループ方針が伝えられました。このことを受け、リリカラさんに相談し、オフィスを半分の面積にしたらリニューアル費用や原状回復費用がどの程度かかるかコストシミュレーションの資料を作成していただきました。
移転は視野になかったのですか？
関根様 もちろんありました。リリカラさんにも物件情報を提供していただいて比較検討しましたが、周辺エリアは移転等の動きを様子見している企業が多いとの情報で、選択肢自体が多くない状況でした。そこで、同じビル、同じフロアに留まり、オフィスを半分にすることとなりました。
昨年9月にリニューアルプロジェクトが始動し、まずはアクションプランを立てたのですが、この作業もまた大変で。ワンフロアに共用部を挟んで2居室あり、残す側の居室も含め片付けをし、必要なものだけを返却する側に移動させ、そこに仮住まいしながら残りの半分をリニューアル工事しないといけない。グループ各社には、決まったスケジュールのなかで、オフィス・プロジェクトを通じて片付けや決めたルールに基づく書類等の箱詰めなど、ご協力いただきました。そして、2月上旬には改装工事を行う側のオフィスをいったん空にし、返却する側へ一時移動。年末年始期間も挟みましたから、スケジュールはかなりタイトでしたね。
清水様 片付けはオンラインでは対応できませんからね。コロナ禍で出社人数も限られているので、なかなかはかどりませんでしたね。
「縮小に向けて整理を進めるなかで、どれだけ必要のないものに囲まれて働いていたのだろうかと気付かされました」
と清水さん。完成度の高いオフィスになったと喜んでくださいました。
他に、大変だったことはありますか？
清水様 会議室の数を決めるのが大変でした。当時、グループ4社がワンフロアに同居していたため、グループ各社の選抜メンバーやBPR室※と事務局(総務課)を中心としたオフィス・プロジェクトチームを結成しました。私は、事前に他社のオフィス見学に行ったり、セミナーに参加したりして、「仕事はオフィスでやるものから、仕事は家でもできるもの」という考えに変わってきていました。同じお金をかけるなら、賃料ではない違うことに使ってもいいわけですし、オフィスは、イノベーションを伴うコミュニケーション創出の場だと思うようになりました。だから、新しいオフィスではコミュニケーションの場を確保したかったのです。ところが、グループ各社からは、来客対応のための会議室が多く必要で、カフェエリア（イノベーションを伴うコミュニケーション創出の場）は最小限または不要という意見が複数挙がりました。そこで、リリカラさんに相談しながらレイアウトプランを練り直し、カフェエリアをアレンジして確保しつつ、当初案より会議室を増設しました。
※ビジネスプロセス・リエンジニアリング室（組織、制度の見直しを行い、改革・改善する部署）
関根様 リニューアルするオフィスのレイアウト決めはさることながら、オフィスにある物についても半減するためのルールづくりや段取りであったり、リニューアル後のオフィス運用ルールを決めていくことも、色々な相談・調整をしながらの部分もありましたので、これらも大変でした。
ところで、今回はじめてグループアドレスを採用したと伺いました。
関根様 はい。オフィス面積を半分にするため、150名以上の自席をなくしてグループアドレスにしました。デスクとカフェスペースなどを含めると約半数の従業員が座れます。
「グループアドレスではありますが、席があいていれば、他グループの席に座っても構わないんです」と関根さん。
オフィスに人が集まれば、部署や会社の垣根を越えた交流が盛んになりそうです。
曽根様 自席がなくなることは、人によっては心理的な負担になりますよね。たとえば、仕事が大変なとき、デスクに置いてある家族写真をながめて「がんばろう」と思えていたのに、そういうのがなくなるわけですから。また、いまでしたら、出社することで感染リスクが高まるため不安もある。だとしたら、隅田川が見渡せる気持ちのいい空間やひと息つけるカフェエリアを設けることで、メンタル面をカバーしたいと考えました。
左側にカフェエリアとしてファミレス型ベンチや景色を眺めながら仕事ができるハイカウンターなどが 設けてあり、右側がグループアドレスエリア。場所を選んで働くことができる。
関根様 そうですね。そういう空間はどうしても捻出したかった。今回のコンセプトでもあった、たまに出社したときに、他の従業員と顔を合わせてほっとしたり、オフィスに行って働きたいと思ってもらえるようにしたかったですね。
心身ともに快適と感じてもらえるように明るいカフェエリアを設けた。奧には人が集まる象徴的な場として カフェカウンターがある。手前は昇降テーブルで、立ち話も着席もできるので、状況に応じた使い分けが可能。
清水様 リニューアル前にあったリフレッシュルームは、執務室とは別の部屋で中が見えませんでしたが、新しく設置したカフェエリアは執務室内に配置していて、出社するとすぐ目に入るのがいいと思っています。アフターコロナではここで気軽に立ち話したり、食べたり飲んだりしたいですね。
曽根様 弊社はそもそもコミュニケーションを大切にする会社でして、コロナ前は、グループ会社同士で交流を促すため、ビルの上のレストランを貸し切ってグループ合同忘年会をしていたんです。しかし、そういったことも叶わなくなり、どうやってエンゲージメントや繋がりを維持していこうかと模索した結果、昨年末は集まれなかった代わりに、コロナ禍でもがんばっているグループの全従業員へ、社長から感謝を伝えるメッセージカード付きのクリスマスプレゼントを送りました。
ホームセンターで材料を調達し、感染対策用のパネルを自作したという曽根さん。
コロナ禍という試練に負けず、他の従業員のためにがんばる姿勢が印象的でした。
清水様 会議室は当初の予定よりも増やしたものの、現在の出社状況からすると、同時にすべて埋まることはないですね。今後もテレワークは続くので、もったいない気持ちにもなります。
関根様 従業員それぞれが、ハイブリッドな働き方をしていくなかで、今後は現状のオフィススペースに対し、多すぎず少なすぎず、適度な出社人数で運用していけるかが課題になるのかもしれません。
曽根様 私が気になるのは、サンプル等の宅配物の一時置き場ですね。あちこちから届くサンプル等を仮置きする場所なのですが、つねにゴチャゴチャしています。2週間以上置かないようにとルールを定めていますが、1か月以上放置されていることも。昨日の出社時は、28個口の荷物が届いて、しかも送り状に誰宛なのかすら書かれておらず困りました (汗) 。
それと、セキュリティ問題。これまではワンフロア丸ごと借りていたので、あまり気にしていなかったのですが、フロアの半分に別の会社が入居することになり、また、出社率も低いことから誰か入ってきても気付きにくいと考え、セキュリティを強化。リニューアル後に複数か所、電子錠を付けました。
グループ会社の株式会社ウェーブロック・アドバンスド・テクノロジー様が手掛ける金属調加飾フィルムを 会議室（各Room）のサインプレートに使用。従来は自動車や家電等の用途。新たな使い方に気付かされたとのこと。
リリカラにオフィスリニューアルを依頼した理由は何ですか？
関根様 オフィスを縮小したり、自席をなくしたりということは、人によってはネガティブに捉える場合もありますよね。だからこそ、リニューアルをきっかけとして、従業員のモチベーションに変化をもたらすことが大切になります。リリカラさんの提案書には、そういった内容が盛り込まれていましたし、弊社をよく理解してくれて、弊社らしいオリジナリティのあるものになっていました。それが、大きな決め手でした。
曽根様 それと20年程前、このビルに移転したときも、その後の会議室を増減させたときもリリカラさんにお願いしたという経緯もありましたしね。弊社をよく知っていたので、心強かったですね。
ありがとうございました。
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インタビューを終えて
終始和やかな雰囲気で、時に熱く従業員様への想いを語ってくださいました。
コロナ禍という厳しいなかで期限までにオフィスを約半分にするための合意形成や片付けなど、その大変さは想像を絶するものがありました。
ハイブリッドワークに舵を切ったからこそ、従業員の自宅にクリスマスプレゼントを届けたり、今もオンラインでのイベントを模索されているなど、人と人とのつながりを大切にされる素敵な人事・総務部の皆様でした。
働きやすい環境を日々実現されている皆様からのお話を伺うと改めて襟を正す気持ちになります。関根様、曽根様、清水様、貴重で楽しいお話をありがとうございました！
