2021年6月23日（水）リリカラ株式会社と株式会社RECEPTIONISTは、オンラインセミナー「ニューノーマルな働き方をデザインしよう ～最新事例100件から紐解くオフィスの最適解～」を共催。
ニューノーマルな働き方の実現に必要不可欠な、「テレワークを前提としたオフィスのデザイン」や「ICTツールを活用したコミュニケーションや業務の効率化」を各企業様の事例を用いて、じっくりと解説しました。今回は、セミナーの様子をオフィスマーケティング部2年目の海老原がレポートします。
目次
このコラムでお伝えすること
【第１部】働き方を変えるオフィスデザインのシカケ／リリカラ株式会社 長峯修平
《オフィスデザイン４つのトレンド》
《4つのトレンドを事例から紐解く》
《今も昔も変わらないオフィスの課題》
《【第１部】まとめ》
【第２部】これからの働き方に合わせた生産性向上のためのIT活用／株式会社RECEPTIONIST 白上大典
《なぜ、クラウド受付システムRECEPTIONISTが注目されているのか？》
《実はオフィスの電話には課題が多い》
《脱・固定電話の事例》
《受付と日程調節を効率化した事例》
《【第二部】まとめ》
【本セミナーのまとめ】
【第１部】働き方を変えるオフィスデザインのシカケ
リリカラ株式会社 長峯修平
オフィスデザイン４つのトレンド
長峯は、Covid-19を起点に4つのオフィストレンドが生まれていると話しました。
ぞれぞれのオフィストレンドには、以下のような理由がありあます。
- 【オフィス面積の見直し】テレワーカーの増加により出社率が減少しているため
- 【オンライン会議環境の構築】オンラインミーティングが普及したため
- 【ブランド発信】お客様に社風や風土を訴求するため
- 【エンゲージメントの強化】ワーカーに自社理解を深めてもらうため
オフィスデザインのトレンドはワーカーや企業のニーズに合わせて常に変化しているのですね。
これまで社内の理解を得るのが難しく、オフィス改革になかなか踏み出せなかったというお客様も「オフィスの在り方」に注目が集まっている今、その一歩を踏み出しています。
関連コラム：
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4つのトレンドを事例から紐解く
前半では、Covid-19を起点に生まれた4つのオフィストレンドを事例を用いて順番に解説いたしました。
１．オフィス面積の見直し
都内に3つあった拠点を1つの拠点に集約した、株式会社ファーマインド様の事例をご紹介しました。株式会社ファーマインド様は、拠点の集約を実現させるために、社員数に対して約40%の座席数でフリーアドレスを導入しました。この「シカケ」により、これまで交流のなかった他拠点・他部署のワーカーとも交流が生まれたようです。
このようにオフィス面積の見直しを行う際には、フリーアドレスを検討されるお客様が多く、オンラインセミナーでは、フリーアドレスのメリットについてもご紹介しました。
特に、②の「デスクや文房具などの備品共有化によるスリム化」は、オフィスの面積見直しのきっかけとなることが多いと長峯は話しました。
２．オンライン会議環境の構築
オンライン会議が急速に普及した一方、適した環境設備が追いついておらず、自席からオンライン会議に参加して周囲のワーカーに迷惑をかけてしまった経験を持つ方も多いと思います。
先ほどご紹介した株式会社ファーマインド様は、社員数に対して約40%の座席数のフリーアドレス導入により生まれた新たなスペースに、フォーカスエリアとしてオンライン会議用ブースを設置しました。この「シカケ」により、会議室不足の解消や、音や視線を気にしない集中環境の維持が可能になりました。
株式会社ファーマインド様の事例を詳しく見る ＞
３．ブランド発信
ブランド発信については、自社らしさを体現した3社様の事例をご紹介しました。サッポロビール株式会社様の事例では、日本初のビアホールを開店させた当時の雰囲気を彷彿とさせるプレゼンテーションルームを設けました。お客様を招き、商品の説明や試飲イベントなど、積極的なブランド発信を行うスペースとなっております。
対面で会う機会が減っている時代だからこそ、足を運んでくれた方にはブランドを深く理解していただける「シカケ」を施しました。
サッポロビール株式会社様の事例を詳しく見る ＞
４．エンゲージメントの強化
社員のエンゲージメントを高めるために、オフィスを新設したTELASA株式会社様の事例をご紹介しました。
各会議室に「自由に飛び回るロケット」をイメージした自社のロゴを使用し、会社のビジョンを共有をできるようにしました。風土や文化を醸成するために、オフィスにもコーポレートアイデンティティーを示すデザインを反映した「シカケ」により、TELASA株式会社様からは、社員の団結力が高まったとのご意見をいただきました。
TELASA株式会社様の事例を詳しく見る ＞
今も昔も変わらないオフィスの課題
後半では、長峯が入社した10年以上前から現在まで変わらず依頼の多いオフィスの課題についてお話しました。
コミュニケーション
コミュニケーションの課題は、Covid‐19によって対面の機会が減ったことで、さらに重要なテーマになっております。
今回は動線に着目してコミュニケーションエリアを活性化した事例をご紹介しました。
左の[Before]では、コミュニケーションエリアが役員室の目の前であるこや、オフィスの中でも端に位置することで、ワーカーにとって利用しづらい可能性がありました。
そこで右の[After]のように、赤色のメイン同線を歩いていると自然にコミュニケーションスペースに吸い込まれていく「シカケ」を施しました。立ち寄る機会を増やし、自然とコミュニケーションが発生したり、コミュニケーションをとっている姿が見えたりすることで社内の雰囲気が変わったりするかもしれませんね。
イノベーション
次に、コミュニケーションともつながりの深いエンゲージメントの課題についてです。レイアウト変更を最小限に抑えながら、エンゲージメントを最大限に高めた事例をご紹介しました。
左の[Before]では、執務室の中央にコミュニケーションスペースを用意したものの、なかなかイノベーションを生む機会を得られずにいたようです。そこで右の[After]のように、執務エリアを囲うようにコミュニケーションエリアを設けて、不特定多数の人、他部門の人との偶発的な会話が起きやすいゾーニングをご提案しました。
回廊型に取った動線により、コミュニケーションエリアに立ち寄るハードルを下げる「シカケ」となっています。これにより出社時にしかできない、表情や空気感を共有できる質の高いコミュニケーションが実現し、イノベーションを生むことができるようになりました。
【第１部】まとめ
第一部では、働き方の変化から生まれたオフィスデザインのトレンドや、今も昔も変わらないオフィスの課題に対して、6つの「シカケ」をご紹介しました。
１‐オフィス面積 ＞ フリーアドレスの導入
２‐オンライン会議環境 ＞ オンライン会議用ブースの設置
３‐企業情報発信の場 ＞ 企業ミッションを社内外に発信するデザインの採用
４‐エンゲージメントの強化 ＞ 社員の団結力が高めるオフィスづくり
５‐コミュニケーション ＞ 自然とコミュニケーションエリアに吸い込まれる動線設計
６‐イノベーション ＞ どの席からも特定のエリアにアクセスしやすいゾーニングの実現
6つの中に、皆様のオフィスにも取り入れたい「シカケ」はございましたか？
これからは、ワーカーが本来の力を最大限に発揮できるように常にオフィスも変化させていかなければいけませんね。リリカラでは、ワーカー視点に立った細やかな提案から、経営層の視点に立った抜本的な改革案まで、幅の広いソリューションをご提案いたします。「こんなことオフィスで解決できるかな？」といった課題でも、ぜひ一度リリカラにご相談ください。オンライン相談会も実施中です！
【第２部】これからの働き方に合わせた生産性向上のためのIT活用
株式会社RECEPTIONIST 白上大典
なぜ、クラウド受付システムRECEPTIONISTが注目されているのか？
受付、日程調整、会議室における管理と雑務をワンストップで効率化する唯一の受付システムRECEPTIONIST。白上さんはRECEPTIONIST導入には大きく6つのきっかけがあるとお話しました。
- 移転
- フリーアドレス化
- コスト削減
- リモートワーク推進
- 業務効率化
- オフィス再開
特に「６ オフィス再開」に関しては、お客様からの相談件数が増えており、安全に快適に働けるオフィスへの関心の高まりが伺えます。コロナウイルスのワクチン接種が進む米国では、大手企業がオフィスを再開させる兆しがみられており、今後日本にも同様の流れが生まれると予想されていることも影響を与えているようです。
実はオフィスの電話には課題が多い
これまでの有人受付や電話受付では必ず「電話」を用います。皆様のオフィスでは以下のような課題はありませんか。
リリカラは昨年の8月にRECEPTIONISTを導入しているのですが、導入前は電話受付だったため私もこのようなデメリットを痛感していました。
電話が鳴るたびに業務を中断しなければならないストレスや、受付業務があるためテレワークの申請がしにくいといった、受付を担当されている方のお悩みにもしっかりと向き合い、ワーカー全員が気持ちよく働ける環境を整えていきたいですね。
脱・固定電話の事例
株式会社ジョンマスターオーガニックグループ様の事例では、テレワークを前提としたオフィスづくりのために、固定電話を廃止しRECEPTIONISTとビジネスチャットツールを導入した効果についてお伝えしました。
株式会社ジョンマスターオーガニックグループ様からは、「アポなしの営業訪問の対応も無くなり、業務に集中できるようになった」「現在の取次はほぼゼロになった」とのお声をいただいています。全ワーカーが電話対応に縛られずに平等に自由度の高い働き方を実現し、お客様をお待たせする時間も減るとは一石二鳥ですね。
受付と日程調節を効率化した事例
株式会社ウィルゲート様の事例では、受付だけでなく、その前の日程調節からRECEPTIONISTを活用した効果についてご紹介しました。
株式会社ウィルゲート様からは、「Web会議が増えたことで、商談の機会が増えた分日程調整の回数も増えてるので、今後は日程調節としてもRECEPTIONISTを活用していくべき」との声をいただいています。日程調節という一見些細な業務でも毎日のこととなると、煩わしさを感じる方も多いのではないでしょうか。
RECEPTIONISTを活用すれば、受付業務だけでなく日程調節や会議室の予約管理もスマートにしてくれるのですね。
【第二部】まとめ
第二部では、脱・固定電話のトレンドやRECEPTIONISTを導入した事例とその効果についてお話しました。
働き方が多様化する現代において、電話に縛られる働き方はワーカーのニーズに合っていないのかもしれません。ITツールをうまく活用して、お客様とワーカーが安心に快適に働けるオフィスづくりをしていきましょう。
セミナーのまとめ
本セミナーでは、実際にオフィス改革やICT推進を行った企業様の事例から、それぞれの企業が目指すニューノーマルな働き方をどのようにデザインしたか、について解説いたしました。
皆様のオフィスづくりのご参考になる点はございましたでしょうか。「何から手を付けたらよいか分からない」「およそのコストが知りたい」という方はぜひリリカラにご相談ください。オンライン相談会も受付中です。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
