オフィスリニューアルの検討内容のなかでも、デスクレイアウトは重要な要素です。特に管理職の座席配置をどうするかで、社員の生産性にも大きく影響します。
オフィスのレイアウトごとに最適な管理職の配置は異なるといった、決める際のポイントを押さえることで、働きやすいオフィスレイアウトを実現できるでしょう。
今回は管理職の座席配置について、レイアウトのポイントやおすすめの配置例を紹介します。
目次
オフィスで管理職の座席配置が重視される理由
なぜ、デスクレイアウトを検討する際、管理職の座席配置が重要なのでしょうか。2つの理由が挙げられます。
社員との距離感を適切に保つため
適切なコミュニケーションをとりつつも社員に不要なプレッシャーを感じさせないためには、最適な距離に管理職の座席を配置する必要があります。
管理職との距離が近すぎると、必要以上にプレッシャーを与えやすく、従業員にとって働きにくい環境になっているかもしれません。逆に遠すぎるとコミュニケーションが取りにくくなり、適切なタイミングでフォローやアドバイスをしにくくなります。
機密情報の取り扱い
管理職は経営戦略や人事関連といった会社の機密情報・個人情報を扱う場合も多いため、情報漏洩には十分注意が必要です。社員の座席との距離が近すぎると話し声はもちろん、機密情報が書かれた書類やパソコン画面などから漏洩リスクが高まるため、座席配置に十分配慮しましょう。
視界を遮るパネルの設置や管理職の席を固定することも有効な手段です。
管理職の座席配置を決めるポイント
実際に管理職の座席配置を決める際、どのような点を考慮すればよいのでしょうか。
まず、社員の動線に合わせて配置することをおすすめします。社員が管理職の近くを通る機会が増えるため、必然的に部下とコミュニケーションをとれる機会も多くなります。
また、上座・下座にこだわりすぎない配置も重要です。出入り口から遠い座席を上座・近い席を下座と呼ぶ習わしがありますが、オフィスレイアウトにもそれを持ち込むと、従業員の心理的なプレッシャーを必要以上に高めてしまいます。従業員にとっての働きやすさを優先して配置を決めましょう。
これらを考慮した上司の座席配置として、おすすめの2パターンを紹介します。
パターン1：窓側に配置する
通路や出入口を避けた窓側であれば、パソコン画面が社員の視界に入りにくいメリットがあります。IT業界や金融業界といった、セキュリティのレベルが高い傾向にある企業におすすめの配置です。
パターン2：オフィスレイアウトのセンターに配置する
オフィスレイアウトの中心に座席を配置することで、上司と接する社員は増えます。日常的に話しかけやすくなるだけでなく、チーム内のやりとりの透明性が上がり、必要に応じてフォローを入れることもできるようになります。
「組織の内情をより深く把握したい」というニーズが強い場合は、管理職席をセンターに集めることによって、管理職同士のコミュニケーションが取りやすくなるメリットもあります。
【オフィスレイアウト別】管理職のおすすめ配置
ここからは管理職の座席配置とその理由を、各レイアウト別にご紹介します。
対向型（島型）：島の端
対向型は島型とも呼ばれ、メンバー同士のデスクを向かい合わせで並べて島を作るレイアウトです。管理職は島全体を見渡せる端の座席に配置します。
社員の健康や仕事上の問題点などを察知できるメリットがあります。一方で距離が近く、日々の行動を監視されているというストレスを感じる社員もいるため、干渉度合いには注意を払う必要があります。また、席が通路に面していると情報漏洩のリスクもあるため、机の様子を見えないようにする工夫が必要です。
同向型（並列型）：最も端の位置
同向型（並列型）は、デスクを一方向に整列させるレイアウトです。保険や銀行の窓口、コールセンターなどで採用事例が多くあります。管理職の座席は全体を見渡せる場所に設置するのが一般的で、最前列で従業員と向かい合うようにするか、最後尾で従業員と同じ方向を向く方法があります。
社員の注意が散漫になりにくいメリットがある一方、管理職との座席が近い社員にはプレッシャーを与えやすいレイアウトです。全員の方向が同じであるためコミュニケーションを取りづらいデメリットもあります。
背⾯型：部下全員が見える位置
背⾯型はデスクを背中合わせで並べる点が特徴です。一定の業務は壁面を向いて各自集中して行い、コミュニケーションが必要な場合は振り返って対応します。業務に集中しやすく、オンオフの切り替えがしやすいレイアウトです。
管理職の座席は部下全員が見える配置にすることで、従業員のやり取りを定期的に確認できますし、部下にとっても後ろから見られているという意識から業務に集中しやすいでしょう。このレイアウトも、部下に過度なプレッシャーを与えないように注意が必要です。
フリーアドレス：管理職の席は固定か、座席管理システムを使う
社員の座席が固定されていないフリーアドレスの場合には、管理職の座席のみ固定するか、座席管理システムを使うようにしましょう。
座席を固定することで書類の移動回数が減り、紛失のリスクを減らせるため、セキュリティ上も効果があります。部下にとっても、話がある時に上司の座席を探す手間が省けるメリットがあります。
大規模なオフィスでフリーアドレス制になっている場合、座席の使用状況や管理職の所在地がわかる座席管理システムを導入することで、チーム内のコミュニケーションを取りやすくすることが可能です。
業種によって働きやすいオフィスレイアウトは異なる
ここまでさまざまなレイアウトと、それに応じた管理職の配置についてご紹介しました。
適切なオフィスのレイアウトや管理職の配置は、業種・業態・組織構成によって異なるため、まずは自社に最適なレイアウトを選定し、その次に管理職の配置を決めるという手順を踏みます。
例えば、デスクワーク中心の職場では、対向型（島型）や背面型のレイアウトにすることで業務効率の向上が見込めます。反対に、社員の外出頻度が高い職場ではフリーアドレスの導入がおすすめです。出社している社員の人数に応じて効率よくオフィスを使用できるでしょう。
自社のレイアウトに合わせた管理職の座席配置を
管理職の座席の配置は、自社の組織構造や業種、オフィスのレイアウトに合わせた配置にすることで、管理職と社員の距離感を適切に保つことができるでしょう。
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