近年、働き方改革やテレワークの普及により、時間や場所に縛られない柔軟な働き方が求められるようになりました。そしてその多様な働き方のニーズに応えるワークスペースとして、タッチダウンオフィスが注目を集めています。
このコラムでは、タッチダウンオフィスとは何か、そのメリットと設置方法について解説します。タッチダウンオフィスを上手に活用することで、ワークライフバランスの向上や生産性の向上が期待できます。働き方改革を推進したいという方はぜひご一読ください。
目次
タッチダウンオフィスとは、社外・社内に設けられるフレキシブルなスペース
タッチダウンオフィスとは、移動中の隙間時間など、一時的な作業をサポートするために設けられたフレキシブルなオフィススペースのことを指します。
タッチダウンオフィスは社外にも存在しますが、社内に設ける場合もあり、どちらも社員が短時間でも効率よく作業を行えるように設計されています。
社外のタッチダウンオフィスは次の章で、社内に設けられるタッチダウンオフィスは、4章で詳しく解説いたします。
タッチダウンオフィスの特徴
タッチダウンオフィスは従来のオフィスとは異なり、以下の特徴があります。
利便性・柔軟性の高い空間
社外のタッチダウンオフィスは、社員が外出時の隙間時間を有効活用できるように、交通アクセスの良い駅近くや商業施設内に設置されていることが多いです。これにより、移動時間を短縮できるため、外出が多い営業職の社員にとって特に便利です。
短時間の利用を想定
タッチダウンオフィスは、一時的に作業スペースが必要な時に利用することを想定した空間です。そのため、設備はデスク、電源、Wi-Fiといった必要最低限のものに限られています。
シェアオフィス・コワーキングスペースとの違いは？
タッチダウンオフィスとよく混同されるのが、シェアオフィスとコワーキングスペースです。ここでは、タッチダウンオフィスとシェアオフィス、コワーキングスペースの違いをご説明します。
シェアオフィスの特徴
シェアオフィスは、複数の企業や個人が共同で使用するオフィススペースを指します。
専用オフィスを構えるよりも初期費用やランニングコストを抑えられる場合があるため、企業が長期間利用するケースが増えています。そのため会議室、カフェ、休憩スペースなどさまざまな設備が整っており、受付や郵便サービスも提供されることが多いです。
さらに、シェアオフィスでは、同じスペースを共有する他の企業や個人とのイベントやコミュニティ活動が行われます。
このように、シェアオフィスはコスト効率の良さと豊富な設備に加えて、ビジネスの成長をサポートする環境が整っているのが特徴です。
コワーキングスペースの特徴
コワーキングスペースは、電源、Wi-Fiといった基本設備に加え、プリンター、コピー機、ラウンジエリア、キッチンなどの設備が充実している所が多いです。そのためタッチダウンオフィスよりも長時間の作業に適しています。
交流イベントやワークショップなどが開催され、他の利用者と交流する機会が多いのも特徴。コミュニティ形成、人脈作りなども積極的に行いたい人に向いています。
タッチダウンオフィスのメリット
ではなぜ今タッチダウンオフィスが注目されているか、主な理由を2つ挙げていきます。
仕事の効率アップ
タッチダウンオフィスを利用すると、待ち時間や移動中の隙間を有効活用できます。社員は無駄な時間を削減できる環境があることで、自分のスケジュールに合わせて働くことができ、ストレスも軽減され効率的に業務を進めることが可能に。さらに、自宅やオフィス以外の環境で仕事をすることで、リフレッシュが促され、創造性や集中力が高まります。
BCP対策
タッチダウンオフィスを活用することで、災害発生時や感染症対策などの事態に備えた、BCP（Business Continuity Plan）対策が実現できます。
災害や緊急事態が発生した場合、社員が通常のオフィスにアクセスできなくなる可能性があります。そのような時に、自宅や避難先近くのタッチダウンオフィスを利用することで業務を継続することができます。また複数のオフィスを活用することは、リスク分散につながり、災害や感染症などの影響を最小限に抑えることが可能です。
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ニューノーマル時代に企業が行うべき防災対策とは？ リリカラが提案する企業防災
社内にタッチダウンオフィスを創る方法
社外のタッチダウンオフィスを導入するのが難しいという方でも、社内にタッチダウンオフィスを設けることでフレキシブルな働き方が促進されます。
社内にタッチダウンオフィスを設けるためには、以下のような準備が必要です。
場所の選定
社内でタッチダウンオフィスにふさわしい場所を探しましょう。
エントランスや主要な廊下の近くに設置すると、社員が素早くアクセスできるため他の業務に戻る際も効率的です。
なお専用のスペースを用意できない場合は、空いている時間帯の会議室をタッチダウンオフィスとして活用するのがおすすめです。休憩エリアもタッチダウンオフィスとして利用されることが多く、社員がリラックスしながら業務を行うことができます。
アクセスの良さや雰囲気など社員のニーズをしっかりと把握して設置場所を選定しましょう。
必要な備品・家具の設置
電源や通信環境などの基本的なインフラを整えることはもちろん、快適な作業環境を構築することも重要です。パーティションや個別ブースを設けることで、他の社員の視線を遮り、集中しやすくなります。
加えて、社員が利用状況を把握しやすいように、予約システムや利用状況の見える化を図る仕組みを導入することも効果的です。これにより、全員が快適に利用できる環境を維持できます。
社員への告知
タッチダウンオフィスの存在や利用方法を知らないと、せっかく設置しても活用されない可能性があります。社員が自由に使えることを認識し、積極的に利用するよう促すことが必要です。タッチダウンオフィスのルールやマナー、予約システムの使い方などを社員に周知して、混乱やトラブルを防ぎましょう。
さらにタッチダウンオフィスのメリットを伝えると、社員の利用が促進されます。
まとめ
タッチダウンオフィスは、業務効率の向上やBCP対策になるなど多くのメリットがあります。また社内にタッチダウンオフィスを設けることでも、フレキシブルな働き方が可能になり、社員の生産性が向上します。
社外社内に関わらずタッチダウンオフィスを導入する際は、社員のニーズを把握してから導入をご検討ください。
リリカラでは、これまで数多くのオフィスデザインを手がけた経験から、フレキシブルなオフィス空間を構築するノウハウが豊富です。社員の働き方でお悩みの方はぜひお気軽にお問合せください。
