はじめてのオフィス移転で「何から始めていいのかわからない・・」と不安に感じる方は多いのではないでしょうか。本コラムでは、オフィス移転初心者の方でも安心して取り組めるよう、どの時期に何をするのかを整理しながら解説していきます。
初めての移転プロジェクトで、「抜け漏れはしたくない」「やり残しがないか不安」という方におすすめのコラムです。是非一緒に移転の流れを予習し、いざというときに安心して取り組めるようにしておきましょう。
▲オフィス移転の全プロセスを可視化｜【ガントチャート付き】移転チェックリスト
目次
オフィス移転に関するお役立ち情報
エクセル版ガントチャート付き！オフィス移転チェックリスト
オフィス移転の全プロセスを可視化し、 各フェーズでやるべきことを整理できるチェックリストと、自由にカスタマイズできるガントチャート をセットにした Excelテンプレートです。
はじめてのオフィス移転ガイド
オフィス移転プロジェクトのおおまかな流れと各期間でのやるべきことをまとめたガイドブックです。「まずは全体の流れを掴みたい」という方におすすめです。
その他にもオフィスに移転に関する記事・コンテンツがございますのでぜひご参考ください。
〇【無料DL】テンプレート｜エクセル版オフィス移転チェックリスト/ガントチャート付き
〇【無料DL】オフィス移転ガイド～移転プロジェクト進め方のポイント～
オフィス移転の6か月前までにやること
オフィス移転でやることを時系列で解説していきます。移転先となる新オフィスの物件選定や現状オフィスの課題調査など、少なくとも移転の6か月前までにはやっておく必要があることについてです。
移転目的を明確にする
まずは移転の目的を整理していきましょう。「入居ビルの都合で」「コミュニケーションが活性化するオフィスにしたい」「心身が健康に働けるオフィスにしたい」「人員が増加し手狭になった」など、移転の理由は企業によって様々だと思います。
しかし“移転の目的”が曖昧なままでは、プロジェクトが失敗に終わってしまう可能性があります。
プロジェクトが本格始動する前に、「なぜオフィスを移転するのか」「移転後に実現したい働き方はどんなものか」など、目的を明確にしておくことがとても大切です。
まずは社内で移転プロジェクトメンバーを募り、新オフィスに必要な要素を洗い出すこともおすすめです。その際はなるべく各部門からメンバーを選出し、部門を超えてオフィス移転を自分ごと化させると良いでしょう。
現状オフィスの調査
新オフィスのレイアウトを考えはじめる前に、現在入居しているオフィスの状況や社員の感じている課題を抽出し、新オフィス構築に必要な条件の洗い出し作業をします。
- 会議室は今の数で足りていますか？
- 現在のオフィスに足りないと感じることは何ですか？
- どんなオフィスで働きたいですか？ など
出てきた課題や要望を把握し、新オフィスのレイアウトプランニングに活かしていきましょう。調査のやり方については社内でアンケートを実施するもよし、リサーチや働き方のコンサルティングが可能な会社に相談してみることもおすすめです。
移転スケジュールを決める
以下のスケジュールは、100名規模のオフィスを想定したスケジュールです。オフィス移転には様々な工程があり、移転の規模によってプロジェクト期間もさまざまです。
▲オフィス移転の流れ｜オフィス移転ガイド
現オフィスでの課題の洗い出しと並行して、移転後のオフィス稼働日から逆算した移転スケジュールを策定し、プロジェクトチームおよび社内で共通認識をもって進捗を管理しましょう。
移転業者を探す
オフィス移転は、一般的な引っ越しとは違って以下のように様々な工事や手配が必要となり、それぞれを依頼する専門業者を選定しなければなりません。
- 移転先の物件選定
- 移転先のレイアウト設計、内装デザイン
- 各工事の実施 （内装業工事、間仕切り工事、電気・電話・LAN配線工事、セキュリティ工事 など）
- オフィス家具、OA機器、リース品の手配
- 現オフィス～新オフィスへの荷物の移動
- 現オフィスを入居前の状態に戻す原状回復工事 など
上記項目を各業者へ依頼するとプロジェクトの進捗管理が煩雑になることに加え、経費もかさんでしまうため、これらをワンストップで対応できるオフィス移転専門業者に依頼することがおすすめです。また、複数のオフィス移転業者に依頼し、工事内容と金額が見合っているかを見極めることも大切です。
大規模なオフィス移転の場合
各工事業者との調整、専門用語が飛び交う業者定例への参加、リサーチと設計要件の検討、社内の調整、工事届・消防届などの申請関係など・・・通常業務と兼任されることの多い担当者の方にとって、移転プロジェクトにパートナーとして伴走し、全体の管理をしてくれるプロジェクトマネージャーの存在が必要不可欠です。
ご移転の規模が大きければ大きいほど業務が多岐にわたるので、プロジェクトマネジメント(PM)が可能な業者を選ぶことをおすすめします。
移転先のオフィスを探す
オフィス移転の目的明確化と並行し、新オフィスの“箱”となるビル探しを進めます。
広さはどのくらいがいいか、賃料はどのくらいか、場所はどこがいいか、周辺施設の環境はどうかなどを考慮しながら、理想の働き方を実現できるビルを選定しましょう。
広さの目途を立てる際は、会社として出社率を何％に設定するのか、在宅と出社を組み合わせたハイブリットワークを採用するかなど、【出社率】と【働き方】も考慮し、必要面積を算出するとよいでしょう。スペースシュミレーションも可能ですので、お困りの方はぜひご相談ください。
また、賃料や立地と合わせて、オフィスデザインの観点からビル選定の際のポイントをご紹介します。ビル形状によるオフィスレイアウトポイントとしてフロアイメージを大きく3つにわけて考えてみます。
ビル形状によるオフィスレイアウトのポイント
１）長方形型
長方形型でビル共有部が左右どちらかにある場合、ミーティングルームなどの個室をまとめてレイアウトすることで、ワークスペースを広く確保することが可能です。
２）ロの字型
通路となるメイン動線をビル共有部側もしくは窓側に設け、オフィス内を回遊できるレイアウトにすることがおすすめ。動線の近くにコミュニケーションエリアを設けることで、偶発的な会話創出に繋がります。
３）L字型
見通しが悪いので、フロアの角にコミュニケーションエリアを設けることがおすすめ。左右の部門が集い、交流が生まれるきっかけにもなります。
レイアウトをイメージしながらビルを選定できれば、理想の働き方へ一歩近づきます。オフィス内見時のポイントが知りたい方は以下のコラムもご覧ください。
現オフィスの契約内容を確認
オフィスビルを退去する際、一般的に退去する6か月前に管理会社に解約通知を出す必要があります。新オフィスへの入居可能時期からスケジュールを逆算し、どのタイミングで解約通知を出すのが適切かしっかりと確認しておきましょう。（※入居しているビルによって異なるため、事前確認は必須です）
オフィス移転における大まかなスケジュールはこちらです。規模によって異なりますが、こちらを参考にしてください。
現オフィスの原状回復工事の確認
オフィスを借りたときと同じ状態に戻す工事を「原状回復工事」と呼び、原状回復工事は法律で定められている義務です。新オフィス構築に注力してしまいがちですが、原状回復工事も業者に依頼し、現地調査・ビルとの打合せ、見積徴収という一連の作業が必要になります。
例えば、「蛍光灯の交換」や「壁の塗装」などの作業は誰がやるの？どこまでやるの？といったかなり細かい確認が必要になります。この確認を怠ると費用負担等でトラブルになるケースもあるため、未然に防ぐために業者を含めてしっかりと確認することをおすすめします。
【知っておきたいオフィスの知識】工事区分の確認とは？
オフィスの工事にはA工事、B工事、C工事という工事区分があり、それぞれ発注者と費用負担者が異なります。原状回復工事において、どの工事を誰が請け負うのかがとても重要になってきます。先に述べた契約内容の確認と合わせて、原状回復工事の工事区分を確認し、テナント負担となる工事項目をしっかり把握しておきましょう。
原状回復工事について詳しく知りたいという方は、ぜひこちらの関連コラムをご参考ください。
オフィス移転の3か月前までにやること
いよいよ新オフィスの準備を進めていきます。こちらのフェーズはタスクが非常に多岐に渡り、プロジェクトに関わる人数も増えるため担当者の業務負担も大きくなります。ただ、オフィス移転は企業が抱える課題を解決する絶好の機会でもあります。より快適に働けるオフィスを完成させるため、やるべきことをしっかりと確認し進めていきましょう。
新オフィスのレイアウトプランニング
いよいよオフィスのレイアウト検討フェーズに突入です。
基本設計 – コンセプト・ゾーニング策定と設計要件の整理
ヒアリング・リサーチを通して、設定した移転目的を達成するためにはどのような働き方がいいのか・どのようなオフィスが必要かを考え、デザインコンセプトの立案やゾーニングプランを進めていきます。
【知っておきたいオフィス知識】ゾーニングって何？
ゾーニングとは、空間を用途に分けて考えることです。
オフィスレイアウトにおけるゾーニングでは、受付・会議室・来客スペース・執務スペース・リフレッシュスペース・サーバー室など、業務に必要なエリアをざっくりとレイアウトしていきます。どのエリアにどの程度のスペースが必要かというあたりをつけていくことでオフィスを最適化していきます。
実施設計 – 具体的なレイアウトプランを検討
おおよそのゾーニングがきまると、具体的な設計へ移ります。レイアウトする際に必要な以下の情報をもとに、詳細なレイアウト図の作成・家具の選定を進めていきます。
【基本的な設計要件の例】
● 出社率の設定
● 座席数（ワークポイント）は何席必要か
● ロッカー（収納）はどの程度必要か
● 個室（会議室）がどの程度必要か など
オフィスレイアウトのパターンや基本的な寸法について知りたい方は以下のコラムもご覧ください。
内装を決める
レイアウトと並行してオフィスの内装も検討を進めていきます。オフィスの印象を大きく左右する項目になるため、以下のようなポイントを押さえながら、内装を検討していきましょう。
- コンセプトを体現したデザインになっているか
- 企業イメージとマッチしたデザインになっているか
- 社員が快適で使いやすいデザインになっているか
- 予算内に収まっているオフィスか
- 予算内に収まっているオフィスか
また、オフィス移転プロジェクトにおいて一番ウェイトが大きいのが【内装工事】になります。どの程度まで内装・デザインにこだわるかによって、費用・スケジュールともに大きく変化します。スケジュール策定の際にこの期間は多めに見込んでおくとよいでしょう。
家具・什器・インフラを手配する
レイアウトや内装のデザインがある程度確定した段階で、家具・什器・インフラの手配を進めます。納期や工事スケジュールを見込んで以下の項目の手配を進めていきます。
- 家具・什器・OA機器の手配
- 処分するものの洗い出し
- 電話回線、インターネット回線工事の手配
- リース品の対応（※契約継続可否の確認）
上記リストにもあるように家具・什器やOA機器など【購入するもの】と【処分するもの】をきちんと把握しましょう。
- 家具・什器・・デスク、チェア、パーティション、収納庫、金庫、ハンガーラック など
- OA機器・・PC、モニター、電話、コピー機、シュレッダー など
新たにオフィス家具を購入する場合は、事前に新オフィスの業務用エレベーターのサイズを業者に伝えておくと、納品時のトラブルを回避するができます。
各業者との打ち合わせ
プランが確定したら各業者と打ち合わせを進めます。複数業者が同日に工事をすることもしばしば発生します。そのため、各業者の作業範囲やスケジュールはきちんと確認・把握しておくことが大切です。
工事の手配・各業者への発注
各業者から最終の実施見積が出揃ったら、手配できるものから発注をかけていきます。工事や備品類の発注は、移転規模にもよりますが遅くとも移転日の約4か月前を目安に行いましょう。
また、管理会社への搬入・搬出にかかる作業届の申請なども準備しておく必要があります。
▲オフィス移転の全プロセスを可視化｜【ガントチャート付き】移転チェックリスト
オフィス移転の1か月前までにやること
いよいよ工事期間に入ります。プロジェクトマネージャーや工事管理担当者と連携し、工事スケジュール通りの実施・完了を目指します。
各種工事の実施
内装、電気、電話、空調、照明、家具の納品など、オフィス構築に必要な各種工事の実施期間です。工事の際に担当者の立ち会いが必要かどうかや、鍵の受け渡し方法を予め確認しておきましょう。
引越し準備
決まった引越し日までに、荷物をすべて箱詰めします。個人の荷物は自分でまとめてもらうので、社員全員の協力が必要不可欠です。余裕をもって梱包ルールを周知しておきましょう
また、移動先に番号を割り当てたナンバリング図を作成し、段ボールに貼るラベルに移動先のナンバーを書いてもらうことで、当日スムーズに作業ができます。
各種検査・引越し作業
一般的に、オフィスの工事が無事完了したら、図面や仕様書通りに仕上がっているかどうかという品質のチェックと、不備や問題がないかのチェックをする施主検査があります。移転の担当者になった場合、施主検査には施主として立ち会い、必要に応じて改善や修正の指示をします。
※施主検査は工事の段階によって複数回行われる場合や、規模や工事内容によっては省略されるケースもあります。
検査が無事に完了したら、いよいよ新オフィスに引越します。引越し業者が予めナンバーをふった段ボール・荷物をナンバリング図の通りに運んで配置します。
取引先への連絡
取引先へ移転する旨の連絡や挨拶を行います。各取引先において、契約書・請求書などの登録情報の変更が必要になる為、先方の都合も考慮して移転日の1か月前には実施すると良いでしょう。
- 顧客
- 仕入先
- 業務委託先（会計士事務所、弁護士事務所など）
- 金融機関
- 各種加盟団体
- リース会社（PC、コピー機、電話機、植栽など）
- 会員制サービス（定期購読雑誌など）
- 消耗品の購入先
移転日から逆算して1か月前に実施できるよう、事前に挨拶先のリストアップや挨拶状の文面を準備するなど、スケジュールに余裕をもって進める必要があります。また、挨拶状と併せてメールでフォローアップする際は、メールの署名欄にオフィス移転の旨を併記することで周知にも繋がります。
印刷物・WEBの住所変更準備
住所変更に伴い、旧オフィスの住所が記載されている以下のような印刷物・備品類はリストアップし、移転後スムーズに差し替えができるように手配しておきましょう。
- 名刺
- ホームページ
- 会社案内資料
- 契約書・請求書・伝票など書類
- 社判
- 封筒 など
移転前に必要な届出
また、オフィスの住所変更に伴って移転日までに提出が必要な書類も準備しておきしょう。Web上で完結する場合もあれば、書類の提出が必要な場合もありますので、事前に各所へ問い合わせて速やかに移行できるようにしておきましょう。
| 手続き先 | 必要書類 | 提出のタイミング |
|---|---|---|
| 銀行 | ・通帳 ・届出印 ・移転完了後の登記簿謄本の原本 ・提出者の本人確認書類 など | 移転日まで |
| 郵便局 目的：転居・転送サービスの利用 | ・転居届 ・提出者の本人確認書類 | 移転日が分かり次第 |
移転に係る届出については、以下のコラムで解説しておりますのであわせてご覧ください。
オフィス移転の当日・移転後にやること
移転当日～移転後に実施することを解説していきます。移転後スムーズに通常業務に戻れるよう、タスクを把握し事前に備えておきましょう。
新オフィス移転の立ち会い
荷物の搬出入が行われる移転日当日は、新オフィス・旧オフィスそれぞれで立ち会いが必要です。搬出入時のトラブル回避に備えて、当日立ち会うメンバーを選出しておきましょう。
立ち会い時のポイントは以下の通りです。
- 指定の荷物がすべて届いているか・破損がないかを確認
- 機材などは、配置先を指示する
- 搬出入作業をする前にあった傷は、事前に写真を撮っておく
※作業中にできた傷ではないことの証明となります
旧オフィスの原状回復工事の実施
冒頭でもご紹介しておりますが、原状回復工事とは“借りたときと同じ状態に戻す工事”のことです。原状回復工事の詳細はこちらのコラムで徹底解説をしておりますのでぜひご一読ください。
運用・社内アナウンス
社内運用マニュアルを準備・活用し、新オフィスでのルールを改めて周知します。移転からしばらく期間が経過したタイミングで、再びアンケートをとり社員の満足度を調査することをおすすめします。オフィスをつくっておわりにせず常にPDCAを回し、社員がより快適に働けるオフィス環境を目指しましょう。
ホームページやプレスリリースでの周知
ホームページ上でも『お知らせ』としてオフィス移転の旨を掲載しておきましょう。お知らせには、新住所や電話番号と併せて、移転の背景や目的、新オフィスのコンセプト等を掲載することで企業イメージ向上にもつながります。
また、プレスリリースを配信することで、より広い範囲に周知することができます。
口座・クレジットカード情報の変更
銀行口座やクレジットカードの登録情報を新住所へ変更しましょう。移転前に必要な申請を確認しておくことで、抜けもれなくスムーズな移行が可能です。
オフィス移転後に必要な届出
オフィス移転に伴う手続き一覧（参考例）
| 手続き先 | 必要書類 | 提出のタイミング |
|---|---|---|
| 旧住所の管轄法務局 | ◆同じ法務局の管轄内に移転する場合 ・本店移転登記申請書 ・株主総会議事録 ・株主総会出席者リスト ・取締役会議事録または取締役決定書 ◆異なる法務局の管轄地域に移転する場合 ・本店移転登記申請書（旧法務局と新法務局の提出分で2部） ・株主総会議事録 ・株主総会出席者リスト ・取締役会議事録または取締役決定書 ・印鑑届書 | 移転後2週間以内 |
税務署 | ・所得税＋消費税の納税地の変更に関する届出書 ・異動届出書 ・給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書など | |
| 都道府県税事務所 | ・異動届出書（法人異動事項申告書） | 都道府県ごとに異なる |
市区町村役所・役場 | ・異動届出書（法人異動事項申告書） ・移転完了後の登記簿謄本のコピー | 市区町村ごとに異なる |
| 年⾦事務所 | ・健康保険＋厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届 ・移転完了後の登記簿謄本のコピー | 移転後5日以内 |
労働基準監督署 | ・労働保険名称、所在地等変更届 | 移転後10日以内 |
| 公共事業安定所 ( ハローワーク ) | ・雇用保険事業主事業所各種変更届 ・労働保険名称、所在地等変更届 | 移転後10日以内 |
※表に記載している情報は一般的な手続きの概要となります。各項目の詳細や必要な手続きについては各機関へ直接お問い合わせください。専門的なアドバイスが必要な場合は、各専門家へご相談ください。
こちらのコラムでも提出書類や期限を詳しく解説しておりますので、あわせてご覧ください。
オフィス移転のコストを抑えるポイント
オフィス移転の参考に！他社はどうやって移転を成功させた？
弊社リリカラのスペースリューション事業部は、オフィス移転やリニューアルをトータルで提案・コーディネートするオフィスづくりの専門集団です。我々がオフィス移転をサポートした事例をご紹介いたします。
レイシスソフトウエアサービス株式会社｜事例を見る＞
レイシスソフトウエアーサービス株式会社様は、リリカラに不動産仲介からオフィス構築までのご依頼を頂きました。
お客様からは「移転を決めて退去するまでに時間がなかったのでそのまま仲介してもらうことにしました。リリカラさん1社で物件探しもオフィス構築もできるならラクだなと思いましたね。」というお言葉をいただきました。
最後に
いかがでしたでしょうか？オフィスは“つくっておわり”ではありません。時代や社会の変化とともに、オフィスに求められる役割・機能は変化します。私たちリリカラはお客様に寄り添い、課題に解決に向けてオフィスづくりをワンストップでサポートいたします。お困りの際はこちらからお気軽にお問い合わせください！
最後までお読みいただきありがとうございました！
