2021年7月7日（水）リリカラ株式会社とコクヨマーケティング株式会社はオンラインセミナー「フリーアドレス導入までのステップと課題解決方法とは～社員も納得する新しい働き方移行のコツ～」を開催。
テレワークの浸透により、オフィスの中で固定席を持たずに、自分の好きな席を選択して働くワークスタイル「フリーアドレス」に注目が集まっています。
セミナーの第2部では、フリーアドレスを導入する際のよくある3つの課題について、リリカラ株式会社で営業を担当している青沼と、コクヨマーケティング株式会社で設計を担当している服部氏がディスカッションを行いました。(以下、敬称略)
今回は、そのディスカッションの様子をオフィスマーケティング部2年目の海老原がレポートします。
目次
課題１．リモートワークの普及で、在宅勤務が増えオフィスの固定席が常に空いている
リリカラ青沼：2020年以降働き方が大きく変わりましたが、案件の依頼内容に変化はありましたか？
コクヨ服部：リモートワークの急激な普及により、オフィスの固定席が空いていてるため、空間をもっと有効に使いたいというお客様が増えています。
リリカラ青沼：弊社でも、同じようなご相談が増えています。最近だと、3拠点を1拠点に統合するために、固定席制をやめてフリーアドレス制を導入した事例も担当しました。コミュニケーション活性化やコスト削減などのメリットも多かったようです。
コクヨ服部：そのようなフリーアドレス制の導入では、デスクエリア削減後、新たに生まれたスペースをどう活用するのかお悩みになる方もいます。最近では、ウェブミーティングブースが人気です。
コクヨ服部：理由としては、ウェブミーティングの機会が増えたことが挙げられます。社内のオープンなスペースでウェブミーティングを行うと、画面越しの相手に周囲の雑音まで届いてしまったり、オフィス内にも話し声を響かせてしまったりします。そのため、フリーアドレス制を導入と共にウェブミーティングブースを設置するお客様は非常に多いです。
リリカラ青沼：弊社でも同様です。新たに生まれたスペースを、他にはどのように活用されるお客様がいますか？
コクヨ服部：オフィスでしかできないスペシャルな機能を拡充するケースも多いです。例えば立って作業ができる上下昇降デスクや、デュアルモニター付きのデスクがあります。
リリカラ青沼：私もリモートワークで働くことが増えているのですが、業務内容によっては、そのようなスペシャルな機能を求めてオフィスに出社する日もあります。
コクヨ服部：リモートワークが普及したことで、オフィスに必要な機能が明確になってきていますね。
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課題 リモートワークの普及で、在宅勤務が増えオフィスの固定席が常に空いている。
解決策 フリーアドレスを導入し創出されたスペースに、ワーカーがオフィスに求める機能を追加していく。
課題２．これからの新たな働き方に向けて、レイアウトを見直したい
リリカラ青沼：働き方が大きく変わったことで、レイアウトを見直したいという声も増えていますが、服部さんはどのようにお考えですか。
コクヨ服部：まずは、いきなりオフィスのレイアウトを考えるのではなく、どのような働き方をしたいのかから考えることが大切です。働き方について考えるためのプロセスをご紹介します。
コクヨ服部：ここで見ていただきたいのは、『現在』の働き方を起点にして考えるのではなく、『将来』のありたい姿を起点にすることです。
リリカラ青沼：そのようなバックキャスティングの考え方は重要ですね。『現在』感じている課題のみに着目したオフィスリニューアルを行うと、すぐに新たな改修が必要になってしまいます。
コクヨ服部：弊社の品川オフィス及び東京ショールーム『THE CAMPUS』をリニューアルした時、この『将来』を起点としたバックキャスティングの考え方を用いました。ライブオフィスは6フロアあり、各フロア異なるコンセプトを持っています。
リリカラ青沼：6フロアですか。実は、事前に行ったアンケートで『複数フロアにわたるフリーアドレスはどのように行ったらよいか』という質問もいただいています。服部さんはどのようにお考えでしょうか。
コクヨ服部：フロアごとに機能や組織を割り当てることが大切です。コクヨでは、機能ごとに割り当てましたが、ICTツールを導入することで組織のつながりも維持しています。
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課題 これからの新たな働き方に向けて、レイアウトを見直したい。
解決策 バックキャスティングの考え方を用いて、将来どのような働き方をしたいのか考える。
課題３．フリーアドレスを導入したいが、不安がある
リリカラ青沼：フリーアドレスの導入においては、『固定席がないことで使い勝手が悪くなってしまうのでは？』という不安の声もよく聞きます。その場合、私がおすすめするのは、フリーアドレスを導入しやすい部署から段階的にフリーアドレスを導入することです。その様子を他の部署の人も見ることで、全社的にフリーアドレスへの理解を深めることができます。服部さんはどのようにお考えですか？
コクヨ服部：やはり、抵抗がある社員も少なからずいらっしゃいますよね。不安があるということは、自分の意見を聞いて欲しいということでもあると思います。そこで弊社では、『はたなびPro』（PDF）というWEBアンケートツールをおすすめしています。
コクヨ服部：画面に表示されているのは、アンケートの回答結果です。このように社員の意見を数値化することで、全体の傾向や属性別の状況を把握することができます。
リリカラ青沼：服部さんご自身は、普段どのようにオフィス設計を始めることが多いですか？
コクヨ服部：まずは、お客様と共に働き方の現在地点と目標地点を確認します。ここの認識がズレていると後に計画を練り直さなければいけない事態に陥ってしまうので、必ず確認する部分です。
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課題 フリーアドレスを導入したいが、不安がある。
解決策 フリーアドレスを段階的に導入する・社員の意見を数値化する。
まとめ
今回は、フリーアドレスを導入する際の、よくある3つの課題の解決方法についてお伝えしました。これまでお客様と向き合ってきた2人ならではの、フリーアドレスにおけるトレンドや、フリーアドレスに欠かせない視点を知ることができました。皆様のオフィスにも、ぜひ取り入れてみてください。もし課題の解決にお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
弊社と共に「働き方の現在地点と目標地点の確認」から、始めていきましょう。
