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オンラインでも若手社員の力を引き出すコミュニケーション方法

2022.4.4 働き方

本コラムでは、若手社員が抱えやすいオンライン上でのコミュニケーションでの課題​​​​を「連携を強化するためのインフォーマルコミュニケーション」と「高い成果を上げるためのフォーマルコミュニケーション」の2つに分け、それぞれの解決策をご紹介します。


◆ 20代社員の7割は​​テレワークの継続を希望

新型コロナウイルス感染拡大以降、テレワークを取り入れた働き方は急速に浸透しました。通勤時間の削減や集中業務の効率向上など実際にテレワークのメリットを体感している人も多いのではないでしょうか。

総務省のデータによると、特に20~29歳の若い社員は「テレワークを継続したい・どちらかと言えば継続したい」と回答した人が他の年代に比べて多く、7割を超えています。

テレワークの継続意向(2回目の緊急事態宣言の対象都府県及び対象外道県)

出典:総務省「ウィズコロナにおけるデジタル活用の実態と利用者意識の変化に関する調査研究」

上記のデータを踏まえると、若手人材の獲得や定着のためには、企業はテレワークを取り入れたハイブリッドな働き方を実現していく必要があることが分かります。


若手の社員が​​テレワークを行うリスク

こうしてテレワークを取り入れた働き方が求められている一方で、入社して間もない若手の社員がテレワークを行う際には様々なリスクがあるのも事実です。

例えば、上司と直接顔を合わせる機会が減り相談の機会を逃してしまうケースや、同期とのつながりが希薄になりモチベーション維持が難しくなるケースがあります。

そして、これらのリスクは「コミュニケーション不足」が原因となっている場合がほとんどです。


オンラインコミュニケーションでの課題​​​​

業務に関わるオンラインコミュニケーションは大きく以下の2つに分けられます。

  1. 「連携を強化するためのインフォーマルコミュニケーション」
  2. 「高い成果を上げるためのフォーマルコミュニケーション」

それぞれのオンラインコミュニケーションでの課題を解決するためには​​、どのような取り組みが有効なのでしょうか。


1.「連携を強化するためのインフォーマルコミュニケーション」

インフォーマルコミュニケーションとは、簡単に言えば「雑談」のことを意味します。

雑談には人材の定着やイノベーションの誘発など多くのメリットがありますが、テレワークの浸透以降、雑談のような”他愛もないコミュニケーション”の機会は急速に減少しています。

リリカラでは雑談機会の減少を解消するために、バーチャル空間「oVice」を導入しました。

アイコンを近づけるだけで会話が始まるシンプルな操作のため誰もが簡単に利用できます。会議URLの発行が不要になったことで、話しかけるハードルが大きく下がり、テレワークでも雑談の機会を維持することができています。

▼詳しくはこちらのコラムをご覧ください。
テレワークの孤独感を解消|バーチャル空間「oVice」を使ってみた!


2.「高い成果を上げるためのフォーマルコミュニケーション」

フォーマルコミュニケーションとは、会議や打ち合わせなどの際に行われる業務に関するコミュニケーションを意味します。

オンライン会議でこのような課題を感じたことはないでしょうか。

  1.  オフライン組とオンライン組の間に情報格差が生じる
  2.  ディスカッションやアイデア出しが難しい

​​実はリリカラもこれらの課題に直面していました。
そこで、これら課題を解決するためにオンライン会議ツール「MAXHUB」を​​導入しました。


オンライン会議ツール「MAXHUB」でコミュニケーション課題を解決

参照:コクヨ株式会社 HP『HAXHUB』

先ほど挙げた課題が「MAXHUB」によってどのように解決されたのかご紹介します。


課題1:オフライン組とオンライン組の間に情報格差が生じる
解決1:ホワイトボードやデータへの書き込みをタイムラグ無しで瞬時に共有

「MAXHUB」はWindows OS を標準搭載しているため本体からオンライン会議に参加し、直接画面を共有することができます。

そのため書き込んだ内容は、瞬時に遠隔の参加者にも共有され情報格差を生みません。

書き込みを行ったデータをQRコード化する機能が搭載されており、データ共有も容易に可能です。

ファイルへのパスワード設定や、同じネットワーク内でないとダウンロードできないといった設定もMAXHUB内で行うことができ、セキュリティーの心配もなく業務の属人化を防ぐことができます。


課題2:ディスカッションやアイデア出しが難しい
解決2:遠隔地からも効率的に意見を集めることができる

「MAXHUB」ではQRコードを共有することで、遠隔地からでもメモを「MAXHUB」上に貼り付けることができます。アプリのダウンロードなど事前の準備は不要で、誰でも簡単にアクセスすることができます。

付箋の色の選択やタイマーの設置も行うことができ、スムーズなアイデア出しをサポートします。

集まった付箋は移動や大きさの変更が可能で、関連度の高い付箋同士を近づけたり、重要な付箋を大きくしたりすることが可能です。

付箋の上からペンで書き込むこともでき、オンライン会議でも議論を深めることができます。


「MAXHUB」の​​導入とセッティング方法

「MAXHUB」の導入とセッティング方法はかなりシンプルです。

例えばモニター設置時によくある疑問に対しては、以下のようなソリューションを持っています。

  • 「何をどこに繋げばいいの?」⇒ マイクとカメラが内蔵されているため、配線や設定に悩みません。
  • 「どうやって画面に共有するの?」⇒ Windows OS を標準搭載しているのでタブレットのように画面本体から操作可能です。
  • 「新しいツールの導入が必要?」⇒ 「 Zoom 」「 Teams 」「 Skype 」「 Google meet 」など、使い慣れた Web 会議サービスの利用が可能です。

このように、利用の際に混乱を招く可能性がある点をしっかりとカバーしてくれるため、導入時の負担も最小限に抑えることができます。

>「MAXHUB」の導入をご検討の方は「オンライン相談」へ


テレワークでも若手社員の力を引き出せる環境づくり

今回取り上げたように、オンラインのコミュニケーションには未だ多くの課題があります。特に若手社員はテレワークにより本来持っている力を最大限に発揮できないリスクが考えられます。

そこで「連携を強化するためのインフォーマルコミュニケーション」と「高い成果を上げるためのフォーマルコミュニケーション」の両方を見直し、​​​​生産性の高い働き方を目指していくことが重要です。

コミュニケーションやハイブリッドワークにお悩みの方は、ぜひリリカラにご相談ください。


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