マスクなしで過ごす機会が増え日常生活における自由度が増す一方で、オフィスにおいては対面でのやりとりに戸惑いを感じることが多く、「会社に来ても必要最低限の会話しかしない・・」「せっかく作ったコミュニケーションスペースが有効活用されていない・・」など、社内のコミュニケーションに課題を感じている方も多いのではないでしょうか？
本コラムでは、社内のコミュニケーションが活性化するアイデアをオフィス・働く場づくりの観点からご紹介します。
目次
企業がかかるコミュニケーション課題
在宅勤務やサードプレイスの活用などハイブリットな働き方が普及した一方、働き方の多様化は「社内コミュニケーション」に大きな影響を及ぼしています。あるネット調査（※） によると、コロナ禍において『コミュニケーション力が衰えた』と感じている人が多く、いわゆる“コミュ障化”が深刻化しているのです。
※参考：株式会社グローコム「コロナ禍が日本人に与える影響について」(2022年7月)
そんな“コロナコミュ障”を起因として起こり得る、企業が抱えるコミュニケーション課題の代表例を4つ紹介していきます。
雑談の減少
一つ目は、「雑談の減少」です。
ハイブリットな働き方は、オフィスへの出社機会が減るきっかけにもなってしまいました。結果として社員同士がオフィスで顔を合わせる回数も減少し、従来対面だからこそできていた業務以外の雑談や、「ちょっといいですか？」といった気軽なコミュニケーションを取ることが難しくなります。
業務以外のコミュニケーションを取らないことで孤独さを感じやすく、“コミュ障化”をさらに深刻化させてしまう可能性もあります。
帰属意識の低下
二つ目は、「帰属意識の低下」です。
気軽にコミュニケーションが取れないことは、「孤独感」「寂しさ」「気分の落ち込み」を感じやすく、その結果チームや会社に対する帰属意識が下がってしまいます。帰属意識の低下は仕事に対するモチベーション低下にも繋がり、企業にとって悪循環を生み出してしまいます。
人間関係の希薄化
三つ目は「人間関係の希薄化」です。
特に若い世代の社員の場合、なかなか先輩の顔を覚えることができなかったり、いつまで経ってもチームや会社に馴染めないなど人間関係の構築に時間がかかってしまいます。
人間関係が構築できないままでは離職率を高めてしまう可能性もあるため、社内でしっかりとコミュニケーションを取り、信頼し合える関係を構築していく必要があります。
生産性の低下
四つ目は「生産性の低下」です。
社内コミュニケーションが不十分な環境ではオフィスに居心地の良さを感じられず、モチベーションも低下するため、業務においても最大限のパフォーマンスを発揮することが難しくなります。適度な気分転換ができないまま一人でもくもくと作業を進めていては、心身の健康にもマイナスの影響を与えてしまいます。
社内コミュニケーションを活性化させるオフィスの仕掛け
では、オフィスづくりにおいてどのように改善・工夫をすればコミュニケーションが活性化するのでしょうか？ここからは、リリカラが考えるオフィスで実現できるコミュニケーション活性化のアイデアと事例をご紹介します。
社内のコミュニケーションを活性化するための鍵となるのは、「人を引き寄せる」「人と人を結び付ける」仕掛けです。この2つのステップを掛け合わせることで、社内のコミュニケーションが活性化すると考えています。
STEP-1：その場に人を引き寄せる
まずは、STEP１として「その場に人を引き寄せる」仕掛けについてです。オフィスづくりの際、レイアウトを少し工夫することで、人が自然と立ち寄り、集うスペースをつくることができます。
●社員の利用頻度が高い機能を集約する
社員の利用頻度の高い機能を1か所に集約することで、自然と人が立ち寄るスペースをつくることができます。例えば、オフィスの真ん中にカフェスペースを配置すると、オフィスの中心に自然と人が立ち寄りその場が賑わいます。プリンターなど利用頻度の高い機器・備品類も同様に人が立ち寄り、集う仕掛けとして機能してくれるため、この特性をうまく利用することで、コミュニケーション機会の創出に繋がります。
特にプリンターなどの機器・備品類は、レイアウトを考える際に端の方にまとめてしまうケースが多いですが、敢えて真ん中に配置することでコミュニケーション活性化のきっかけとなってくれます。
●自由度の高いスペースを設置する
用途に応じて柔軟に使えるスペースは自然と人が集まります。加えて、ホワイトボードやモニターなどのツールを備えることで、チームミーティングやブレスト、社内イベントなど様々なシーンに対応できます。、「気軽に利用できること」が非常に重要であり、堅苦しさなく自由に使えることで会話が生み出され、その結果コミュニケーション活性化に繋がります。
●人の動線を有効活用する
リフレッシュ・休憩などができる共有スペースを、出入り口付近など人通りの多い場所に配置することで、すれ違うメンバーとの偶発的なコミュニケーションも期待できます。
その他にも、隣り合う部門と部門の間に共有で利用できるスペースを配置すると、部署の垣根を超えた社員同士のコミュニケーションを促します。
STEP-2：その場で人と人と結び付ける
次に、STEP2「その場で人と人を結びつける」仕掛けをご紹介します。
STEP1で取り入れた「人が立ち寄る仕掛け」と掛け合わせ、立ち寄った人同士を結びつけることを目的とします。
●社員のプロフィールを共有する場を設置する
普段業務で関わるだけでは知り得ないメンバーのプロフィールや趣味などを共有できるようなスペースを設置することで、共通点の発見や相互理解に繋がり、新たな結び付きの創出が期待できます。
例えば、社内のモニターにメンバー紹介のスライドを投影しプロフィールを共有したり、オフィスの中におすすめの書籍や趣味を紹介できるスペースを設けたりするなど、パーソナルな情報をシェアすることで意外な共通点が見つかるかもしれません。
●遊び心のある家具を取り入れる
ビーズクッションやアウトドア家具など少しテイストの異なる要素を取り入れることで、堅苦しさなくリラックスした状態でコミュニケーションが取れるようになります。その結果、社内の風通しが良くなり、社員同士の結び付き強化に繋がります。
●非デジタルな手法で繋がる
メールやチャットでも意思疎通は可能ですが、関係構築には対面や手紙といった非デジタルな手法も有効です。例えば、壁面やホワイトボードにスペースを設けて付箋などに日々の感謝を書いてみるなど、デジタルとは一味違う温かみを感じられます。
最近では、社内のコミュニケーション活性化や信頼関係構築を目的とした「サンクスカード」という制度を取り入れる企業も増加しているようです。
コミュニケーション活性化の事例
ここからは、リリカラでのコミュニケーション活性化に関する事例をご紹介します。
●コミュニケーションで笑顔溢れる「connect Lab. ekubo（エクボ）」
現在リリカラ東京オフィスが入居しているビルは、エレベーターやトイレなどの共用部がフロアの中心にあるため、ロの字型のフロア形状をしています。そのため、社員からは「反対側の様子が見えない」や「他部門とのコミュニケーションが取りづらい」といった声が挙がっていました。
そこで部門間の中間地点に位置するスペースをリニューアルし、“コミュニケーションで笑顔が溢れる場所になるように”という想いを込め【ekubo(エクボ）】という名称を付けて運用を開始しました。
ekuboでは、社員の利用頻度の高いカタログや張地サンプルを集約し、自然と人が集う仕掛けとして取り入れ、営業・デザイナーがサンプルを見ながら気軽に打ち合わせできる空間として生まれ変わりました。
「次の打ち合わせはekuboで！」と気軽に集い、コミュニケーションが取れる空間として位置付けられ、現在でもイベント開催をはじめとする交流の場として機能しています。
（※リリカラ東京オフィスは2023年10月に日比谷オフィスに移転しました。日比谷オフィスについての詳細はこちらから）
まとめ
いかがでしたでしょうか？
働き方が多様化したからこそ、オフィスで顔を合わせた際の気軽なコミュニケーションがとても大切であり、社員がいきいきと働ける快適なオフィスを目指すことが結果的に企業のイメージUPにも繋がります。
オフィスはつくって終わりにせず、さらにより良い環境を目指すことが重要です。
リリカラでは、オフィスづくりのプロが、皆さまのオフィス課題に寄り添いサポートいたしますのでぜひお気軽にご相談ください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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