リモートワークが普及したことで、フリーアドレスを導入する会社は増えています。
しかし実際に導入してみるとフリーアドレスのメリットが実感できず、固定席のオフィスに戻る会社も存在します。
フリーアドレスのメリットを最大限享受するためには、デメリットを解消し、具体的な対策を講じることが重要です。このコラムでは、フリーアドレスのデメリットを紐解き 、成功への手順を解説します！
目次
フリーアドレスを苦痛に感じる理由4選
フリーアドレスを導入する会社は増えていますが、一方で、無視できないデメリットも存在します。
この章ではフリーアドレスのデメリットを4つご紹介します。
集中力の維持が困難に
フリーアドレスは、コミュニケーションを活性化するために導入されることが多いオフィスレイアウトです。壁や障壁が少ないオープンな空間設計とすることが多く、会話音が周囲に響きやすくなります。そのため集中力が低下したり、ストレスを感じたりする可能性があります。
荷物の持ち運びが大変
フリーアドレスのオフィスでは、従来はデスクに置いていた荷物をロッカーに移動する必要があります。そのため、持ち運ぶ機会が増え、整理整頓が難しくなり、作業効率が下がる可能性があります。
また、ロッカーは年々コンパクト化されており、収納できる荷物が減っています。そのため、ますます物の移動の手間が増えていくと考えられます。
プライバシーが維持されにくい
フリーアドレスを採用する企業は、オープンなコミュニケーションを重視する傾向にあります。そのため、フロアは仕切りや個室が少なく、ワーカーは個別のデスクを持たず、共有デスクを使用します。
共有デスクは、仕切りや引き出しがなく、シンプルな作りが多いため、個人のスペースが制限され、作業や会話が他の人に見聞きされやすくなります。このため、個人のプライバシーに影響を与える可能性があります。
帰属意識が低下する可能性
固定席のオフィスは、同じ席に座り続けることで、同じ部署やチームのメンバーとの距離が縮まり、コミュニケーションが生まれやすくなります。そのため、部署やチームの一体感が醸成され、組織への帰属意識が高まります。
一方、フリーアドレスは、毎日席が異なるため、同じメンバーと顔を合わせる機会が減り、コミュニケーションが希薄になることが……。その結果、部署やチームの一体感が損なわれ、組織への帰属意識が低下する可能性があります。
フリーアドレス導入のメリット4選
フリーアドレスには上記のようなデメリットがありますが、それ以上に多くのメリットが存在します。
この章では、フリーアドレスを導入することのメリットを４つご紹介します。
オフィス文化の発展に寄与
フリーアドレスを導入することで、ワーカーは業務に最適な場所を自由に選択できるようになります。そのため、特定の部署やプロジェクトのメンバーと近くに座って気軽にコミュニケーションをとることができたり、部署の垣根を越えたさまざまな人と交流することで、新たな視点やアイデアが生まれるなど、コラボレーションの機会やイノベーションに向けたアプローチが促進。
フリーアドレスの導入は、ワーカーの働き方だけでなく、オフィス文化全体にも良い影響を与えることができます。
スペース効率の向上とオフィスコストの低下
固定席を割り当てる伝統的なオフィス環境のデメリットの一つに、空席が発生するとスペースが無駄になる・広いオフィススペースが必要となり、賃貸コストが高まることが挙げられます。
しかし、フリーアドレスはレイアウトを柔軟に変更できるため、空席が発生した際に別の目的に活用できたりとオフィスの有効活用を図ることができます。また、固定席分のスペースを削減することで、賃貸コストの削減につながります。
働き方が多様化する
フリーアドレスを導入することで、ワーカーが自分の作業環境を選択できるようになり、多様な働き方に対応しやすくなります。
例えば、「子育てや介護など、家庭の事情に合わせて柔軟に働くことができる」「集中して作業したいときは静かな場所を選び、コミュニケーションをとりたいときはオープンな場所を選ぶことができる」「自分の好みやニーズに合わせて、デスクや椅子などの備品を自由に選ぶことができる」など。その結果、ワークライフバランスや会社の満足度の向上につながります。
オフィスの魅力が上昇
常に同じデスクで働くことが求められる固定席のオフィスは、働くことの新鮮味が次第に薄れていきます。これによりワーカーにとって魅力のある場所とは認識されにくくなり、単なる作業スペースとして捉えられることも。
しかしフリーアドレスを導入することで、ワーカーは常に新しい刺激を受けることができ、仕事に対するモチベーションや満足度を高めることができます。その結果、定着率や採用率の向上につながります。
フリーアドレスが苦痛にならないための方法
では第1章で紹介したフリーアドレスのデメリットを減らすためにはどのような取り組みを行えばよいのでしょうか？ここではその解消方法をご紹介します。
騒音を抑えて集中力を高める方法
オープンなフリーアドレス下でも集中してタスクに取り組めるよう、オフィス内に電話や集中作業を行うための静音エリアを設けましょう。
静音エリアの導入が難しい場合は、静かにする時間帯を設けてワーカーが自分のタスクに合わせて働く場所を時間帯で選べるようにします。同時にワーカーに対して会話禁止といったルールを明確にすることも忘れないようにしましょう。
所持品の管理と移動を楽にする方法
固定席がない環境でも整理整頓しやすいように、ワーカーに個人用のロッカーや引き出しを用意しましょう。パーソナルなアイテムを収納できるので、自分のスペースを意識しやすくなります。また、書類や文書はデジタル化して必要なときにだけ印刷することで、紙の収納スペースを節約できます。
さらに、オフィス内にアートやグリーンを配置すると、美観が向上するだけでなく、整理整頓の意識も高まります。またフリーアドレスにすることで荷物を持ち運ぶ機会が必然的に増えます。下記のコラムでは、荷物の持ち運びを便利にするグッズを含めた6つのお役立ちグッズを紹介しています。ぜひご参考ください。
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プライバシーを高める方法
オンライン会議や通話時などプライバシーが必要な場面に対応するために、予約可能な個室やセミクローズなエリアを用意するとよいでしょう。
また、オフィス内のコミュニケーションに関するルールを策定し、特にプライバシーが必要な場面では会話音を抑えるように周知。これにより、静かな環境が維持できプライバシーが確保され、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
帰属意識を高める方法
フリーアドレス下でも帰属意識を維持する方法の一つに、オフィス内にワーカーの写真や自己紹介の掲示があります。自己紹介を掲示することにより、他のワーカーとの接点が生まれやすくなり、コミュニケーションの形成に役立ちます。
また、部活動や社内ウェビナーなどのイベントを定期的に計画するのも効果的です。これらのイベントを通じて、従業員同士のつながりを深め、共通の興味やバックグラウンド、専門知識を共有することで、ワーカーのアイデンティティを深めながら、社内にアットホームな雰囲気を醸成することができます。
フリーアドレスを成功させるための手順
①従業員への説明とトレーニング
フリーアドレスの導入には、ワーカーの理解と協力が不可欠です。そのため、変更の背景や目的を丁寧に説明し、意見交換をしながら、ワーカーに新しい環境への理解を促しましょう。
他社のフリーアドレス導入事例を共有すると、ワーカーのモチベーションアップにつながります。また、本格的な導入前に、フリーアドレスの試行期間を設けることで、メリットや注意点を体感してもらい、導入をスムーズに進めることができます。
②柔軟性の高いオフィスデザイン
フリーアドレスの最大のメリットは、ワーカーが作業の内容に合わせて適切な環境を選択できることで、業務の生産性が向上することです。このメリットを最大限に享受できるよう、柔軟性が高いデザインを採用するとよいでしょう。オープンスペース、プライベートエリア、クワイエットエリア、リラックスエリア、会議室など様々なバリエーションの作業スペースを用意しつつ、集中作業に適した音響設計を行うことが重要です。
また可動式の家具や個人のアイテムを収納できるスペースを提供することで、ワーカーがオフィススペースをカスタマイズできるようにします。これにより個人のニーズに合った快適な環境が簡単に構築できます。
③適切なテクノロジーの導入
フリーアドレスを効果的に運用する上で、テクノロジーの導入は必須です。ここでは重要なシステム・ツールをご紹介します。
スペース予約システム
スペース予約システムは、従業員が自分の希望する作業スペースを予約できるシステムです。フリーアドレスのオフィスや、複数のチームが同じオフィスを共有している場合に便利です。ウェブベースのアプリやデスクトップソフトウェアを通じて利用することができ、外出先からでも予約できます。
このシステムを導入することで、オフィスの混雑を避け、必要な場所を確保できるようになります。
ワークプレイス分析ツール
センサーやビーコンを活用したデータ収集システムは、オフィス内の利用状況や混雑度などのデータをリアルタイムで収集するシステムです。このシステムを導入することで、スペースの最適な配置や設計を決定し、業務効率の向上やコスト削減につなげることができます。
デジタルサインツール
デジタルサインツールとは、オフィス内に設置するスクリーンやデジタルサイネージなどの情報端末を用いて、会議室のスケジュールや利用可能なデスクの情報を表示するツールです。
このツールを導入することで、従業員は必要な情報をいつでもどこでも簡単に取得できるようになり会議のスケジュール調整がスムーズになります。また表示された情報をきっかけに、従業員同士がコミュニケーションをとる機会が増えます。
オンラインカンファレンスツール
リモートワーカーとのコミュニケーションをサポートするオンラインコンファレンスツールとは、会議室や個人用のスペースでビデオ会議をスムーズに行えるようにするツールです。音声や映像だけでなく、チャットやホワイトボードなどの機能も利用可能で、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。
最近では、AIによる音声認識・文字起こしやライブ配信機能を備えたものも登場しています。自社のニーズや予算に合わせて、適切なツールを選びましょう。
④フィードバックの収集と改善のサイクル
フリーアドレスの効果を持続させるために、導入後はワーカーからフィードバックを収集し、課題を特定して改善策を検討しましょう。
直接フィードバックをもらうミーティングを実施すると、オープンで率直な対話が生まれ、フィードバックの質が向上します。また、匿名のアンケートを実施すると、率直な意見が集まりやすくなります。より具体的な改善点を浮かび上がらせるために、フィードバックの方法を組み合わせるとよいでしょう。
この収集は定期的に行うことが重要です。継続的な改善を行うことで、フリーアドレスの効果を最大限に引き出すことができます。
まとめ
フリーアドレスを導入することで、オフィスの魅力が上がりワーカーの生産性も高まります。しかし、導入を成功させるためには様々な準備と検討が必要です。
導入を成功させるためには、しっかりと準備と検討が必要です。リリカラでは、フリーアドレスの導入をサポートいたしますので、ぜひ一度ご相談ください！
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