フリーアドレスの導入やテレワークの普及により、固定席を廃止するオフィスが増えています。しかし固定席の廃止を進める上で課題となるのが、固定電話と紙の資料の取り扱い。本記事では、オフィスの固定席を廃止してオールフリーアドレスに切り替えたリリカラが、固定電話と紙資料のデジタル化を実現させた方法をご紹介します。
目次
テレワーク・フリーアドレス化を阻む、固定電話と紙資料のデメリット
従来の固定電話と紙資料に頼った働き方では、柔軟な働き方の実現や顧客満足度の高いサービスの提供が難しい状況になっています。
ここでは、テレワーク・フリーアドレス環境における固定電話と紙資料のデメリットをご説明いたします。
働き方の柔軟性が低下
テレワークやフリーアドレスには、働く場所を自由に選べるという大きなメリットがあります。しかしオフィスに固定電話や紙の資料があると、必然的に働く場所がオフィスに固定されがちに。せっかく制度上では自由な働き方が可能であるにもかかわらず、実際は事務作業のためにオフィスに出向かざるを得ない状況になってしまいます。
働く場所が固定されることは、自由な働き方を希望する社員のストレスになるでしょう。
オフィスレイアウトの自由度が低下
フリーアドレスのレイアウトでは、業務内容や状況に応じて最適な席を選択できるよう、様々なバリエーションのワークスペースを用意することが大切です。しかし固定電話を設置すると、配線の問題でレイアウトの自由度が制限されてしまいます。
画一的で単調なオフィスでは、フリーアドレスを採用しても席を移動する意味が薄れてしまうでしょう。
電話取次がスムーズにいかない
フリーアドレスは社員の座席が日々変化します。そのため固定電話のみの運用では、担当者を探す手間がかかったり、お客様の待ち時間が増えることで顧客満足度を低下させてしまう恐れがあります。
また電話を取り継ぐことになった社員は、デスク上の固定電話を見つけるのに時間がかかったり、誤って他の社員の電話を取ってしまったりする危険が発生します。
リリカラ導入システム紹介
リリカラも以前は固定電話を設置していましたが、電話応対をする社員もテレワークできるように固定電話に代わるシステムを導入しました。
ここではリリカラが導入した、電話対応サービスと文章管理ソフトをご紹介します。
UniTalk
UniTalkは、Microsoft Teams上で利用できる音声通話サービスです。主に以下のような特長があります。
固定電話番号の発着信: 会社の代表番号や個人の電話番号として利用可能
場所を選ばない通話: オフィス、外出先、自宅などインターネット環境があれば、どこからでも通話可能
デバイスを選ばない: パソコン、タブレット、スマートフォンなど、様々なデバイスで固定電話番号の定額通話が可能
Teams直結のネットワーク構成： インターネットを経由せずにTeamsに繋がるため、障害が起きても迅速に対応できる
導入・運用が簡単：一般的な電話環境に必要な回線敷設・機器設置が不要で、手間とコストを削減
UniTalkの実際の使い心地と効果
ここでは、リリカラ社員が実際にUniTalkを使った感想や気づきをレポートします。
・社内にかかってきた電話を場所にとらわれず取る事ができる
・在宅勤務をしている時に電話をとったが、社内と同じように対応できた
・オフィス内に着信音が響かないため、集中して作業に取り組むことができるようになった
・社用携帯やパソコンで固定電話と同じように受信できるが、相手方は電話が繋がるまでに時間がかかってしまう
・今まで机上に固定電話がある事が当たり前だったので、その分広く使うことができて便利
・災害発生時でも、テレワーク環境で電話対応を継続できるので、BCP対策になる
DocuWorks
DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュメントハンドリングソフトウェアです。主に以下のような特長があります。
紙とデジタルの文書をまとめて管理: 紙の文章の読み込み・データ化が可能。スキャンした書類やPDFファイルも、DocuWorksで一元管理できる。
異なる形式の文書を統合: Word、Excel、PowerPoint、PDFなど、異なる形式の文書を一つのファイルに統合可能
編集機能:テキスト入力や押印、付箋の追加など、さまざまな編集が可能
検索機能: 全文検索だけでなく、キーワードや属性での検索も可能
セキュリティ: パスワード保護や暗号化など、セキュリティ対策も充実
Docuworksの実際の使い心地と効果
ここでは、リリカラ社員が実際にDocuWorksを使った感想や気づきをレポートします。
・faxもDocuWorksで送受信可能。さらにデータに直接情報を書き込められるので、紙のはきだしを行わなくなった
・使用頻度の多い文言やスタンプを簡単にカスタムできるので作業効率が高まった
・フォルダツリーによりフォルダを見つけやすい
・資料の内容によっては、紙で処理したほうが効率が良い場合がある
・ワンクリックでPDF文書へ変換できて便利
・ペーパーレス化が進み、事務職でも在宅できるようになった
サービス導入のポイント
固定席と紙資料を廃止するためのサービス導入は、多くのメリットがある一方で、課題も伴います。スムーズな移行を実現するために、以下の点に注意し、計画的に準備を進めましょう。
1. 経営層の理解とリーダーシップ
固定席と紙資料の廃止は、単なるオフィスのレイアウト変更ではなく、働き方改革の一環として位置づけられます。そのため、経営層がビジョンを明確に示し、プロジェクトをリードしていくことが重要です。
経営層の理解と支援がなければ、新しいサービスの導入に関する方向性や目標が明確になりません。経営層のサポートによって、組織全体が一致団結し、目標達成に向けて進むことができます。
2. 従業員の理解と協力を得る
新しい働き方に不安を抱える従業員のために、導入の目的やメリットを丁寧に説明し、不安を解消させることが重要です。例えば、柔軟性や効率性の向上、環境への貢献などをアピールすることで、ユーザーの理解を深めることができます。その後、研修やトレーニングを実施し、新しい働き方にスムーズに移行できるようサポートしましょう。こうすることで、従業員はより安心して変化に対応でき、組織全体が新しい働き方を受け入れる準備ができます。
3. 業務プロセスの見直し
固定席と紙資料に依存した業務プロセスを見直し、新しい環境に適したプロセスを構築する必要があります。そのためには、ワークフローツールやクラウドストレージなどの活用も検討しましょう。これらのツールを利用することで、業務プロセスを効率化し、柔軟性を高めることが可能です。例えば、ワークフローツールを活用することで、業務の流れを可視化し、誰でもアクセスできるクラウドストレージを使用することで、情報共有やコラボレーションがスムーズに行えます。このように、新しい環境に適したツールやプロセスを導入することで、組織全体の生産性と効率性を向上させることができます。
4. 適切なサービスの選定
固定席と紙資料を廃止するためのサービスは、様々な種類があります。そのため、ユーザーのフィードバックや意見を積極的に収集し、洗い出された自社のニーズに合致したサービスを選び、導入することが重要です。ユーザーがストレスなくサービスを利用できるよう、UI/UXの設計に時間を費やし、テストを重ねましょう。このように、ユーザーの声を活かし、適切なサービスを選択・導入することで、組織全体の効率性や満足度を向上させることができます。
5. 運用体制の整備
新しいサービスを導入する際は、運用体制を整備し、トラブル発生時に迅速に対応できるようにする必要があります。ユーザーが新しいサービスをスムーズに利用できるよう、サポートを提供することが重要です。適切な資料を用意し、ユーザーが困った際にすぐにサポートを受けられる体制を整えましょう。段階的な導入と適切なサポート体制を構築することで、組織全体が新しいサービスを活用できるようになります。
6. 継続的な改善
サービス導入後も、ユーザーからのフィードバックを定期的に収集・評価し、必要に応じてサービスを改善していくことが重要です。これにより、サービスの品質を向上させることができます。
まとめ
UniTalkとDocuWorksの導入により、テレワークや柔軟な働き方が実現しました。これにより、バックオフィスに従事する社員の利便性が向上しただけでなく、配線・紙資料が減少し、着信音が鳴らなくなったことで、オフィス全体の快適性も向上しています。
固定電話と紙資料のデジタル化は、テレワーク・フリーアドレス時代のスマートな働き方を実現するための大切な手段です。社員満足度・顧客満足度を向上させるためにも、場所を選ばないスムーズなコミュニケーションを実現させましょう。
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