企業の信頼を守り、資産や情報を確実に保護するためには、オフィスセキュリティが欠かせません。しかし多くの企業がセキュリティ対策を進めていますが、意外と基本が見落とされがちです。
このコラムでは、他社の事例を参考に、すぐに実践できるシンプルで効果的な対策ポイントを紹介します。オフィスの安全性を見直し、信頼と安心を守るためのヒントをぜひお役立てください。
移転前・移転後に実施したアンケート調査の結果を用いて、オフィス環境改善の効果を可視化した分析レポートです。
目次
オフィスセキュリティが重要な4つの理由
まず、なぜオフィスセキュリティを強化していく必要があるのか、その理由を4つお伝えします。
情報漏洩の防止
急速に進行するデジタル化は、企業にとっての利便性を向上させる一方で、情報漏洩のリスクも増大させます。顧客データや企業の機密情報が外部に流出すれば、その影響は信頼の失墜や巨額の賠償金にとどまらず、企業の存続さえ脅かしかねません。
このような事態を回避するためには、適切なセキュリティ対策が不可欠です。データの暗号化やアクセス管理を徹底することで、情報漏洩リスクを大幅に軽減でき、企業の経営基盤が守られます。
物理的資産の保護
オフィスにある重要な書類や高価な機器を守ることもセキュリティの重要な役割です。適切な入退室管理システムや監視カメラの導入は、不正侵入を未然に防ぐとともに、万が一の盗難や破壊行為に対しても効果的な抑止力となります。そのため企業の物理的資産を保護することが、業務を継続させることに繋がるといえます。
コンプライアンスの遵守
多くの業界において、データ保護に関する法規制が年々厳しくなっており、企業はその法令を遵守しなければ厳しい罰則を受けるリスクがあります。
オフィスセキュリティの強化は、これらの法的リスクを回避する手段としても有効です。企業がコンプライアンスを遵守していることを内外に示すことで、信頼を得るだけでなく、健全な経営の維持にもつながります。
企業イメージの向上
現代の顧客や取引先は、取引する企業に対して高いセキュリティ意識を求めています。強固なセキュリティ体制を構築し、データや資産が安全に守られていることを示すことで、企業は信頼性を高めることができます。
またこのような信頼を得ることは、既存の取引関係を強固にするだけでなく、新たなビジネスチャンスを創出し、企業の競争力向上にも貢献するでしょう。
オフィスのセキュリティ対策は「空間」と「情報」の2側面から
上記のような脅威からオフィスを守るためには、「空間」と「情報」の2つの側面から対策を練る必要があります。ここでは、オフィスの空間セキュリティと情報セキュリティについて解説します。
空間セキュリティと情報セキュリティとは？
空間セキュリティとは、オフィスの物理的な場所や設備を守るための取り組みです。
オフィスへの不正な侵入を防ぎ、企業の重要な資産を保護することが目的です。具体的な対策としては、入退室管理システムの導入や監視カメラの設置があります。
情報セキュリティとは、企業内のデジタルデータや機密情報を保護するための取り組みです。
現代のビジネス環境では、情報漏洩が企業の存続を脅かす重大なリスクとなっているため、適切なアクセス制御やデータの暗号化が欠かせません。情報セキュリティ対策を強化することで、外部からの不正アクセスや内部からの情報漏洩リスクを軽減し、企業の重要なデータを守ることができます。
空間セキュリティと情報セキュリティの関係性
空間セキュリティや情報セキュリティは、互いに密接に関わり補完し合う関係にあります。
たとえば、デジタルデータを情報セキュリティによって保護していても、物理的にサーバーへのアクセスが自由であればその保護は不十分です。逆に、オフィスへの入室管理が厳重であっても、ネットワークやデータの管理が甘ければ、同様にリスクが残ります。そのため、空間と情報の両面でセキュリティ対策を講じることが、企業にとって強固な防御策となります。
ただし、どれほど万全の対策を講じたとしても、セキュリティは常に進化する脅威と隣り合わせであります。
常に最新の技術やリスクに対応し続けることが、セキュリティの持続的な強化には不可欠です。
移転前・移転後に実施したアンケート調査の結果を用いて、オフィス環境改善の効果を可視化した分析レポートです。
【基本】5つの空間セキュリティ強化策
ここでは、空間セキュリティを強化するための5つの具体策をご紹介していきます。
ゾーニング（オフィスの区分け）
ゾーニングとは、空間を機能や重要度に応じて区分けする方法です。
オフィスのセキュリティレベルを高めるために、オフィスを、来客も立ち入れる「一般エリア」・従業員専用の執務スペースである「機密エリア」・最も重要な情報を保管する「高機密エリア」に分けてみましょう。
これらのエリアを、施錠可能なドアやガラス壁で物理的に仕切りることで、アクセスを制限して不正な立ち入りを防ぐことができます。さらに、各エリアで異なるセキュリティレベルを設定することで、重要情報へのアクセスを厳格に管理し、情報漏洩のリスクを低減できます。
防犯カメラの導入
防犯カメラの設置は、外部からの不正侵入を抑止するだけでなく、トラブルが発生した場合の証拠収集にも役立ちます。防犯カメラの導入にあたり、押さえておきたいポイントが3点あります。
1つ目が設置場所です。特に、動線となるエントランスや廊下、サーバールームなどの重要なエリアへの設置を検討しましょう。ただし、従業員のプライバシーにも十分配慮する必要があり、トイレや更衣室といった場所は設置を避けなければなりません。
2つ目が機能面です。暗視機能や動体検知機能を備えたカメラ、録画データをクラウドに保存できる製品など防犯カメラにはさまざまな機能があるため、自社に必要な性能を備えたものを選定することが重要です。
3つ目が存在の周知です。防犯カメラの存在を従業員に周知させることで、監視されているという意識が高まり、セキュリティ意識の向上にもつながります。
この3点を意識して防犯カメラを導入することで、より効果的なセキュリティ体制を構築できます。
入退室管理システムの導入
入退室管理システムは、入室を許可された人物だけがアクセスできるようにするための重要な仕組みです。テンキー方式やICカード方式など、さまざまなタイプがあります。
テンキー方式は、暗証番号を入力することでドアを解錠するシンプルな方法で、導入コストが低く管理も容易ですが、暗証番号の漏洩には注意が必要です。
一方、ICカード方式は、専用カードをリーダーにかざして解錠する方法で、個人ごとの入退室記録を残せるという利点があります。さらに、ICカードを紛失した場合でも、即時無効化が可能なため、セキュリティ面が非常に優れています。
また、最近では指紋認証や顔認証など、生体認証を利用した入退室管理システムも登場しており、極めて高いセキュリティを実現できます。導入コストはやや高めですが、なりすましのリスクを大幅に減らすことが可能です。
さらに、複数の認証方式を組み合わせることで、セキュリティを強化することができます。例えば、ICカードと指紋認証を併用すれば、より堅固なセキュリティ体制を構築できます。
施錠可能な収納物の導入
オフィス内の情報を物理的に保護するために、施錠可能な収納物を導入しましょう。
キャビネットや引き出しに鍵を取り付けるだけで、重要な書類や外部記憶媒体を安全に保管することが可能です。特に高いセキュリティを実現できる、電子ロック式の金庫がおおすすめです。
シュレッダーの導入
不要になった機密文書を処理するためにシュレッダーを設置することも重要です。
機密文書を適切に処理することで、ゴミ箱からの情報漏洩を防ぎ、企業の信頼性を保つことができます。適切な物理的対策を講じることで、内部からの情報漏洩リスクも大幅に軽減することができます。
他社はどうしてる？空間セキュリティを強化したオフィス事例
実際に他社ではどのような対策をしているのでしょうか？
ここでは、移転転を機に空間セキュリティを強化した、大東コーポレートサービス株式会社様のオフィスをご紹介します。
大東コーポレートサービス様は、情報保護の観点が重要な事業＋来訪者が多いことから、移転を機にセキュリティをより強化しました。
まず強化したのが、入退室の管理。旧オフィスでは入室の際にはセキュリティカードをかざす必要がありましたが、退室の際のチェックは行われていませんでした。新オフィスでは、入退室の度にセキュリティカードをかざすシステムにしました。
また機密情報を取り扱うセキュリティルームを設け、ゾーニングはもちろんカーペットの色で区切って視覚的に別のエリアだということがわかるようにしています。
大東コーポレートサービス株式会社の事例はこちら
・誰もが働きやすく訪れやすい、ユニバーサルなオフィスへ｜大東コーポレートサービス株式会社
オフィスセキュリティの3つの対策ポイント
最後にオフィスセキュリティを強化するための主な3つのポイントをご紹介していきます。それぞれの対策を確認して着実に実践していくことで、オフィスの安全性を高めていきましょう。
情報や資産を把握する
オフィスセキュリティ対策の第一歩は、自社に存在する情報や資産を正確に把握することです。これにより何を守るべきかが明確になり、効果的なセキュリティ計画を立てることが可能になります。オフィス内のすべての機器や書類をリスト化し、パソコンやサーバー、プリンター、紙の書類などの物理的な資産から、デジタルデータに至るまで細かく洗い出しましょう。
次に、それぞれの資産や情報の重要度を明確にしていきます。
また、これらの情報がどのように流れ、誰がアクセスしているのかを可視化することも重要です。この流れを把握することで、セキュリティの脆弱な部分を発見し、リスクを特定することができるでしょう。
規定やルールを設ける
オフィス全体で一貫したセキュリティ意識を持つためには、明確な規定やルールの策定が必要です。
まず、情報セキュリティポリシーを制定し、会社全体に対してセキュリティの重要性を示し、経営陣からの承認を得ましょう。そのうえで、具体的な手順書やガイドラインを作成し、日常業務に取り入れる形で全社員が遵守できるようにします。
具体的には、パスワードの設定基準や外部デバイスの使用制限、メールの取扱い方など、日々の業務に直結する内容を網羅しましょう。これらのルールは技術の進展や新たな脅威に対応するため、定期的に見直しや更新が必要です。
また、社員教育も欠かせません。定期的に研修を行い、最新のセキュリティ情報を共有し、全社員が新しい脅威や対策に対応できるようにします。セキュリティ意識の高い社員は企業にとって大きな資産であり、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。
セキュリティシステムを導入する
人為的なミスを最小限に抑え、効率的な管理を実現するためには、適切なセキュリティシステムの導入が必要です。ネットワークセキュリティの基本であるファイアウォールやアンチウイルスソフトの導入はもちろんのこと、最近では多要素認証やVPNの利用も一般的です。これらの技術を活用することで、外部からの不正アクセスを防ぎ、より安全な環境構築が可能です。
また、重要なデータの保護のために、定期的なバックアップシステムの導入も検討しましょう。導入に際しては、セキュリティシステムが社員や管理者に過度な負担をかけないよう、使いやすさにも配慮することが求められます。シンプルで直感的な操作が可能なシステムは、業務の効率性を損なうことなく高いセキュリティを維持できます。
オフィスのセキュリティ対策を進めましょう
オフィスセキュリティには、物理的な侵入を防ぐ「空間セキュリティ」と、デジタルデータを保護する「情報セキュリティ」があり、これらを組み合わせて企業資産を守ることが重要です。
オフィスセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩や資産保護、法令遵守、企業イメージの向上に役立ちますので、資産の把握やセキュリティポリシーの策定、セキュリティシステムの導入などを検討しましょう。
リリカラでは、オフィスのセキュリティ対策も含めたオフィスデザインのご相談が可能となりますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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