オフィスでの円滑なコミュニケーションは、業務の効率化やチームの活性化に欠かせません。しかし、「社内の会話が減っている」「部署間の交流がない」といった悩みを抱える企業も少なくありません。
そこで本記事では、オフィス環境を工夫することでコミュニケーションを活性化させるアイデアをご紹介します。
オフィスでコミュニケーションを生み出すアイデアを具体事例を用いてご紹介しています！
目次
8割を超える企業が「コミュニケーション」を課題に感じている
『月刊総務』の調査によると、全国の総務担当者を対象に実施した「社内コミュニケーションについての調査」（n=178）において、「社内コミュニケーションに課題があるか」という問いに対し、84.8%の企業が「ある」と回答しました。
出典：株式会社月刊総務「社内コミュニケーションについての調査」
その中でも「部門間のコミュニケーション」や「上司・部下間のコミュニケーション」に課題を感じている企業が多く、部門や世代を超えた交流を生み出すことが非常に重要になっています。
コミュニケーション不足による課題
では、コミュニケーション不足によって実際にどのような影響が生じているのでしょうか。
孤独を感じやすい
ハイブリットワークが普及した結果、社員同士がオフィスで顔を合わせる回数が減少し、従来対面だからこそできていた業務以外の雑談や「ちょっといいですか？」といった気軽なコミュニケーションを取ることが難しくなりました。業務以外のコミュニケーションを取らないことで孤独さを感じやすく、“コミュ障化”をさらに深刻化させる可能性があります。
帰属意識の低下
気軽にコミュニケーションが取れないことは、「孤独感」「寂しさ」「気分の落ち込み」を感じやすく、その結果チームや会社に対する帰属意識が下がってしまいます。帰属意識の低下は仕事に対するモチベーション低下にも繋がり、企業にとって悪循環を生み出してしまいます。
人間関係の希薄化
特に若い世代の社員の場合、なかなか先輩の顔を覚えることができなかったり、いつまで経ってもチームや会社に馴染めないなど人間関係の構築に時間がかかってしまいます。
人間関係が構築できないままでは離職率を高めてしまう可能性もあるため、社内でしっかりとコミュニケーションを取り、信頼し合える関係を構築していく必要があります。
生産性の低下
社内コミュニケーションが不十分な環境ではオフィスに居心地の良さを感じられず、モチベーションも低下するため、業務においても最大限のパフォーマンスを発揮することが難しくなります。適度な気分転換ができないまま一人でもくもくと作業を進めていては、心身の健康にもマイナスの影響を与えてしまいます。
オフィスでコミュニケーションを生み出すアイデアを具体事例を用いてご紹介しています！
オフィスでコミュニケーションを活性化させるアイデア
では、オフィスづくりにおいてどのように改善・工夫をすればコミュニケーションが活性化するのでしょうか？ここからは、実際に弊社で取り入れている具体施策を交えてご紹介していきます。
社員の利用頻度が高い機能を集約
社員の利用頻度の高い機能を1か所に集約することで、自然と人が立ち寄るエリアをつくることができます。例えば、オフィスの真ん中にカフェスペースを配置すると、オフィスの中心に自然と人が立ち寄りその場が賑わいます。他にも、プリンターなど利用頻度の高い機器・備品類も同様に人が立ち寄り・集う仕掛けとして機能してくれます。
【リリカラで実践している取り組み】
プリンターなどの機器・備品類は、レイアウトを考える際に端の方にまとめてしまうケースが多いですが、写真のように近くに作業台を設置することで人がその場に滞留するきっかけに繋がります。
オフィス内の動線を有効活用
リフレッシュ・休憩などができる共有スペースを、出入り口付近など人通りの多い場所に配置することで、すれ違うメンバーとの偶発的なコミュニケーションも期待できます。人通りが多いことを上手く活用して、社内の情報共有や会話のきっかけとなる情報を発信することがおすすめです。
【リリカラで実践している取り組み】
リフレッシュエリアへ繋がる人通りの多い通路に、通称「ご近所MAP」を設置し、オフィス近くのおすすめ飲食店を社員みんなで記入できるようにしています。オフィスへ行く楽しみや社員同士で「このお店に行ってみよう」という会話のきっかけにも繋がっています。
社員プロフィールの活用
普段業務で関わるだけでは知り得ないメンバーのプロフィールや趣味などを共有できるようなスペースを設置することで、共通点の発見や相互理解に繋がり、新たな結び付きの創出が期待できます。
例えば、社内のモニターにメンバー紹介のスライドを投影しプロフィールを共有したり、オフィスの中におすすめの書籍や趣味を紹介できるスペースを設けたりするなど、パーソナルな情報をシェアすることで意外な共通点が見つかるかもしれません。
【リリカラで実践している取り組み】
自身の趣味や特技を紹介する手書きの「プロフィール」を掲示。普段の業務では関わりの少ないメンバーの意外な趣味や知らなかった一面を知ることができ、お互いの理解を深めるきっかけとなっています。
【リリカラで実践している取り組み】
オフィス内でプロフィールを掲示するだけでなく、社内SNS「TUNAG（ツナグ）」を活用し、スマホからもプロフィールを見れるようにしています。オフィスに立ち寄る機会の少ないメンバーにも情報をシェアできるように取り組みを進めています。
TUNAGの詳細はこちら：https://www.lilycolor.co.jp/ss/stamen/
オフィスに遊び心を取り入れる
ビーズクッションやアウトドア家具など少しテイストの異なる要素を取り入れることで、心理的にリラックスした状態でコミュニケーションが取れるようになります。その結果、社内の風通しが良くなり、社員同士の結び付き強化に繋がります。
【リリカラで実践している取り組み】
「+1℃」というコンセプトにちなんで「+」の形をした背の高いハイテーブルを採用。メイン動線沿いに配置したことで通りすがりに声を掛けやすくなり、+テーブルを起点としたコミュニケーションも生まれています。
【リリカラで実践している取り組み】
社内を自由に動き回るペットロボット「LOVOT（ラボット）」は、社員同士の自然な会話を生み出し、オフィスでの息抜きや癒しの存在に。オフィスコンセプトのにちなんで「おこげ」という愛称で社員全員に可愛がられています。
まとめ
働き方が多様化したからこそ、オフィスで顔を合わせた際の気軽なコミュニケーションがとても大切であり、社員がいきいきと働ける快適なオフィスを目指すことが結果的に企業のイメージUPにも繋がります。
オフィスはつくって終わりにせず、さらにより良い環境を目指すことが重要です。
リリカラでは、オフィスづくりのプロが、皆さまのオフィス課題に寄り添いサポートいたしますのでぜひお気軽にご相談ください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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