COLUMN

コラム

オフィスの縮小前にやること・考えること

2021.5.21 働き方    リリカラ流ヒント

オフィスを縮小することで得られるメリットといえば、やはり固定費の削減です。
しかし、必要な機能を必要な面積におさめて、働きやすさを向上させることも大切です。
賃料だけにとらわれると、あとから別途コストが発生したり、生産性がダウンして売上に影響することもあるので、経営方針と連動させて検討するのがおすすめです。

■事例から見る、オフィス構築の本来の目的

まず、移転や縮小を機に新しくオフィスを構築しようと考えたとき、本来の目的を明確化し、その目的からブレないようにすると、最終的に満足度の高いオフィスになると思います。
そこで、リリカラで実施し、賃料、機能、面積の最適化に成功した事例をいくつかご紹介します。

当初、10年使用したオフィスを離れて移転するつもりでいたA社。
移転費用は決して安いものではないため、事前にさまざまな角度から検証しました。
出社率20%はこれから多少上がったとしても、テレワークは継続する予定。
帰属意識やモチベーションの向上を図りたい。お客様をもてなす空間は確保したい。
と、いった要望がありました。

リリカラでは、オフィス面積を50%削減しても実現できるプランを提案。同時に、移転した場合とオフィスの50%を返却する場合とでコストシミュレーションを実施。
そうしたら、移転せずに半分返却した方が64%もの初期コスト圧縮になることが判明しました。移転計画から一転、愛着ある場所にとどまり、オフィスを一新して業務を行うことになりました。

ビルの建て替えによる移転を実施したB社。
こちらは、せっかくオフィスを新しくするのなら従業員にいい影響を与えるようなオフィスにしたいと要望がありました。
そこで、リリカラから現オフィスでの社員満足度をはかるアンケート調査をおすすめして実施することになりました。
その結果、「協業・共有スペース」「コミュニケーションの活性化」「執務内の音環境」が優先度の高い課題として抽出され、
さらに、経営課題であった「事業会社間の連携強化」も加わり、それら4つのポイントにフォーカスを当てながらプロジェクトを推進することになりました。

移転後は、会社間の交流が促され、バラバラだった働き方も徐々に統一されつつあります。
事前にオフィスや働き方の課題を把握することで、より効果の高いオフィス構築を行うことができたと感じています。

その他、3拠点に分かれていたオフィスを集約し、固定費を縮小しつつコミュニケーションも図っていきたいとリニューアルした事例や新会社設立時に、会社のブランディングとオフィス構築とを同時に実施して、オリジナリティを追求しながら広さを確保した事例もあります。

■従業員の交通費まで分析して、総合的なコストをはじき出す

リリカラではオフィス縮小・移転の際には事前調査を重要視しています。
ワークスタイルサーベイやワークプレイス分析ツールを活用しながら、オフィスの稼働率を知り、望ましい働き方をしているかどうかを分析して、改善点を数値で見える化。
もちろん稼働率に対してのコストシミュレーションも行いますが、初期費用や月々の光熱費、交通費がどう変化するかまでチェック。
従来のオフィスの課題を解決することを考えながら、コスト配分を行っていくので、ムダが少なく、効果を最大化できます。

加えて、リリカラではオフィス物件の仲介もしています。
候補の物件に対してコストの比較、シミュレーションレイアウトを作成することで、新たな働き方を見据えた最適なオフィス物件の選定をサポートします。

■変化を前向きにとらえてオフィスを変え、持続的成長を!

コロナ禍で人々の価値観が大きく変わるいま。
これまで、変えられなかったことをダイナミックに変えるチャンスです。
最初は慣れずに大変でも、会社を持続的に成長させるという目的を忘れなければ、小さなトライを積み重ねることで、必ず前進できると考えます。
リリカラが、不安に感じる部分を極力見えるようにして、最初の一歩を踏み出すお手伝いをします。
オフィスや働き方、マインドを変えたいと思ったら、ぜひご相談ください。

 

 

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