オフィスレイアウトは、社員の働きやすさに直結するだけでなく、企業イメージをも左右する重要な要素です。働き方改革やブランディングに課題がある企業は、オフィスレイアウトの変更も検討すると良いでしょう。
しかし、レイアウト変更の際は手順に沿って進めないと、想定した効果が得られない場合もあります。
今回は内装やレイアウト改善を検討される企業向けに、オフィスレイアウトの重要性や、実際に変更する際の手順についてご紹介します。
目次
オフィスレイアウトが企業にとって重要な理由
オフィスレイアウトが企業にとって重要な理由はいくつかあり、以下で詳しく解説します。
コミュニケーションの活発化による生産性向上
オフィスレイアウトを最適化することで、社員同士のコミュニケーションが促進され、多くのメリットを享受できます。
例えばオープンスペースを採用することで、社員同士が情報共有しやすくなり、新たな事業のアイデアも生まれやすくなるでしょう。
一方で、仕事に集中しやすい静かなスペースや、リフレッシュできる休憩場所も必要です。オフィスレイアウト設計にあたり、これらのバランスを考えましょう。
企業ブランディング
オフィスレイアウトは企業文化を反映する役割もあります。デザインを工夫することでクライアントに対し、企業の文化やイメージを直接伝えることも可能です。同時に従業員に対して企業の価値観や方針を伝える「インナーブランディング」の側面もあります。
例えば、オフィス内に緑を配置することや、サステナブルな家具や内装材にこだわることで、企業が環境に配慮しているというアピールになります。アートワークを展示すれば、遊び心のある会社という演出もできるでしょう。
オフィス維持管理コストの削減
ワークスペースを有効活用すれば、不要な維持管理コストの削減にもつながります。
例えば、デッドスペースをWEB会議スペースや個人用ロッカーにすることで、リモート勤務を導入しやすくなるでしょう。また、仕切りを活用しフレキシブルなレイアウトにすれば、将来的なオフィスの拡張や縮小にも柔軟に対応しやすくなります。
面積あたりの社員数を増やすことで管理コストの削減にもつながるといえます。
オフィスレイアウトを変更する際のポイント
次に、オフィスレイアウトを変更する際に注意すべきポイントを解説します。機能性や快適性を考慮しつつ、詳細な計画を事前に練りましょう。
明確なコンセプト設定
まず「コンセプト設定」は、レイアウト変更の基礎となる重要な要素です。明確に定まっていないと、レイアウト変更による課題解決ができず、管理コスト削減や生産性向上といったメリットを享受できないかもしれません。
企業の目的や解決したい課題、理想とする働き方などから、理想の職場をコンセプトとして落とし込みましょう。
例えば、社員どうしのコラボレーションをコンセプトに据える場合は、オープンスペースを多めに設けるといった方針が考えられます。
デスクレイアウト
デスクの配置は、個人の業務効率とチームワークの両方に影響します。
社員どうしが向かい合って座る「対向式」や、空いている席を自由に使える「フリーアドレス」、各デスクが同じ方向を向いている「並列式」などが種類として挙げられます。
それぞれのメリットを以下でまとめました。
- 対向式：グループ作業がしやすいだけでなく、狭いスペースに多くのデスクを配置できる
- フリーアドレス：さまざまな職種のメンバーと交流がしやすくなる
- 並列式：集中しやすく、1人作業や定形業務の多い職場に適している
通路幅の確保とゾーニング
安全性と快適性を確保するため、また社員がストレスなく移動するためには、十分な通路の幅を確保しなければなりません。
また、スペースを機能や用途ごとに区分けする「ゾーニング」の意識も持ちましょう。受付などのパブリックスペースや会議室などの共有スペースなどに分けて、配置を適切に行う必要があります。
動線の設計
効率的な動線を設計することで、社員の移動にかかる時間を節約でき、生産性を向上させることが可能です。
例えば、特定の機器や資料をよく利用する部署は、その機器や資料室と同じ階に配置しましょう。また安全にも配慮し、非常時の避難経路を確保することも重要です。
オフィスレイアウト変更の手順
さらに、オフィスレイアウトを変更する際の具体的な手順を解説します。小規模な内装変更を考えている企業の場合でも、基本的な流れは同じです。
オフィスレイアウトの変更をスムーズに進めるためには、計画性が大切です。目的の明確化から業者の選定、契約、実際の内装工事まで、適切なステップを踏んで進めましょう。
1.目的の明確化
まず、オフィスレイアウトを変更する目的とコンセプトを明確にします。現状の問題点を洗い出し、社員へのヒアリングを実施して、多様な希望に応えられるデザインを目指しましょう。目的や希望が多すぎる場合には、優先順位を設定します。
そして、策定したコンセプトに基づいて計画を立てていきます。
2.内装デザイン会社の選定
ある程度コンセプトやレイアウトが決まったら、内装デザイン会社を選びましょう。選定のポイントは、その業者について複数の情報を総合的に調べることです。
実績や提案のクオリティ、コミュニケーションの取りやすさ、サポート体制、予算といった面から確認します。また、複数者に依頼をするよりも1社にまとめて依頼する方が、スムーズな取引ができるでしょう。
3.見積もり・契約
内装デザイン会社を選定したら、詳細な見積もりを依頼し、契約を結びます。
この段階で追加費用が発生する可能性も含め、工期や作業内容などすべての条件を明確にしておくことが重要です。
4.工事スケジュールの決定
通常業務への影響を最小限に抑えるため、慎重なスケジュール管理が必要です。通常業務で使い続ける場合、余裕のあるスケジュールを作成しましょう。ほかに、忙しい時間帯を避けて業者を呼ぶ、一時的に代替スペースを作るなど、社員になるべく負担をかけない計画を立てる必要があります。
5.内装工事
内装工事が始まったら、スケジュール通りに進行しているか、定期的にチェックします。
社員に情報提供しつつ、必要に応じて調整しながら作業を進めます。万が一トラブルが発生した場合は、業者と相談して迅速に対応しましょう。
オフィスの内装デザイン会社の選び方
簡単なデスクレイアウトの変更程度で済む場合は、社内で対応可能なこともあります。しかし大規模なレイアウト変更を行う場合は、専門知識と経験を持つ業者に依頼するのがおすすめです。
デザイン会社を選ぶ際には、予算をはじめ、過去の実績や対応の柔軟性、アフターサービスの質といった観点で、複数の業者を比較・検討します。コンセプト立案に対応している会社であるとなお良いでしょう。
具体的には以下のポイントを確認すると良いでしょう。
- 予算内で実現が難しい場合でも代替案の提示があるかどうか
- スケジュールは柔軟に対応してもらえそうか
- ヒアリングの際はコンセプトも含めて丁寧に行ってもらえるか
- デザイン実績が豊富にあるか
オフィスレイアウト変更の事例
最後にリリカラの実績からオフィスレイアウト変更の事例をご紹介します。
オイシックス・ラ・大地 株式会社様
オフィスが分散していたことで物理的な距離があり、迅速な打ち合わせができないという課題がありました。オフィス増床に合わせたリニューアルでは、コミュニケーションエリアのデザインを提案。公園をイメージしたリラックスできる空間にすることで、チームの連携強化を図っています。
ゼット・エフ・ジャパン株式会社様
コロナ禍後を見据えたハイブリッドな働き方の推進という方針に沿って、リリカラはフリーアドレスやABWを取り入れたデザインを提案しました。1フロアを4つのエリアに分け、業務の目的に合った場所を選択して働くことができるようにしたことが特徴です。「動」のコミュニケーションエリアから、「静」の集中エリアに徐々に移行するレイアウトにすることで、音環境に配慮したデザインになっています。
オフィスレイアウト変更が必要ならリリカラにおまかせ
企業にとってオフィスのレイアウト変更には、コミュニケーションの活性化のほかブランディングなどの面でメリットがあります。レイアウト変更を検討する際にはまず、目的や現状の課題からコンセプトを明確化することがポイントです。
内装デザイン会社にコンセプトから相談することで、最適なデザインを提案してもらいやすくなります。
オフィス移転やリニューアルで数多くの実績を持つリリカラは「はたらくをもっとゆたかに」をコンセプトに、職場の課題解決に向けたサービスを提供しています。
コンセプトのヒアリングから丁寧に実施していますので、オフィスのレイアウト変更を検討されている企業様はお気軽にご相談ください。
