企業が成長するにあたり、オフィスの移転が必要となることもあります。企業がオフィス移転を検討する際に、具体的に何を決めて、どのように行動するのが良いのでしょうか。
今回は、オフィス移転を検討されている企業の担当者に向けて、企業がオフィスを移転する理由や移転の流れ、オフィス移転を成功に導くポイントをご紹介します。
目次
企業がオフィスを移転する理由
企業のオフィス移転にはさまざまな要因があります。ここでは、一般的なオフィス移転の理由を6つ見ていきましょう。
1.従業員の増減
1つ目のよくある理由は、社員数の増加です。 企業が成長すると一般的に社員数が増えますが、この変化に対応するために、オフィススペースも最適化する必要があります。
反対に、事業の縮小や再構築によって、社員数を減らすこともあるでしょう。その場合は、よりコンパクトなオフィスへ移転することになります。
2.新しい働き方への対応
近年の働き方改革やコロナ禍の影響もあり、リモートワークやフレックスタイム制など、新しい働き方が浸透してきました。その関連で、オフィス環境を見直さなければならないケースがあります。
例えば、「オンライン会議がしやすい個室のミーティングスペースを増やす」などの対応が求められるでしょう。
3.人材確保
オフィス環境は、採用の面でも重要な要素です。アクセスが良い魅力的なオフィス環境であれば、それだけで求職者を引きつけることができます。
また、オフィスデザインに企業文化や価値観を反映させれば、求める人材が集まりやすくなることも期待できます。
さらにオフィスを移転することで、既存社員のモチベーションも高められるでしょう。快適な職場環境を作ることで仕事の満足度がアップすれば、社員の定着率向上にも直結します。長期的に見て、会社にとって価値ある人材を確保できるのです。
4.オフィスの集約や分散
複数のオフィスを持つ場合、その配置は運営効率とコミュニケーションの質に大きく影響します。オフィスを1か所に集約すると、コスト削減や社員どうしのコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。
反対に、特定の地域や顧客にサービスを提供するため、オフィスを分散させる戦略もあります。
5.企業のブランディング
オフィスの役割として、訪れるクライアントやパートナーに対し、企業の文化や価値観をアピールするという意味もあります。
例えば、植物を多く取り入れる、使用する家具や内装材にこだわるといった取り組みで、環境配慮へのアピールができます。先端技術を積極的に取り入れたスマートオフィスにすれば、SDGsやイノベーションの取り組みが伝わりやすいでしょう。
6.家賃の適正化
不動産市場の変動などにより、オフィスの賃料が上がってしまうことがあります。また、経営上のさまざまな課題があり、コスト削減を迫られるケースも考えられるでしょう。その解決策として、賃料が低いオフィスに移転する場合もあります。
7.職場環境の改善
入居から時間が経つほど、従業員数や業務内容、働き方が変化するためオフィスには空きスペース（デッドスペース）が増えやすく、業務フローとレイアウトの乖離が目立つ傾向にあります。
新しいオフィスへの移転をきっかけにレイアウトを再設計し、働き方に合わせた環境を作ることが可能です。
現在は、仕事の内容に合わせて、働く場所を自由に選択できるABWという働き方が求められることも増えました。フリーアドレス席やリフレッシュスペース、集中スペースを設けることでABWを導入しやすくなり、社員のモチベーション向上につながります。
8.コミュニケーションの活性化
例えば、壁の少ないフロアに移転することで、社員間のコミュニケーションを促進することも可能です。オープンスペースを増やすことで部門間の交流のハードルが下がり、社員同士の何気ない会話が増えるでしょう。
何気ない会話はチームワークを強めるだけでなく、新しいアイデアやイノベーションを生み出す可能性も秘めており、企業にとってのメリットにもつながります。
オフィス移転を成功させる重要ポイント
最後に、オフィス移転を成功させるための重要なポイントをお伝えします。これらのポイントを踏まえ、計画的にオフィス移転を行いましょう。
コンセプトや目的を明確化する
オフィス移転の第一歩として、まずコンセプトや目的を明確にしましょう。これらを明確化することで、より具体的な計画を立てやすくなります。その際は、社員のニーズを理解したうえで、企業文化に合わせて計画を進めるようにします。
新たな働き方を考慮する
オフィス移転にあたって、職場の環境が大きく変化することを意識しましょう。なかには、慣れない環境で業務効率が低下する社員が出てくる可能性もあります。適宜ヒアリングを行うなど、一人ひとりが適応できるようにサポートすることが重要です。
また、オフィス移転は、新設備や制度を導入する良い機会にもなります。
スケジュールは細かく決める
オフィス移転の際は、各ステップの期日を具体的に設定し、詳細なスケジュールを組みましょう。
また、オフィス移転のプロセスは必要な申請や不確定要素が多いものです。予期せぬトラブルが発生しても対応できるよう、オフィス移転の業者に相談してサポートしてもらうのがおすすめです。
プロジェクトチームを作る
オフィス移転は会社を挙げて取り組むべき一大プロジェクトです。会社の規模によっては総務部門だけでなく、各部門から責任者を選出し、予算やスケジュール、目的設定や役割分担などを共有しておきましょう。
とくに企画段階での目的設定は、プロジェクト全体の方向性を左右するため、入念な話し合いが必要に。オフィス移転をスムーズに進めるためには、プロジェクトチームの作成がポイントです。
コスト削減・節税を図る
オフィス移転は、会社のコスト削減や節税効果を実現する絶好のチャンスです。例えば次のようなコスト削減が期待できます。
○ 賃料の削減（テレワーク導入・賃料の見直し）
○ ランニングコスト削減（オフィス面積の最適化）
○ 光熱費の削減（省エネ設備の導入）
○ 通信費の削減（通信回線の見直し）
会社がオフィスを移転する場合、公的な補助金を利用できるケースもあります。自治体ごとに独自の制度を打ち出している場合もあるため、まずは移転先の自治体の情報を集めてみましょう。
さらに節税効果を図るために、移転時期を1～3月の決算期前に設定するという工夫も。この時期に経費を消化すれば、節税効果が期待できるためです。ただし繁忙期に当たる会社も少なくないため、社員の負担が増えないかといった見極めも必要です。
専門業者の活用を検討する
オフィス移転を成功させるために、専門業者の活用も検討しましょう。
オフィス移転に関係する専門業者には引っ越し業者・オフィス移転コンサル会社・内装工事業者・オフィス家具メーカーなどの種類があります。他にも不動産仲介業者やデザイン設計会社などが、オフィス移転を請け負っています。
オフィス移転には様々な専門知識が必要です、オフィス移転の目的や重要視したいことをもとにして比較検討し、信頼して任せられる専門業者を選びましょう。
オフィス移転に関しては、本来の業務と並行して行わなければならないため、全て自社で行うのが難しいケースも。そのような場合には、オフィスの移転のコンセプト策定や物件探し、引っ越しまで総合的にアドバイスが受けられる、ワンストップでオフィス移転を推進してくれる会社の活用がおすすめです。
オフィス移転で発生する作業を把握する
オフィス移転を効率的に進めるには、あらかじめどのような作業が発生するかを把握することがポイントです。こちらでは、新オフィス・旧オフィスそれぞれに関する作業について簡単に解説していきます。
新オフィスに関する作業
新オフィスに関する作業は、次のような流れで進めていきます。
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移転前 |
現オフィスの課題を抽出 オフィス移転の目標を設定 コンセプト・移転計画の立案 物件選定 内装・レイアウト・設備やITの計画 概算コスト算出 実施計画図面作成 移転スケジュールの検討 工事業者調整・選定 社員説明会 |
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移転工事中～移転 |
移転工事管理 移転準備（家具・引っ越し手配） 施主検査（移転工事） 移転作業実施 |
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移転後 |
各種届出 取引先への案内 |
新オフィスに関する作業は、移転前の作業がポイントです。後で詳しく説明しますが、移転目的やコンセプトを明確にすることで、その後の作業がスムーズに進みます。移転実施の3カ月前を目安にオフィスレイアウトが決定できるようにしましょう。
新オフィスの内装工事や電気工事、通信工事などを行う場合は、設計図通りに工事を進められているかのチェックが必要です。同時に建物の管理規約や法規上の違反がないかも確認してください。
現オフィスに関する作業
現オフィスからの移転が決まったら、賃貸契約を結んでいる場合には、あらかじめ賃貸人（所有者）もしくは仲介不動産会社に対して、更新をしない旨の解約通知を出しておきましょう。解約通知を出す期間は、引っ越し時期の1年～6カ月前までの間です。
現オフィスからの引っ越し作業が終了したら、入居時の状態に戻すための原状回復工事を行います。前もって移転予定日を伝え、解約日までに工事が終わるように手配してください。新オフィスに持っていかない什器や家具などがある場合には、不用品の廃棄作業も出てきます。
オフィス移転におすすめの時期・避けた方がいい時期
オフィス移転には、一般的に次のような準備期間・作業期間がかかります。
○全体期間（約12カ月～15カ月）
○物件探し（3カ月～6カ月）
○設計デザイン（3カ月～6カ月）
○内装工事（3カ月～6カ月）
物件の広さや地域、社内の状況によっては、オフィス移転にかかる期間が変動します。余裕を持ったスケジューリングを心がけてください。オフィス移転にかかる期間を把握した後は、移転におすすめの時期と避けた方がいい時期についても知っておきましょう。
オフィス移転に適した時期は、コストや事業への影響、左右のしやすさなどの観点から、自社に最適な時期を見極める必要があります。具体的には次のような時期が適しています。
○コスト面を優先した引っ越し閑散期
○通常業務がない大型連休
○経費削減効果を考慮して決算期に合わせる
○取引先への影響が少ない時期
○オフィス物件の供給状況が豊富な時期
逆に年度末や新年度など重要な業務時期、決算時期前後や引っ越し費用が高額になりやすい2月～4月は、オフィス移転を避けた方がいい場合があります。
オフィス移転の流れ
実際にオフィスを移転することになったら、具体的にどのような手順で進めるのでしょうか。オフィス移転の際は、計画から実行、アフターフォローまで、細かいプロセスの管理が求められます。
1.移転計画やコンセプトの立案
まずはオフィス移転の目的を見極めましょう。「なぜ移転が必要か」「移転によってどのような成果が期待できるか」などを定めてください。この段階で、予算やスケジュール、関係者の役割分担もある程度決定します。
移転の目的やコンセプトが固まったら、それに基づいて計画を立てましょう。その際は、新しいオフィスにおける業務の進め方や必要なスペースの種類、現場で働く社員のニーズなど、多くの要素を考慮する必要があります。
2.内装やレイアウトの決定
次に、効果的な内装とオフィスレイアウトを考えましょう。オフィスのデザインは、企業ブランディングや社員の働きやすさに直結する要素です。特に、社員の集中スペースと共有スペースのバランスを取って設計することがポイントです。
3.引越しや家具の手配
つづいて、実際にオフィスを移動する手続きに移ります。 オフィス家具やICT機器の手配、ネットワークの契約など、必要に応じて新しい設備も導入しましょう。
4.関係機関への届出
オフィス移転にともなって、住所変更などの各種届出が必要となります。例えば、法人登記の変更、銀行やビジネスパートナーへの通知、公的機関への届出などが挙げられます。必要な手続きは多岐にわたるため、計画的に進めましょう。
オフィス移転にかかる費用内訳
オフィス移転にかかる費用は、移転先のオフィスの広さや物件、移転目的などにより異なります。こちらでは一般的なオフィス移転にかかる費用の内訳について紹介します。
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新オフィス契約にかかる費用 |
敷金（保証金）、礼金（権利金）、前賃料、仲介手数料、保証会社費用、火災保険料 |
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新オフィス構築にかかる費用 |
引っ越し費用、内装工事費用、間仕切り工事費用、設備工事費用、電気・電話・ネットワーク工事費用、セキュリティ工事費用、オフィス家具購入費用 |
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現オフィスの退去関連費用 |
不用品廃棄費用、原状回復工事費用 |
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その他諸費用 |
住所変更通知費用、官公庁届出費用 |
オフィス移転の予算策定の際には、それぞれの項目ごとに費用相場を把握することが必要です。また費用を抑えるには、余裕を持ったオフィススケジュールの立案がポイントに。各業者に見積もりを取った上で、金額を比較・検討しましょう。
オフィス移転業者を選ぶ際のポイント
理想のオフィスを実現するには、オフィス移転業者の選定がポイントです。オフィス移転は半年～1年半ほどかかる長期プロジェクト。その間、一緒になってプロジェクトを進めるのが、オフィス移転業者です。
オフィス移転業者を選ぶ際には、価格の安さだけを重視するのではなく、これまでの実績やアフターフォロー体制の有無、提案力などを基準に複数の業者を比較検討します。とくに緊急時の対応力は、選ぶ際の重要な判断基準になります。
オフィス移転の成功は、パートナーであるオフィス移転業者選びで決まるといってもいいでしょう。オフィス移転の経験が少ないケースや、スムーズかつ効率よく移転を進めたいという場合には、ワンストップでフォローしてくれる会社に相談することをおすすめします。
オフィス移転の理由から目的を逆算しましょう
企業がオフィス移転をする理由には、事業拡大や縮小のほか、働き方の変化が挙げられます。実際に移転のプロジェクトを立ち上げてから、引越しが完了するまでにはコンセプト立案やレイアウト決定、関係機関への届出など、スケジュール通りに進めなくてはなりません。
なかでもコンセプトの立案は、プロジェクトの成否に関わる重要な要素です。社員のニーズや企業にとっての課題を明確にしたうえで、コンセプトに盛り込むと良いでしょう。
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