オフィスは「移転したら終わり」ではなく、働き方や組織の変化に応じて、定期的に見直していくことが大切です。実際に私たちのオフィスでも、運用を続ける中で見えてきた課題や、新たなニーズに対応するため、移転から約1年半が経過したタイミングでレイアウトの見直しを行いました。
今回は、私たちがどのようなプロセスを経てレイアウト変更を実施したのか、またその背景や狙いについてご紹介します。現場の声や実際の取り組みを通して、オフィス改善の参考にしてください！
目次
オフィス改善前の課題
2023年10月に移転した当社のオフィスも、早いもので1年半が経過しました。移転当初に比べてメンバーが増え、最近では「席が足りない！」という声が上がることもしばしばあり、さらに4月からは新たに複数名のメンバーが加わる予定もあり、このタイミングでオフィスレイアウトを見直すことになりました。
オフィス移転から時間が経つ中で、移転当初の運用ルールと実際の働き方にギャップが生まれ、以下のような課題が目立つようになっていました。
- 「わからないことを聞きたいけれど話しかけにくい」
- 「チームメンバーがバラバラに座っていて、かえって生産性が下がっている」
- 「毎年の増員で空いている席が少なくなってきた」
- 「チェアの座り心地が悪く、長時間の作業がつらい」
これらの課題を改善すべく、社内の『オフィス改善チーム』が現状調査と改善策の推進に向けて動き出しました。
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オフィス改善の狙い ―「つながり」と「快適さ」で働きやすさを向上
今回のレイアウト変更は、単なる席数の追加にとどまらず、「仲間とのつながりを強化する」「快適性を高める」という2つの観点から、オフィス全体のあり方を見直すことを目的に実施しました。
狙い①：仲間とのつながりを強化
若手社員が業務中にも気軽に先輩へ相談できる関係性を築き、孤立感や不安を軽減することでエンゲージメントの向上を目指しました。また、フリーアドレスで分散しやすいチームやプロジェクトメンバーが、自然と集まりやすいエリアを設けることで、部門を超えた情報共有や連携を促し、社内の“つながりの密度”を高めるレイアウトを検討しました。
狙い②：オフィスの快適性向上
移転半年後に実施した社内アンケートの声をもとに、あらゆる世代から改善要望が多かった「チェアの座り心地」に着目。日常的に使用する椅子の快適性を優先的に見直すことで、働きやすさを感じられるオフィスになるよう検討を進めました。
オフィス改善に向けたプロセス
オフィス改善を進めるにあたって「現状を正しく把握すること」がとても重要です。ここからは『座席予約システムによる稼働率の分析』と、『社内アンケートによって社員の意見を収集し課題を可視化』して改善策を導いたプロセスをご紹介します。
座席の利用データから稼働率の低いエリアを特定
増員への対応として、座席予約システム「EXoffice」で抽出したデータをもとに稼働状況を可視化し、あと何席必要かを算出。その上で、利用頻度の低かったエリア（図の青色部分）の一部を思い切って廃止し、チームで集まりやすいエリアの配置や、適度な距離感でペアワークがしやすいレイアウトに再構成するなど、空間の使い方を見直しました。
社員アンケートから見えた「座り心地の不満」
移転半年後のタイミングで実施していた社員アンケートの中で多く挙がった「チェアの座り心地が悪い」という声に対し、まず既存のチェアの中で不満が多かったエリアを特定するため、追加でアンケートを実施。その結果をもとに、新たに導入する候補チェアを選定し、実際にサンプルを取り寄せて社内で座り比べ投票を行いました。最終的に選ばれたチェアへ順次入れ替えを行い、快適性の向上を図りました。
オフィス改善の具体的な施策
ここからは、現場の声やデータをもとに具体的にどのような改善を行ったのか、具体施策をご紹介していきます。
チームの距離が縮まるレイアウトと家具で“つながり”を強化
（※導入家具： okamura｜WORK ISLE［ワークアイル］）
新たに設けたスペースには、出社した人同士が集まった際にパーソナルスペースが調整しやすい形状のデスク(※)を導入。隣り合う人と適度な距離を保ちながらペアワークや個人作業を両立できるため、横のつながりやコミュニケーションの強化に繋がります。また、このエリアは前日から予約可能というルールで運用し、チーム内で「明日はこの作業をしよう」といった形で計画的に活用できるようにしています。
また、チームやプロジェクト単位で長期間利用できるスペースも再配置しました。これまでは目的に応じた活用がされていなかったこのエリアを、オフィスの端に配置することで、まるで部室のようなチームの”拠り所“となり、作業の効率化や仲間意識の醸成を目指しました。このスペースは、2週間以上の長期間予約が可能となるよう運用しています。
快適性向上のためのチェア入れ替え
一部エリアでチェアの座り心地が不評だったため、背もたれとアームレストがしっかりとしたオフィスチェアへの入れ替えを実施。オフィス全体のデザイン性を保ちつつも、使う人に合わせて調整可能なオフィスチェアを選定したことにより、長時間の作業でも快適に過ごせる環境が整いました。
今後の取り組み
今回は、座席の利用データや社員アンケートをもとに実施した、オフィス改善の取り組みをご紹介しました。現在も、以下のような課題が挙がっており、こうした現場のリアルな声に基づいて、今後も柔軟に改善を重ねていく予定です。
新たな課題・意見
○ 隣の人との距離が近く、集中しづらい
○ 予約なしで使える席をもっと増やしてほしい
○ 予約した席が他の人に使われていることがある
○ 席が固定化してきている
私たちは今後も、定期的なアンケートや日々のフィードバックを通して、社員の声に耳を傾けながら、より快適で働きやすいオフィスづくりを進めていきます。
