オフィス移転を検討しているものの、いざ実行するとなると段取りがわからない方は多いのではないでしょうか。
契約周りも含めてオフィス移転で確認すべきことは多岐にわたります。可能な限り担当者の業務負担を軽くするためには、事前に移転の流れやポイントを把握することが大切です。
この記事では、オフィス移転の具体的な手順や、負担軽減に役立つコンサルティングサービスをご紹介します。
オフィス移転やレイアウト変更など快適で効率的なオフィス空間をご提案。オフィス移転のコンサルティング会社をお探しの方は、ぜひご確認ください！
目次
オフィス移転コンサルタントとは
スケジュールやコストの管理、移転先のレイアウト設計、オフィス家具の手配など、担当者はオフィス移転の際に幅広いタスクをこなさなくてはなりません。
「オフィス移転コンサルタント」とは、企業がオフィスを移転する際に、お客様と同じ目線で予算やスケジュールの管理、業者アサインなど代行し、プロジェクトを成功へと導く専門家のことを指します。
一般的に、オフィス移転は頻繁に経験するものではありません。そのため、何から始めればいいのか、どこから情報を得ればいいかわからず不安を抱える担当者も多いのです。
オフィス移転の経験が少ないが、スムーズかつ効率よくオフィス移転を進めたいという担当者は、まず専門のコンサルタントに相談することをおすすめします。
オフィス移転の流れ
もしもコンサルタントに依頼せずオフィス移転を自社だけで完結させる場合、どのようにプロジェクトを進めるのでしょうか。大まかな流れを確認しましょう。
1.オフィスの移転先の決定・旧オフィスの解約手続き
まずは、オフィスの移転先を決定します。移転先を選定する際は、経営者を交えて話し合い、「移転する目的」を明確にしましょう。
例えば、社員規模が大きくなってオフィスが手狭になった場合は、「広さ」を基準に探す必要があります。ブランディングが目的であれば、目指すブランドイメージに適した地域の物件を検討すべきです。
また移転にともない、現在のオフィスは解約しなければいけません。適切なタイミングで解約できるよう、早い段階で契約書の内容に目を通しておきましょう。
2.レイアウトの確定
移転先が決まったら、オフィスのデザインやレイアウトなどを考えます。この工程では、社員の意見がまとまりづらいので注意が必要です。
社員から出たアイデアをできるだけ多く採用したのは良いものの、「完成したオフィスはデザインの統一感がない」といったことになりかねません。
最初に決めた「移転する目的」をもとに、空間コンセプトや導入するオフィス家具など、ニーズに沿ったデザインやレイアウトを検討しましょう。
3.内装・電気・通信・空調工事
移転先や理想のデザイン・レイアウトが決まったら、いよいよ内装工事です。滞りなくオフィス移転を進められるよう、内装やネットワーク設備工事の業者を手配します。
内装工事といいつつも、図面作成やネットワーク環境整備など、工事会社によって得意な領域が異なります。依頼する内容を整理し、適切に施工してくれる業者に依頼しましょう。
4.引っ越し・各種手続き
オフィスの移転先や工事内容がある程度決まったタイミングで、社員やクライアントに対してオフィスを移転する旨を周知します。
社員のなかには「移転後のオフィスが遠くなる」といった理由で、モチベーションが下がる社員もいるかもしれないため、オフィス移転の理由は丁寧に伝えます。
移転完了後には、法務局や税務署などに書類を提出する必要があります。提出期限が設定されている書類もあるため、漏れがないように細心の注意を払いましょう。
オフィス移転を効率的に進めるためのポイント
オフィス移転には煩雑な作業が付きまといます。オフィス移転をスムーズに進めるためのポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
移転プロジェクトチームを立ち上げる
オフィス移転を成功させるためには、移転プロジェクトチームの存在が重要です。チームを作ることで、役割分担が明確になり、意思決定のスピードが向上し、トラブルを未然に防ぐことができます。
主な役割として、全体を統括するプロジェクトリーダー（PM）、契約や手続きを担当する総務・財務、ITインフラを管理するIT担当、レイアウトを決めるデザイン担当などが必要です。
プロジェクトは下記のような流れで進めるとよいでしょう。
①キックオフ→ ②物件選定→③レイアウト設計→④移転準備→⑤実施→⑥フォロー
スムーズな移転のために、経営層との連携、社員への情報共有を徹底しましょう。
▼下記の移転チェックリストにて、オフィス移転の全プロセスを可視化しております。ぜひご参考ください！
スケジュールを立てて余裕をもって進める
オフィス移転を成功させるには、余裕を持ったスケジュール設計が重要です。一般的に6〜12か月前から、物件選定、契約、レイアウト設計、IT環境整備などを段階的に進めます。
さらに各工程に1〜2週間のバッファを設けることで、契約交渉の遅れや工事の遅延などのトラブルにも柔軟に対応できるようになります。
早めのインフラ整備や荷物整理
オフィス移転においてITインフラ・通信環境の整備は、業務の継続に直結する重要な要素です。特にインターネット回線の手配は時間がかかるため、最優先で進める必要があります。
移転後すぐに業務を再開できるよう、PC・プリンターの移設手配や社員向けのIT環境整備を早めに進めましょう。
オフィス移転コンサルに依頼するメリットとデメリット
このように、社内でオフィス移転業務をすべて行うと大変な労力がかかります。オフィス移転コンサルを活用することで上記の負担を軽減することが可能です。
ここからは、オフィス移転コンサルに依頼するメリットとデメリットをお伝えします。
専門的なアドバイスを受けられる
オフィス移転をコンサルタントに依頼するメリットは、専門家の観点からアドバイスを受けられることです。
オフィス移転にあたって、「最適な移転先が見つからない」「デザインやレイアウトの決め方がわからない」など、さまざまな課題が出てくるでしょう。そのような場合に、コンサルタントから適切なフォローを受けられます。
また、移転にともなう手続き周りもコンサルタントに任せられるため、書類の提出漏れなどを防ぐことが可能です。
業務負担を削減できる
コンサルタントは、オフィス移転のスケジュール管理、業者選定、レイアウト設計、コスト調整などの移転計画の策定から実施までを一括でサポートしてくれるため、業務負担が大幅に軽減されます。社内担当者は本業に専念しながら移転を進めることが可能です。
スケジュールに沿った移転ができる
コンサルタントは、移転計画をスケジュール通りに進めるだけでなく、移転後のスムーズな運用開始まで見据えて計画を立てるため、業務への影響を最小限に抑えることができます。
ただし、すべてをコンサルタント任せにするのではなく、社内でも定期的に進捗を確認し、必要に応じて調整を行うことが大切です。
移転後のアフターフォローが受けられる
オフィス移転をコンサルタントに依頼すると、移転後のアフターフォローを受けることができます。移転後にトラブルが発生しやすいITインフラの不具合対応はもちろん、レイアウトの最適化、社員の定着支援など社員が快適に働ける環境まで支援してくれます。
ただし、アフターフォローの範囲は契約内容によって異なるため、事前に確認することが重要です。
オフィス移転コンサルタントに依頼するデメリットや注意点
オフィス移転をコンサルタントに依頼すると前章のようなメリットを享受できますが、一方で下記のようなデメリットが発生する可能性があります。あらかじめデメリットとその解決策を知り、影響を最小限に抑えましょう。
コストがかかる
コンサルタントの料金はプロジェクトの規模や複雑さによって高額になることがあります。コスト増を避けるために、場合によっては社内リソースで対応するか、コンサルタントに依頼する範囲を絞ることを検討してみましょう。
ただ、コンサルタントに依頼することで、移転を効率的かつスムーズに進めることができ、コスト以上のメリットを享受できる可能性があります。
自社の意向と異なる可能性
社内の意見やフィードバックがコンサルタントに十分に伝わっていない場合、コンサルタントの提案が自社の文化や働き方とズレてしまうことがあります。
そのため、コンサルタントを活用する際には、コンサルタントの視点と自社の実情のギャップを埋めるために定期的にフィードバックを行い、双方の意向を確認することが重要です。
社内の移転に対する意識が薄れる
コンサルタントに移転計画を任せすぎると、社内担当者や社員がプロジェクトに関与する機会が減り、社員の移転に対する意識が薄れる可能性があります。
そのため、コンサルタントに依頼する際には社内担当者が積極的に関与し、意見交換を行いながら進めることが重要です。これにより、移転プロジェクトの主体性を保ちながらスムーズに進めることができます。
コンサル会社の選び方のポイント
つづいて、信頼できるコンサルティング会社を選定する際のポイントをお伝えします。
法令や条例の知識があるか
オフィス移転には建物の安全基準や消防法、労働基準法など、さまざまな法的規制が関わります。コンサルタントがこれらの知識を持っていないと、不適切な手続きや選定をしてしまうリスクがあります。コンサルタントを選ぶ際には、法令や条例に関する知識が十分であるかどうかを確認しましょう。
明朗会計であるか
移転には複数の業者との契約やさまざまな費用が発生するため、料金体系が透明でわかりやすい業者を選ぶことが大切です。明朗会計を徹底している業者は、費用の内訳が明確であり、追加費用や隠れた費用が発生するリスクを減らせます。
移転業者選定時には、料金が明確で不明瞭な追加費用が発生しない業者を選ぶことが、スムーズでトラブルのない移転への一歩となります。
自社が重視する領域が得意な会社を選ぶ
オフィス移転にあたって、会社ごとに「ここを重視したい」という条件の優先順位があるでしょう。その領域を得意としている業者を探すのがポイントです。
例えばデザインにこだわりたいのであれば、オフィスデザインを得意とする業者を選定しましょう。
オフィス移転の実績が豊富な会社を選ぶ
オフィス移転の実績が豊富な会社は、その分信頼度が高いといえます。依頼前に業者のホームページなどから、オフィス移転の実績や事例を確認しましょう。
可能であれば業者に問い合わせ、依頼したい内容や理想のオフィスのイメージをすり合わせておくとより安心です。
リリカラが手掛けたオフィスのデザイン事例をご紹介します！
オフィス移転コンサルティングの事例紹介
リリカラは、企業のオフィス移転のサポートを承っています。ここでは、リリカラが移転をサポートした事例をご紹介します。
不動産仲介からオフィス構築までワンストップでサポートした事例
ソフトウエア開発を行っている、レイシスソフトウエアーサービス株式会社様は、移転を決めてから新オフィス開設までの期間が短かったこともあり、不動産仲介からオフィス構築まで一貫してサポートしているリリカラに移転サポートをご依頼いただきました。
オフィスデザインは、コスト面に配慮しながらお客様ご希望の家具やデザインで統一。お客様からは「不動産仲介からオフィス構築までをお願いし、スムーズに進みました。実現したいことを全部叶えられて、大変満足しています」というお言葉をいただきました。
リリカラのプロジェクトマネジメントがおすすめ
企業のオフィス移転を手がけるリリカラは、コンサルティングサービスも提供しています。
内装工事を例に挙げても、設計事務所や施工会社、家具メーカーなどとのやり取りや契約が必要です。リリカラに依頼することで、これらの窓口を一本化でき、計画通りのスムーズなプロジェクト推進ができるでしょう。さらに設計要件の整理からスケジュール管理、業者選定、現場の管理や完了後のサポートに至るまで、幅広い業務をきめ細かにフォローします。
また、オフィス移転は引越ししただけで完了ではありません。定期点検やクリーニングなどのメンテナンス、課題に寄り添った運用サポートを行うことで、アフターサービスの充実も図っています。
リリカラはオフィス移転やリニューアルのパートナーとして、これまで3万件以上の実績がございます。「何から始めればいいか分からない」などのご相談も承っていますので、オフィス移転が決定したら、ぜひ一度リリカラのプロジェクトマネジメントをご検討ください。
コンサルタントを活用してスムーズにオフィスを移転
オフィス移転業務は非常に多岐にわたり、膨大な工数と時間がかかります。移転の経験が少ないなかで、自社のみで完結させようとすると、タスクの漏れや通常業務を圧迫するといった影響も否定できません。
必要に応じて実績あるコンサルティング会社に依頼することで、スケジュールや予算管理、窓口業務を補助してもらうことが可能です。スムーズなオフィス移転だけでなく、担当者の負担軽減といったメリットも得られるでしょう。
リリカラは、オフィス移転を数多くサポートしてきた実績あるコンサルティングサービスを提供する会社です。経験をもとに丁寧な対応を行い、お客様のプロジェクトをサポートします。
オフィス移転やレイアウト変更など快適で効率的なオフィス空間をご提案。オフィス移転のコンサルティング会社をお探しの方は、ぜひご確認ください！
