リモートワークの普及に伴い、フリーアドレスを導入する会社が増えています。ただ、フリーアドレスには多くのメリットがあるにもかかわらず、社内で反対意見や懸念点が上がり、導入が進まないという方も多いのではないでしょうか？実際に弊社でも同様の相談が多々寄せられています。
筆者である私（20代、マーケティング職）も、リリカラに入社するまでは固定席にしか座ったことがなく、フリーアドレス席という新しい環境に最初は抵抗を感じていました。しかし、リリカラ社内の様々な席に座ってそのメリットを体感することで、マイナスイメージを払拭することができました！
今回は私の体験をもとに、フリーアドレスのメリットや注意点、導入のコツをお伝えします。本記事を読むことで、効果的な運用方法が分かり、快適なオフィス環境を構築できるようになります。フリーアドレスの導入に不安があるオフィス運用ご担当者様はぜひご参考ください！
オフィスのフリーアドレス化を成功に導く４つのステップをまとめたフリアド導入ガイドブックです。
目次
フリーアドレス席導入のメリットとは？
まず、私はフリーアドレスに対して「席を探すのが面倒くさそう」「集中しにくくなりそう」といったマイナスイメージを抱いていました。他にも「毎回荷物を片付けなければならない」「同じ部署の人とコミュニケーションが取りにくくなりそう」など自分の席が無くなることで様々な不安が沸き起こることと思います。
ではフリーアドレス席を導入することでどのようなメリットを得ることができるのでしょうか？
【メリット①】自由に作業環境を選べることでモチベーションがアップする
決められた席がないため、社員は仕事内容によって最適な席を選べます。それにより集中力が維持されやすくなり、効率よく仕事を進めることが可能。結果、自律的な働き方を促す効果があり、モチベーションアップに繋がります。
【メリット②】コミュニケーションが多様化する
フリーアドレス席を導入すると、他部署の社員とのコミュニケーション機会が増えます。異なる業務やプロジェクトに関わる社員と交流する機会が増えると、価値観が広がり多様なアイディアが生み出しやすくなります。
【メリット③】オフィススペースを最適化できる
出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入している会社は、必ずしも社員全員分のデスクを用意する必要がないため、空いたスペースを別のスペースに活用できたり、スペースを返却してコストを削減することも可能。オフィススペースを効率的に活用できます。
席タイプと周辺環境による集中度合いを調査！
第１章で挙げたメリットを体感するため、リリカラの様々なフリーアドレス席に座って作業してみました。
リリカラには、ワークスタイルに応じた席が用意されています。
・ベンチテーブル席
・ソファ席
・独立席＋上下昇降デスク
・卓上型ブース席
・フルクローズ型ワークブース
それぞれ席の特徴や周囲の環境を観察し、座って作業した印象を順番にお伝えします。
ベンチテーブル席
ベンチテーブル席の一般的なメリット・デメリット
一つの大きなデスクに数人が着席する、いわゆるベンチテーブル席。
この席の一般的なメリットは、①コミュニケーションが活性化する②スペースを効率的に利用できる、の2点です。複数人で1つのテーブルを共有するため、社員間での自然なコミュニケーションが発生しやすく、1人一つの席を設けるよりもオフィススペースを有効に活用できます。
一方デメリットとして、個別のスぺースがないため、視線が気になりやすく集中力を欠く可能性が指摘されています。
ベンチテーブル席に実際に座ってみた感想
この席の良かった点は、集中力が持続するということ。そして眠くなりにくいです。
一般的には気が散りやすく集中しにくい席と言われていますが、実際に座ってみると意外にも目の前に人がいることで適度な緊張感があり集中力が高まる感覚がありました。心理学的にも集中している人の近くで作業をすると集中力が伝染することが明らかになっているよう。集中力の維持にお悩みの方は、ぜひ集中している人の隣に座ってみてください。
またこの席は、会話などの音が気になる可能性が高いということが指摘されています。しかし色々な音が発生することで音同士が混ざり合い、会話の内容が聞き取れなくなるので不思議と気になりませんでした。このように音同士が混ざり合った意味を成さないない雑音（すべての周波数帯域で同じエネルギー密度を持つ、ランダムな音）はホワイトノイズと呼ばれ、ストレスを感じるどころかリラックス効果があり、集中力や学習能力の向上が期待できるそう。カフェでの集中作業を好む人が多いことも、この音の効果が一因にあるようです。
参考：『教室内音環境が学習効率に及ぼす影響』日本建築学会（PDF）
ソファ席
ソファ席の一般的なメリット・デメリット
チェアより奥行がゆったりとしていて座り心地がよく、カジュアルな雰囲気が特徴のソファ席。メリットは、リラックス感がストレスを軽減してくれること、デメリットは姿勢が崩れやすく長時間の作業に向かないことが挙げられています。
ソファ席に実際に座ってみた感想
やはりリラックス感がありストレスを感じにくくなったことで、実際に時間を忘れるくらい仕事に打ち込むことができました。そして周りの人も集中しているためエリアはとても静か。ただその分一人が会話を始めると内容がはっきり聞こえて集中力が途切れる場面も多々ありました。人間は無意識に音を探す習性があり、音が聞こえない状況である程度の時間が経過すると、逆に不安や緊張といった不快感を引き起こすことがあるそう。
また椅子が動かせないことによる疲れやすさの懸念は、デスクを動かすことである程度解消。座面の座り心地の良さのお陰で疲れはあまり感じずに済んでいます。
独立席＋上下昇降デスク
独立席＋上下昇降デスクの一般的なメリット・デメリット
一人用デスクが単体で設置された独立席は、プライバシーが保たれやすくリラックスしながら働けることがメリットとして挙げられます。一方デメリットは、他の人とコミュニケーションが取りづらく孤独感が高まる点です。
上下昇降デスクは、デスクの高さを変えられて立ちながらでの仕事も可能。立つことで血行がよくなると、脳に酸素が行き届き、集中力や生産性、クリエイティブ性が高まります。
独立席＋上下昇降デスクに実際に座ってみた感想
適度なプライバシーが確保され、非常に集中して作業ができる席です。孤独感への懸念もありましたが、リリカラのオフィスは全体的にオープンな空間なので、それほど寂しさを感じることはありません。
また、上下昇降機能がついているため、特に昼食後の時間帯に机を上げて立ちながら作業すると、眠気を抑えられます。集中力が求められる作業に最適なこの席は、リリカラ内でも高い人気を誇る席となっています。
卓上型ブース席
卓上型ブース席の一般的なメリット・デメリット
視界を遮るブースが前方を覆う卓上型ブース席。島型のデスクに座っていても周囲の視線や音が気になりません。また設置や移動が簡単かつ限られたスペースで集中できる空間が生み出せます。デメリットはほとんどありませんが、強いて言うならばデスクを広々と使えなくなるという点が挙げられます。
卓上型ブース席に実際に座ってみた感想
実際に卓上型ブース席で作業してみると、非常に集中できました。ブースの狭さがかえって集中力を高める効果がありました。
音に関しては、コピー機やシュレッダー、ドアの音などの大きな音は聞こえるものの、話し声はほとんど気になりませんでした。
関連コラム：会議室足りていますか？リリカラおすすめ吸音性能付きWeb会議ブース5選
フルクローズ型ワークブース
フルクローズ型ワークブースの一般的なメリット・デメリット
フルクローズ型ワークブースとは、床・壁・天井に囲まれた完全個室の席を指します。メリットは何と言っても高い集中力を維持できることです。デメリットは挙げるとするならば、コストが高く圧迫感があるという点です。
リリカラでは、オフィス家具メーカーのオカムラから販売されている「TELECUBE」という製品を採用しています。この席は外部の騒音や気になる要素をシャットアウトすることができるため、WEBミーティングや集中作業に適しています。
フルクローズ型ワークブースに実際に座ってみた感想
完全に一人きりの空間のためプライバシーが保たれます。また周りの音が気にならないため、どの席よりも集中して作業することができました。
関連コラム：新しい組織・働き方に合わせたオフィス計画に ～フォーンブースを選ぶ5つのポイント メーカー別徹底比較～
様々な席に座って感じた、フリーアドレス導入の注意点と解決策
フリーアドレス席は、自分で自由に好きな席を選んで座ることができますが、自分の好きな席が次第に明確になると、毎日その席に座りたいという気持ちが働きます。実際に席を数日観察してみると、席ごとに座る人がほぼ固定しており、皆お気に入りの席が確立している印象がありました。席の数は限られているため各々が毎日座る席を固定してしまうと、他の社員が席を移りたいと思っても「いつもあの人が座っている席だから」と移動がはばかられるように……。
そのような状況が続くとフリーアドレス席の機能が弱まり、「最適な作業環境を自由に選べる」「コミュニケーションの多様化」といったフリーアドレスのメリットが享受しづらくなります。
そして席の人気度は、求める作業環境に合っているかどうかによって変わりますが、席がある場所・席の座りやすさによっても左右されます。例えばモバイルロッカーから遠い席や、大きな音が聞こえやすい席は人気が落ちる傾向があります。固定席化を防ぐためには、このようなマイナス要因を減らし、一つ一つの席の快適度や人気度をできる限り同じにすることが効果的なのではと感じました。
そのためには、ルールの設定・周知（毎日異なる席に座る・外出から帰社したら異なる席に座る・くじ引きなど）、レイアウト変更（モバイルロッカーを社員通用口近くに集約するなど）イスの快適性を高める、不快感の強い大きな音から遠ざけるといった対策が必要。そして需要のある席を調査し、それに合わせてレイアウトを定期的に変更するとオフィスの流動性が高まります。
また、下記コラムで紹介しているアイテムを取り入れるとさらにフリーアドレス席の利便性が高まります。
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フリーアドレス導入の手順
フリーアドレスのメリットを最大限享受するためには、正しい手順で導入を進めることが大切です。
ここではフリーアドレス導入の5ステップをご紹介いたします。
導入目的を明確化させる
フリーアドレスを成功させるには、導入目的を明確にすることが大切です。まず、スペースの有効活用やコスト削減、コミュニケーション促進など、具体的な理由を整理します。そして、社員に導入意図を共有し、協力を得られるよう説明しましょう。さらに可能であれば、「座席利用率の向上」など目標を数値化すると、導入後の効果が測定しやすくなります。
社内の現状調査と課題抽出
導入目的が明確になったら、目的や社員のニーズに合った環境を整えられるよう、現在の社内の課題を洗い出しましょう。課題の洗い出しでは、オフィスの座席稼働率や会議室利用状況などのデータを収集し、アンケートやインタビューで社員の声を把握します。これにより、スペース効率や働き方、運用ルールの具体的な問題を明らかにできます。
また、他社事例や業界のトレンドと自社を比較すると、データでは見えなかった課題が明らかになります。
コンセプトとルールを策定する
フリーアドレスを成功させるためには、業務内容や企業文化に合った空間デザインのコンセプトを策定し、それをもとに具体的なルール（座席の使い方や荷物の管理方法、ICTツールの活用、清掃ルール、セキュリティ対策など）を整えることが大切です。
コンセプトを考える際は、コラボレーション重視や集中作業向けのエリア分け、企業ブランドのイメージなどを取り入れることで、社員が働きやすい環境が築けます。また、社員の意見を取り入れたルール作りや説明を行い、新しい環境への順応をサポートしましょう。
設計とレイアウトの計画を行う
フリーアドレスの設計では、社員が快適に働ける環境をつくるため、業務内容に応じたゾーニングが重要です。コラボレーションエリアや集中作業エリア、リフレッシュエリアを設け、それぞれの目的に合った設備を整えましょう。
またレイアウトの柔軟性も重要です。可動式家具の採用やオープンスペースの活用、スムーズな動線、ICT設備や収納スペース配置場所を意識すると働きやすさが向上します。
そこに企業のブランドイメージや社員の意見を反映したデザインを取り入れることで、一体感やモチベーションを高めることができます。
フォローとアップデートを繰り返す
フリーアドレス導入後は、定期的に社員のフィードバックを収集し、オフィス環境や運用の改善点を把握します。座席や会議室の使用状況をモニタリングし、効率的なスペースの使い方を検討しましょう。
最終的には、社員のニーズや業務の変化に合わせてオフィス環境を見直し、常に最適な働き方を支援することが大切です。
移転前・移転後に実施したアンケート調査の結果を用いて、オフィス環境改善の効果を可視化した分析レポートです。
ストレスを感じやすいオフィスの特徴とは？
また様々なフリーアドレス席に座ってみて分かったことは、室内環境が集中力と快適性を大きく左右するということ。
仕事をしたいと思う場所は人それぞれ異なると思いますが、ストレスを感じる場所はおおむね一致しています。
最後にストレスを感じやすいオフィスの特徴を９つあげてみましょう。
1. 適切な作業エリアや空間が確保できないオフィス
2. 業務特性や体に合わないオフィス家具（とくにデスクとチェアおよびパソコン等の情報通信機器との関係）
3. オフィスの明るさやまぶしさ、騒音、臭いなど室内環境の不適切さ
4. 暑さ、寒さなどの空調障害
5. プライバシーやセキュリティが十分に確保できないオフィス環境
6. 会議室、ミーティングスペース不足によるストレス
7. 業務・生活支援施設（コピー、リフレッシュスペース等）の不足
8. 書類や情報の検索に時間がかかる
9. 電源供給、情報通信線が不十分、不適切なオフィス
出典：「オフィスづくりの基礎知識―人・組織・オフィスをとりまく環境を整えるー」一般社団法人日本オフィス家具協会著
オフィスのどこにいてもストレスを感じることなく仕事をするためには、上記のような特徴に当てはまる場所を把握し、しっかりとした対策を考えることが大切です。
まとめ｜フリーアドレス導入のメリットは大きい！
当初フリーアドレス席に対してマイナスな印象が先行していた私でしたが、実際に自由に席を移動することで気持ちが切り替わり、固定席で作業するよりも集中力とモチベーションの向上を実感しました！
最近のフリーアドレスはオフィス内に多様な席を設け、目的に応じて席を選んで働くABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）が主流となっていることから、ますます社員の自主性を尊重した働き方が求められています。
フリーアドレス席にも上手に運用することで、社員や会社に多様なメリットをもたらしてくれますので、ぜひ導入を検討してみてください。
オフィスのフリーアドレス化を成功に導く４つのステップをまとめたフリアド導入ガイドブックです。
