オフィス移転を計画する際に検討するのが、業者に依頼するか、依頼するとすればどこに、どの範囲まで依頼するかといった点です。オフィス移転サービスを行っている業者には種類があり、それぞれで特徴や得意分野が異なります。
そこでこのコラムでは、オフィス移転を業者に依頼するメリットや業者の種類、業者を選ぶ際のポイントや注意点について解説していきます。
オフィス移転は、会社にとって失敗できない一大イベントです。オフィス移転の目的を明確にしたうえで、自社の要望に応じた対応力がある業者を選んでいきましょう。
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目次
オフィス移転の主な作業
オフィス移転では、どのような作業が必要になるのでしょうか。こちらはオフィス移転を担当される方が行う、主な作業の一覧です。
- 移転方針の決定
- 新オフィスの物件探し
- 移転プロジェクトの策定・スケジュール調整
- 什器の選定・購入
- 不用品の廃棄処分
- 移転後のレイアウト策定
- 新オフィスの内装工事・現オフィスの原状回復工事についての確認
- 引っ越し準備・各種検査
- 社内通知・各種申請
オフィスの規模によるものの、最低でも6カ月前、できれば1年ほど前からスケジュールを立て、計画的に移転するのが理想的です。
オフィス移転について総務がやるべきことについて詳しくは、ぜひこちらの関連コラムを参考にしてください。
オフィス移転を業者に依頼するメリット
オフィス移転を計画した際、業者に依頼すべきか検討する場合も多いでしょう。こちらでは、オフィス移転を業者に依頼するメリットについて紹介していきます。
担当者の業務負担軽減
オフィス移転業者に依頼するメリットの一つは、オフィス移転に伴う担当者の負担を軽減できること。費用の面だけを考えれば、オフィス移転を自社だけで進めることは可能です。
しかしオフィス移転に伴う作業は多岐にわたり、通常の業務を行いながら移転作業を進めるのは担当者にとって負担です。
さらにオフィス移転は最低でも6カ月～1年程度を想定しなければならないため、長期に渡り負担が生じます。
一方で業者に依頼した場合は引っ越し業務だけでなく、計画の策定や新オフィスの物件探し、レイアウトやデザインまで多くの業務を任せられます。このようなことからオフィス移転を業者に依頼すると、担当者の業務負担の軽減につながります。
スケジュール通りの作業進行
オフィス移転を業者に依頼するメリットに、スケジュール通りに作業を進められるという点が挙げられます。前出の通り、オフィス移転に伴う作業は多岐にわたるため、途中でトラブルが生じるとその後の進行に支障が出て、スケジュールが狂う可能性が。
スケジュールが大幅にずれてしまうと、事前に計画したタイミングで旧オフィスを退去できないというリスクが生じます。とくに担当者のみで移転作業を行うと、日々の業務に加えて負担が大きくなることから、トラブルやミスにつながるリスクが高まってしまうでしょう。
その点、業者に任せると、各プロセスをしっかり管理することで計画通りに作業を進められます。また移転に伴うトラブルを未然に回避する方法も知っているので、迅速にサポートしてくれる点も心強いでしょう。
理想に近い新オフィスを形にしやすい
オフィス移転を業者に依頼すると、理想に近い形で新オフィスを実現できます。オフィスを移転する場合、新オフィスのレイアウトやデザインを考える必要があります。自社ですべて行うことも可能ですが、オフィスデザインに慣れていないと理想のイメージを反映できずに、納得のいかない仕上がりになることも。
また作業を進めていくうちに予期せぬトラブルが発生して、計画を変更せざるを得なくなり、理想とは異なる仕上がりになってしまう可能性も出てきます。オフィス移転の実績がある専門業者なら、自社のコンセプトや希望イメージに基づいた新オフィスを実現してくれます。
移転を安心して実施できる
オフィス移転を安心して任せられるのも、業者に依頼する大きなメリットです。オフィスにはOA機器やパソコンのほか、会社によってはサーバーシステムなどもあるため、破損すると大きな損害に。
また移転に伴う作業が多く複雑なことから、どこから手を付けたらいいか分からなくなってしまう場合も少なくありません。しかし業者に依頼すると、移転する際の汚破損のリスクを軽減できるほか、移転にかかわる様々な準備について丁寧にサポートしてもらえます。結果的に、安全安心にオフィス移転を進められます。
オフィス移転業者の種類
オフィス移転に参入している業者には、次のような種類があります。こちらではそれぞれの特徴や強みについてご紹介していきます。
引っ越し業者
一般家庭の引っ越しを扱う業者の中には、法人を対象としたオフィス移転サービスを提供している業者がいます。サービス内容は荷物の梱包・輸送・搬入がメインですが、レイアウト設計や内装工事、移転先での配線工事などにも対応している業者も。
地域密着型の小～中規模の引っ越し業者なら、費用をおさえた移転や荷物の輸送だけを依頼することも可能です。
ただし物件探しや敷金返還交渉といったサービスは基本的に行っておらず、段ボール回収といった有料オプションが発生する場合があります。
オフィス移転コンサル会社
オフィス移転コンサル会社とは、オフィス移転を総合的にサポートする会社のこと。オフィス移転では、不動産会社や引っ越し業者、内装工事業者や設備工事業者など様々な業者との打ち合わせが必須で、個別に依頼すると担当者様に大きな負担がかかります。
その点オフィス移転コンサル会社に依頼すると、こうした業務を一括して依頼でき、連絡漏れや調整の不備などのリスクを回避できるので、オフィス移転に慣れていない会社におすすめです。
また新オフィスの物件探しからレイアウト、不用品の廃棄や旧オフィスの原状回復工事の手配など総合的にサポートしてもらえます。オフィス移転コンサル業には、オフィス家具メーカーや不動産会社、内装会社や設計会社など様々な業種が参入しています。専門分野ごとに得意な分野が異なるので、自社の希望に応じた分野の会社を選ぶことが大切です。
オフィス移転コンサルに依頼するメリットや業者の選び方について詳しく知りたいという方は、ぜひこちらの関連コラムをご参考ください。
内装工事業者
大手の内装業者の中には、オフィス内装工事だけでなく、移転に伴う総合的なサポートを行ってくれるところがあります。内装業者に依頼するメリットは、内装に関する専門性の高い知識が豊富で内装工事の実績が豊富なこと。内装デザインは快適なオフィスを作る上でのポイントになるため、プロフェッショナルな仕上がりを期待できます。
一方で、LAN配線や電話工事などは対応できない可能性があります。またオフィスへ立ち入って工事するため、信頼できる業者を選ばないと個人情報や会社が保有する機密情報が漏洩するリスクが生じます。
オフィス家具メーカー
オフィス家具メーカーでも、移転に伴う荷物の輸送や搬入、内装デザインや工事などのオフィス移転サービスを行っている場合があります。オフィス家具メーカーでは、デスクやキャビネットの他に、照明器具やカーペット、カーテンなども取り扱っています。
オフィス家具や内装デザインをそれぞれ別の業者に発注すると、手間や時間がかかるだけでなく、会社の意図をうまく伝えられないと理想のイメージを具現化しにくくなります。
しかしオフィス家具メーカーに一括で依頼できれば、統一感のあるデザインを実現可能。
デザイン性にこだわるオフィスにしたい場合や、移転時にオフィス家具の買い替えを検討している場合には、このような業者に移転業務を依頼するといいでしょう。
オフィス移転の業者選びの前の検討事項
上記で説明した通り、オフィス移転を依頼する業者には様々な種類があります。そこでオフィス移転を依頼する業者を選ぶ上では、次のような事項についての検討が必要です。
目的と条件の明確化
オフィス移転を依頼する業者を選ぶために、まずは「何のため」に移転するのか目的を明確にしてください。目的が明確になると、移転先のオフィスに求める条件が何なのか判断できるようになります。同時に、依頼するべき適切な業者も変わってきます。
例えば増員によるオフィスの増床を目的とする場合は、移転先の広さや立地が物件選びの条件となります。依頼する業者には、物件に関する情報が豊富な不動産会社が適しています。
またブランドイメージ向上が移転の目的だというケースでは、コンセプトに応じたレイアウトや空間デザインが得意な業者を選ぶといいでしょう。
予算とスケジュールの管理
オフィス移転の業者を選ぶときには、予算計画やスケジュール管理を事前に行ってください。かけられる予算によっては業者に依頼するサービス内容が変わり、必要な家具や設備を検討する場合にも選択肢が限られてくるからです。
新オフィスの入居や旧オフィスの退去、引っ越しにはまとまった費用が必要です。また選んだ物件や購入するオフィス家具によっては、さらに費用が膨らむ可能性も。
オフィス移転を業者に依頼する場合には、ある程度の予算や期間、スケジュールが決まっていなければなりません。詳細に関しては業者との交渉で決めていきますが、話し合いをスムーズに進めるためにも、事前にある程度の予算やスケジュールを固めておきましょう。
必要な設備・サービスの検討
新オフィスに必要な広さを算出するには、必要な設備のスペースも考慮すべきです。既存オフィスに使用している家具や設備、機器などのサイズをすべてピックアップしたうえで、新しいオフィスに要・不要かを検討しましょう。
またオフィス移転業者を選ぶときには、業者が提示しているサービスの内容を確認してください。移転手続きの書類申請代行や旧オフィスの原状回復工事まで依頼したいのに扱っていないと、別業者に依頼しなければなりません。逆に必要ないサービスが多いと、利用しないにもかかわらず費用がかさむ可能性があります。
オフィス移転時にかかる費用相場
ではオフィス移転にはどのくらいの費用がかかるのでしょうか。オフィス移転では、具体的に次のような費用が発生します。
| オフィス移転にかかる費用の種類 | 内訳 |
|---|---|
| 新オフィス契約にかかわる初期費用 | ・前家賃 ・敷金（保証金） ・礼金（権利金） ・保証会社費用 ・仲介手数料 ・火災保険料 |
| 新オフィス構築にかかる費用 | ・引っ越し費用 ・内装工事費用 ・間仕切り工事費用 ・設備工事費用 ・電気・電話・ネットワーク工事費用 ・セキュリティ工事費用 ・オフィス家具購入費用 |
| 旧オフィスの退去にかかる費用 | ・不用品の廃棄費用 ・原状回復費用 |
| その他諸費用 | ・住所変更費用 ・官公庁届出費用 ・移転告知にかかる費用 |
オフィス移転に伴う引っ越しには、荷物の運搬だけで社員1人当たり3万～5万円の費用がかかるといわれています。これに加えて新オフィス契約にかかる費用や内装工事、原状回復工事費用や不用品の廃棄費用などがかかります。
オフィスの移転費用を抑える方法
オフィスの移転費用は、規模や条件によって大きく異なります。小規模なオフィスでは、コストを抑えるために居抜き物件を活用したり、引っ越し業務のみを業者に依頼する方法が効果的です。また、移転時期によって引っ越し費用が変動するため、繁忙期を避けることでコストの削減が可能になります。
一方、大規模なオフィスでは、設備投資やゾーニングの計画が必要となるため、移転費用は相応に高くなります。会議室や応接室、リフレッシュスペースなど、多様な働き方に対応できる空間設計が求められる点も特徴です。
また、移転費用は業者の選定、荷物の量、搬入出の条件、新オフィスまでの距離などによっても変動します。予想外のコストが発生しないよう、事前の計画をしっかり立て、業者と入念な打ち合わせを行うことが重要です。
オフィス移転時の業者選びのポイント
オフィス移転を依頼する業者を選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。これらのポイントをおさえて、安心して任せられる業者を選びましょう。
実績の確認
オフィス移転を依頼する業者を選ぶときには、過去の実績を確認してください。条件があるときには、希望条件に近い実績がある業者を選ぶといいでしょう。
具体的には Web サイトをチェックし、オフィス移転の実績が豊富な業者を見つけてください。写真付きで実績が紹介されていると、作業内容や結果が分かりやすく参考にしやすいです。
オフィスの内装デザインやレイアウトなども依頼したいときにも、過去の施工事例を確認することをおすすめします。
サービス内容・範囲の確認
業者を選ぶ際には、提供しているサービス内容やできることの範囲の確認も忘れずに。業者に依頼する内容が増えればその分費用がかかるため、予算との兼ね合いも必要です。
まずは自社でできることと、業者に依頼すべきことを書き出しましょう。自社で対応できないことだけを業者に依頼すれば、費用がおさえられます。
また依頼する内容に応じた業者選びも大切です。オフィス移転に伴うサービスの内容は、業者によって異なります。荷物の運搬のみを依頼したいのであれば引っ越し業者で十分ですが、旧オフィスの内装工事やレイアウト、書類申請なども依頼したいのであれば、それに対応したサービスを実施している業者を選ぶ必要があります。
またそれぞれに業種に応じて得意分野があるので、要望通りに実現できそうかも事前に確認しましょう。
価格とサービスのバランスの確認
価格とサービス内容、実際の作業クオリティとのバランスも業者選びのポイントです。価格が安いに越したことはないものの、その分サービスの内容やクオリティに問題があってはいけません。
逆にサービスの内容やクオリティが良くても、価格が高すぎては予算をオーバーしてしまいます。
価格とサービスのバランスを確認するには、それぞれの作業内容にかかる費用相場を知る必要があります。そのうえで複数の業者が提示した価格やサービス内容を比較し、価格とサービス、作業クオリティのバランスが取れているかをチェックしてください。
サポート体制・アフターフォローの確認
依頼する業者の種類が決定した後は、サポート体制やアフターフォローの充実度などを比較しましょう。オフィス移転では様々な書類を作成し、関係官庁へ提出しなければなりません。書類の作成や手続きのサポート体制が整っている業者に依頼すると、担当者様の負担を軽減でき、書類の提出忘れを防げます。
また、移転後のアフターフォローが充実している業者を選ぶのもポイント。オフィス移転が完了し実際に仕事をしてみると、計画当時には想定できなかった問題が発生するケースが少なくありません。
使い勝手が悪かったり業務に支障が出てしまうことも考えられるため、移転後にトラブルが発生したときにどこまで対応してくれるかはとても重要です。事前にアフターフォローの充実度を確認し、長期的なパートナーになってくれる業者を選びましょう。
要望における理解と対応力
オフィス移転業者を選ぶ際には、自社の要望における理解度や対応力も判断のポイントです。こちら側が要望として伝えたことを正しくくみ取ってもらえずに、見当違いな提案をしてくる業者では、話し合いに時間がかかるだけでなく要望を実現してもらうことも難しくなります。
また自社が求めるオフィス環境を実現する対応力がなければ、業者選びは失敗となります。相談時には、業者がどれだけ丁寧なヒアリングを行い、提案内容により自社の課題や要望を正確に理解しようとしているかを見極める必要があります。
複数の業者へ相談
移転を依頼する業者を選ぶ際には、複数の業者に相談し、相見積もりを取ってください。相見積もりを取ることで、1社だけへの見積もりでは判断できない費用の相場を把握することができます。また不必要なサービスや不足している項目なども判断できます。
相見積もりを取るときには、費用割合の大きな項目を同一基準にするのがポイント。オフィスのレイアウトも依頼する場合は、極力詳細な要望を提示するようにしましょう。
ただし業者によって、見積書の項目や書式が統一されていないのが一般的です。また同じ荷物の量であったり、同じ原状回復工事であっても、それぞれで算出方法が異なる場合があります。見積もりの単純比較が難しく、依頼内容の抜けもれがないよう、十分注意が必要です。
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オフィス移転業者を選ぶ際の注意点
オフィス移転業者を選ぶ際には、いくつかの注意点があります。オフィス移転に伴うトラブルやリスクを減らすために、次のようなことに注意しましょう。
見積もり内容の確認
業者に見積もりを取ったときには、見積もり内容をしっかりと確認してください。具体的には金額の詳細が記載されているかや、作業工程などを詳細にプランニングしたうえで見積もりを出しているかなどです。事前に内装や家具・設備に関するコストシミュレーションを出してもらうのもおすすめです。
万が一破損や紛失などのトラブルが生じたときの保障についても、必ず見積もり時に確認しておきましょう。
自社課題への対応力
オフィス移転業者を選ぶ際には、自社課題への対応力についてもしっかりと確認しましょう。現在のオフィスの問題点や新オフィスに求めるものなど、しっかりとヒアリングを行い具体的な改善策の提案をしてくれるなど、対応力が高く信頼できる業者を選ぶようにしてください。
事務的な作業のみを行う業者だと、せっかくオフィスを移転しても課題は解決できません。オフィスの移転は現オフィスの問題や課題を解決する良い機会です。解決策を提示してくれる業者を選ぶことで、満足のいくオフィス移転を実現できます。
費用に関するトラブル
オフィス移転を業者に依頼するときには、費用に関するトラブルが発生しないように注意しましょう。相談時にどこまで業者に依頼するかをすり合わせておかないと、作業後に予期せぬ追加費用を請求される可能性が。
またやってもらえると思っていた手続きが、やってもらえないなどのトラブルが生じるリスクもあります。依頼する業者とは費用面や作業内容など、事前に十分な協議を行った上で、合意した内容について必ず書面化するようにしましょう。
二重賃料の発生
オフィス移転では、二重賃料の発生により予算を圧迫しがちです。二重賃料とは、現オフィスを新オフィスの二か所の賃料が発生するということ。具体的には新オフィスを契約し、現オフィスの契約がまだ終了していない期間にかかる賃料のことを指します。
一般的なオフィス移転の二重賃料の目安は、6カ月～12カ月程度です。しかし新オフィスの入居工事が計画通りに進まないと入居するまでの期間が長くなり、旧オフィスの原状回復工事がスムーズに行われないと二重賃料が発生する期間が延びます。二重賃料を念頭において、余裕を持った予算組みと計画的な移転スケジュールを作成するようにしましょう。
業者選びのリスク
提供するサービスや品質は業者によって異なるため、依頼時には十分に見極める必要があります。
アフターフォロー体制が不十分な業者では、移転後のトラブルに対応してもらえない可能性があります。またスケジュール管理がずさんな業者では、手続き抜け漏れや工事の遅延が発生するリスクが高まります。
過去の実績や施工事例、口コミなどを参考にしながら、オフィス移転のノウハウや経験が豊富か慎重に検討しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回はオフィス移転業者に依頼するメリットや業者の種類、依頼する時の注意点などについてご紹介いたしました。
スムーズに移転を進めるためには、自社の要望や条件を踏まえたうえで、最適な業者に依頼するのがポイントです。
サービス内容やアフターフォローの充実度、過去の実績や費用などを比較したうえで、自社の要望に応じた業者を選定していきましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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