「社内コミュニケーション活性化」「スペース効率化」など様々なメリットがあるフリーアドレス。自由度が高く快適さを感じる一方で、運用面の課題に直面し「もしかして固定席のままの方がよかった・・？」と疑問を感じている方はいらっしゃいませんか？
本コラムでは、フリーアドレスを採用しているオフィスで活躍する便利なグッズ・ツールをご紹介します。今後フリーアドレスを導入予定の企業様にも役立つ内容になっておりますので、ぜひ最後までご一読ください！
オフィスのフリーアドレス化を成功に導く４つのステップをまとめたフリアド導入ガイドブックです。
目次
企業のフリーアドレス導入率
コロナ以降働き方が多様化し、「オフィスの役割」を見直す企業が増加したことで、我々リリカラにも「固定席を廃止してフリーアドレスを導入したい」とご相談をいただく機会が増えたことを実感しております。
また、その導入目的にも変化が生じており、「オフィススペースを有効活用したい」というフリーアドレスのメリットを活かした導入目的から、「社内のコミュニケーションを活性化したい」といった、組織課題を解決する手段としてフリーアドレスの導入を検討されるケースが増加しています。
実際にオフィスへのフリーアドレス導入率について、株式会社イトーキの調査によると、フリーアドレスを採用している企業はコロナ以降年々増加しており、2023年には8割を超える企業が既にフリーアドレスを導入しているという結果も出ています。（図①）
図表① フリーアドレス採用率の推移
出展：株式会社イトーキ「WORKPLACE DATABOOK 2024」
いずれにしても、在宅勤務・リモートワークを通してオフィス以外の働く場所を経験した今、従来のオフィス面積や役割を見直し、社員が快適に過ごせる魅力的なオフィスが必要とされています。
フリーアドレス導入を失敗しないために
しかし、ただ単に固定席を廃止して座席をフリーにするだけでは、かえって苦痛・不便と感じてしまう方も多いでしょう。フリーアドレスを導入することで発生する細やかな課題をあらかじめ把握し、オフィス環境の変化に合わせてそれらをサポートしてくれる「便利グッズ」を活用することが必要不可欠です。
オフィスのフリーアドレス化を成功に導く４つのステップをまとめたフリアド導入ガイドブックです。
フリーアドレスのオフィスにおける課題
便利グッズはフリーアドレスでのデメリット解消に役立ちます。では、どんなデメリット・課題があるかみてみましょう。
個人と結び付いた座席がなく、毎朝出社した際に好きな座席を選べるフリーアドレスは、働き方の自由度が高く、固定席のオフィスでは接点のなかったメンバーとコミュニケーション機会ができるといったメリットがあります。しかしその反面、次に挙げる①～④のような運用面の課題が発生します。
【課題①】PCや書類など複数の荷物を抱えて移動するのが大変
フリーアドレスは個人と結び付くデスクがないため、デスクに私物や書類を置いて帰ることができません。手元にあると便利な文房具類でさえも、各個人に与えられたロッカーへ都度収納し、出社する度にその日座る座席まで荷物を移動させなければいけません。ロッカーが遠い場所にあると座席を何度も行きしなければならないため、ロッカーから近い席から埋まっていくというケースも多く見られます。
【課題②】誰がどこにいるのか分からない
フリーアドレスにすることで、固定席のときには接点のなかったメンバーとのコミュニケーション機会が増える反面、チームメンバーがどこ席に座っているのか、オフィスにいるのが一目見てわからないという問題が発生します。従来、見渡せば確認できたチームメンバーたちの所在が分からないため、しっかり対策をしないとマネジメント面の問題も発生してしまいます。
【課題③】コンセントが無い席があり、長時間仕事ができない
フリーアドレスを採用することで、オフィススペースの効率化を図ることができ、空いたスペースにコミュニケーションエリアや、リフレッシュエリアなど、メインの執務エリア以外の場所を設けることができます。
オフィスにバリエーション豊富なエリアを設けることは、働き方の自由度を高める上でとても重要なことですが、その一方でメインの執務エリア以外が増えたことで全席に電源口が備わっていないというケースも多々あります。その結果、「長時間のワークができない」「空いている席がない」という状況が発生してしまいます。
【課題④】周囲の音が気になって集中できない
音の感じ方は人によってさまざまです。オフィスをレイアウト設計する際に、音問題に配慮したゾーニングを意識することをおすすめしますが、人によってはどうしても音が気になる場合もあります。特に、従来固定席で静かな環境の中で仕事をしてきた方にとっては、周囲の電話の声や、Web会議の声、プリンタの音等が気になってしまうというケースもあるでしょう。
▼フリーアドレスの課題について詳しく知りたい方はこちら
フリーアドレスは苦痛？ 4つの隠れたデメリットをメリットに変える方法を解説！
【経験談】フリーアドレス席って実際どう？導入の失敗を防ぐコツとは？
荷物問題を解決する便利グッズ
では先述したフリーアドレスの課題を解決・サポートしてくれる便利グッズをご紹介します。フリーアドレスを体験しているからこそ感じる、リリカラ社員のリアルな意見もぜひご参考ください！
モバイルバック
自席を持たないフリーアドレスでは、固定席のように私物を席に置いたままにすることはできません。そのため、PCや書類などその日必要な荷物をまとめて持ち運べる収納バッグが大活躍します。モバイルロッカーにそのまましまうことができるサイズ感で、次に使うときもサッと持ち出して好きな席に座ることができます。
スタンド式ペンケース
使用頻度の高い文房具などをコンパクトに収納できるスタンド式のペンケースは、デスクを綺麗に保ちながら省スペース化を実現できるアイテムです。モバイルバックの中に入れて持ち運ぶことで、より効率的に使っていただけます。
ネオクリッツシェルフ / コクヨ株式会社
●リリカラ社員の声
「荷物がまとまっていることでロッカーと座席を行ったり来たりすることが無くなった」
「ロッカーやモバイルバックに入れることを意識し、自然と紙を印刷する機会が減った」
オープンワゴン
Free Wagon/コクヨ株式会社
フリーアドレスを運用開始した際に、必ず問題になるのが荷物の置き場所問題です。ペーパーレス化の風潮もあり、個人に与えられるパーソナルロッカーのサイズは年々小さくなっています。しかし一方で、PCを持ち帰ることが当たり前となり、個人の荷物は大きくなっていますよね。
「ロッカーに入らない荷物はどうするの？」「床には置きたくないし・・」そんな問題をを解決してくれるのが、オープンワゴンです。
個人の荷物を収納しておくワゴンではなくデイユース用のワゴンで、先程ご紹介したモバイルバックや通勤用のバックを一時的に収納できます。使わないときはキャスター付きでデスクの下に収納できるので、邪魔にもなりません。
●リリカラ社員の声
「荷物を床に置くことに抵抗があったのでとても便利」
「デスクの上に広げるものが必要最低限で済むので、作業環境がすっきりして気分が良い」
ここまで、『モバイルバック』『オープンワゴン』と荷物収納に便利なグッズを紹介してきましたが、全席分のオープンワゴンを準備するのは費用が掛かってしまいます。そこで、より簡易的にフリーアドレスの課題を解決する便利グッズをおすすめします。まずはトライアルとして、数席分準備してみると良いかもしれません！
着脱式カバンフック
テーブルの天板を挟み込むようにして任意の位置に取り付けが可能で、テーブルに備え付けることでフリーアドレスの荷物問題を解消してくれる便利グッズです。耐荷重10kgfと、重い荷物の方でも安心してお使いいただけます。
※kgf = 重量キログラム
スマホスタンドにもなるバックハンガー
同じく荷物問題を解決するこちらのバックハンガーは、なんとスマホスタンドとしても使える優れもの。オープンワゴンや備え付けのカバンフックがない場面で大活躍してくれます。コンパクトで持ち運びもでき、状況に応じて使い分けることができる便利グッズです。
●リリカラ社員の声
「荷物の置き場所に困るエリアでは、フックがあると便利！」
「場所を取らずコンパクトで、荷物が邪魔にならない」
所在問題を解決する便利グッズ
フリーアドレスのオフィスでは、社員の所在やオフィスの座席の空き状況が分からず不便に感じてしまう方も多いかと思います。フリーアドレスを導入される際にセットでご検討いただきたいのが、位置情報システムの導入です。
EXOffice/株式会社WHERE
オフィス内の居場所だけでなく、外出か在宅勤務かという勤務状態も共有することが可能です。オフィス内にモニターを設置し位置情報を可視化すれば、オフィス内の状況を瞬時に把握することができます。 また、座席予約機能を備えているシステムもあり、業務内容に合わせて使用したい座席をあらかじめ確保することもできます。位置情報システムはさまざまな種類があるので、必要な機能を見極めて選定しましょう。リリカラでも複数ご提案が可能ですので、お困りの方はぜひご相談ください！
●リリカラ社員の声
「営業職で外出が多いので、上司やチームメンバーがどこいるかを瞬時に把握できて便利」
「出先からアプリでオフィスの空き状況が分かるので行動の予定を立てやすい」
▼オフィスで活躍するデジタルツールについて詳しく知りたい方はこちら
【事例あり】スマートオフィスとは？メリット・導入ポイントを押さえて仕事効率化へ！
事務作業をスムーズに！デジタルツール活用方法や業務効率化のポイントを解説
電源問題を解決する便利グッズ
持ち運び可能なポータブルバッテリー
（左）OC（オーシー）/ 株式会社オカムラ （右）Omni 20+ / Omnicharge（オムニチャージ）
持ち運び可能なポータブルバッテリーがあることで、食堂やカフェなどの電源がない場所もワークスペースとして有効的に活用することができます。また、デスク下に配線コードが見えないため、見た目がスッキリと美しいだけでなく、レイアウト変更のたびに発生していた配線工事も不要となります。
災害時の電源供給源としても活用できるので、BCPの観点からもおすすめのアイテムです。
●リリカラ社員の声
「電源のないコミュニケーションスペースでもミーティングも可能になった」
「電源に縛られることがなくなったので、座席の選択肢が増え、働き方の自由度も増した」
▼モバイルバッテリーOCの体験談はこちら
【体験談】ABWの電源不足を解消！モバイルバッテリー「OC Portable battery」の魅力とは？リリカラ社員が徹底レビュー！
音問題を解決する便利グッズ
ブース内側にある吸音ウレタンが音の反響をコントロールしてくれるため、電話の度に座席を移動したり、会議室を予約したりする必要がなくなります。また、適度な籠り感が得られるため、少し集中して作業がしたいときにも最適です。 使わないときは小さく折りたたんでしまっておけるので、立派なワークブースを置くスペースがないとお困りの企業様には大変おすすめできるツールです。
●リリカラ社員の声
「設置が簡単でどこにでも移動できるので、シェアしやすくて良い」
「音が気になる時だけでなく、籠って集中したい時にも最適だった」
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、フリーアドレスの課題の振り返りとリリカラがおすすめする便利グッズをご紹介しました。いずれも運用時に発生する課題を解決・サポートしてくれるツールですので、参考にしてみてください。
フリーアドレスにおける課題は、オフィスレイアウトを工夫することで改善できるケースも多々あります。現在お悩みのある企業様もこれからフリーアドレスに挑戦したいと思っている企業様もぜひリリカラへご相談ください。
社員がいきいき・快適に働けるオフィスを一緒に目指しましょう！
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
関連コラム
●おしゃれなフリーアドレスのオフィスデザイン事例15選！グループアドレス・固定席併用事例も紹介！
● 失敗を未然に防ぐフリーアドレスの運用ポイントとは？
● 働き方のトレンドABWとは？メリットや導入手順を徹底解説
