昨今、テレワークやフリーアドレスなどオフィスでの働き方が多様化しています。
このような働き方に対応するため、オフィスの「デスクレイアウト」もこれまで以上に重要となっています。
様々なデスクレイアウトがあるなかで、「ユニバーサルレイアウト」は、他部署との連携が取りやすくなるなどのメリットを享受できるため、採用する企業が増えています。
本記事ではユニバーサルレイアウトの概要やポイント、メリットなどをご紹介。
導入後の注意点も解説していますので、ぜひご一読ください。
目次
ユニバーサルレイアウトとは
ユニバーサルレイアウトは、役職ごとの専用席を設けず、全てのデスクを横一列に均一に配置するレイアウトを指します。
席が均一であるため、オフィス全体がすっきりと整理され開放的な印象に。
全体が見渡しやすい開放的な空間は、動きが流動的になり、結果的にコミュニケーションが取りやすくなります。
島型対向式レイアウトとの違い
島型対向式レイアウトでは、部署ごとに島を作り役職者が全体を見渡せる位置に座ります。
ユニバーサルレイアウトは、このような役職席を設けていないのが大きな違いです。
フリーアドレスとの違い
フリーアドレスは席を固定しない運用方法を指しますが、ユニバーサルレイアウトはデスクの配置方法そのものを指します。つまり、ユニバーサルレイアウトとフリーアドレス制の併用が可能です。
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ユニバーサルレイアウトの導入ポイント
ユニバーサルレイアウトを効果的に導入するには、家具の統一がポイントです。
ポイント：家具の統一
次の章で紹介するメリットを享受するために、デスクをはじめとする家具は、それぞれ種類や形状を揃えることが大切です。
さらに椅子の選定では、長時間作業の疲労を最小限にできるような快適性を考慮しましょう。
収納スペースは、個人用のロッカーと共有の棚の２種類を適切に配置することで、デスク周りの整理整頓が容易になり、業務効率の向上にもつながります。
照明は、全体照明と個別の作業灯を組み合わせると快適な作業環境の実現が可能です。
これらの家具には色彩計画も大切です。落ち着いた色調で統一すると洗練された空間に、アクセントカラーを効果的に使用すると、活気ある空間を演出できます。
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スペースが余ったら、ミーティングスペースを設置してみよう！
余ったスペースには、ミーティングスペースを設置するのがおすすめです。
まずは少人数用の打ち合わせスペースを各所に配置して、簡単な相談や短時間のミーティングからスタートさせましょう。ただ設置の際には、防音性を考慮して他の作業者の妨げにならないような工夫が必要です。
大人数用の会議スペースを設置したい場合は、プロジェクターやホワイトボードなどの設備を充実させ、効果的なプレゼンテーションや議論ができる環境を整えましょう。
ミーティングスペースが充足している場合は、カフェテリアスペースの設置もおすすめです。
リラックスした雰囲気を感じられるカフェテリアスペースは、部署を超えた自由な交流や新たなアイデアの創出に役立つでしょう。
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ユニバーサルレイアウトを導入するメリット
ユニバーサルレイアウトを導入することにより、どのようなメリットが生まれるのかチェックしておきましょう。
メリット①：他部署との連携が図りやすい
ユニバーサルレイアウトは、全員が横一列に並ぶことで部署間の垣根が曖昧になります。
これにより異なる部署の社員とも気軽に話せる雰囲気が生まれ、社内の情報交換が活性化します。
また管理職と一般社員の距離も縮まるため、より風通しの良い組織文化が醸成されやすくなるでしょう。
メリット②：レイアウト変更の柔軟性が向上
座席が統一されたユニバーサルレイアウトは、レイアウト変更の柔軟性が向上します。
例えば組織変更や人員増減が発生した際は、デスクを移動させるだけで対応が可能に。
オフィスの拡張や縮小といった事業規模の変化に合わせてスムーズにスペースを調整できます。
メリット③：備品管理がしやすくなる
ユニバーサルレイアウトで家具の規格を統一すると、備品や家具の管理が容易になります。
同じ規格の家具が整然と並ぶため、文房具や小物入れなどの配置場所を標準化でき必要な備品をすぐに見つけられる環境が整います。
また家具が故障した場合は、他の使用していない家具で代用でき、新品の家具を発注する際も座席ごとの型番を調べる必要がありません。
メリット④：感染症対策につながる
ユニバーサルレイアウトは、デスク間の距離を容易に調整でき、感染リスクが高まった際にはソーシャルディスタンスを確保しやすくなります。
また、デスクの向きを変えることで、対面での会話を減らすことも可能です。
統一されたレイアウトにより、清掃や消毒作業も効率的に行えて隅々まで行き届いた衛生管理が可能です。
ユニバーサルレイアウト採用時に注意したいこと
様々なメリットがあるユニバーサルレイアウトですが、採用にあたり以下のような課題に直面する可能性があります。事前に課題と対策を把握しておきましょう。
従業員の所属部署の把握が難しくなる
島型のレイアウトでは、部署ごとに席が固まっていたため、誰がどの部署に属しているか一目で分かりました。しかし、ユニバーサルレイアウトではその境界線が曖昧になります。
この問題を解決するには、デスクネームプレートの工夫が効果的です。たとえば、部署ごとに色分けしたプレートを使用すれば、視覚的に所属を把握しやすくなります。また、デジタルサイネージを活用し、座席表を表示するのも良いでしょう。
役職の把握が難しくなる
次に、役職者の識別が難しくなる点も課題といえます。島型のレイアウトでは、役職者が島の端に座るなど、位置で役職が分かりやすくなっていましたが、ユニバーサルレイアウトではこの視覚的な手がかりがなくなります。
役職者の識別に対してはオンラインツールの活用が有効であり、社内チャットツールなどで役職を表示させれば、対面でなくても相手の立場が分かります。
また、定期的な座席表の更新と共有も忘れずに行うと、識別がスムーズになります。さらに、新入社員や異動してきた社員への配慮も必要です。彼らにとって、誰に相談すべきかが分かりにくい環境になる可能性があるため、メンター制度の導入や定期的な顔合わせイベントの開催などで対処しましょう。
ツールによっては分析機能も備わっているため、オフィスレイアウト検討時に役立つ情報を収集できます。
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ユニバーサルレイアウトの導入を検討してみましょう
ユニバーサルレイアウトは、役職や部署に関係なく横一列にデスクを配置するレイアウトであり、従来のデスク配置とは異なります。
そのため、メリットや注意点を理解して計画的に導入を検討してみましょう。
リリカラではユニバーサルレイアウトを含む、さまざまなオフィスデザインを手がけています。まずは気軽にお問い合わせください。
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